LA ORGANIZACIÓN DE

UN ACTO
Hoy en día es una realidad utilizar de manera indiferente los
términos “acto” y “evento”, si bien aplicamos uno u otro
dependiendo de que se trate. Lo habitual es decir “acto” cuando
se hace referencia a cuestiones oficiales o de empresa, y de
evento cuando tiene que ver con lo académico, social, deportivo
y similares.
La firma de un acuerdo interempresarial no se viene a denominar
evento, ni a una boda se le incorpora el término acto, pero sí
solemos decir “acto académico” y “evento social”. En el fondo
estamos hablando de lo mismo, pero los usos y costumbres han
incorporado ambos vocablos para lo que en el fondo es lo mismo.

En Loja se organizan actos y se organizan eventos.

A los actos no va casi nadie, a los eventos van muchos.
La organización de un acto o evento es el sistema para encajar
todas esas pequeñas y grandes piezas y alcanzar el objetivo
propuesto.

Un acto o evento nunca va a ser igual

que otro, siempre habrán características
y detalles que lo harán diferente, así
como también no existe un manual
donde se nos indique que hay que hacer
primero, con que anticipación hay que
hacer cada cosa, cual ha de ser el orden
que se deba seguir, ya que siempre
habrá aspectos específicos en cada
evento.
Existen actos que no requieren de muchas personas para
realizarse, como por ejemplo una reunión de trabajo de 2 horas
para 6 personas y otros, como por ejemplo un congreso, para los
cuales se necesitará de un gran equipo humano que trabajará
durante meses para llevarse a cabo.

Lo que sí se debe tomar en cuenta y poner mucho cuidado es en

el momento de la contratación, donde se debe dejar las cosas
claras, desde la simpleza del número de personas a cuestiones
más complejas como cargo, tratamiento, ubicación, sonido,
decoración, menú, etc.
Fases de la organización de un acto

Se establecen tres grandes fases secuenciales en la

organización de un acto o evento:

a)Ideación
b)Preparación
c) Desarrollo
Ideación
Es la parte creativa donde el responsable o equipo comienza a
hacerse una idea generalista del acto y punto de partida para elaborar
un proyecto inicial.

Las cuestiones que se han de tener en cuenta en la fase de

creación de un evento son:
 Objetivo. La primera cuestión que tenemos que tener resuelta
es que objetivo se pretende alcanzar, no basta con saber
que se va hacer una reunión, una presentación de un nuevo
producto, una banquete, un congreso. Lo importante es
determinar el objetivo de por qué queremos celebrar el
evento.

 Fecha, horario y cronograma. Las fechas pueden ser de un

solo día o de varios días, lo mismo los horarios y los
cronogramas. Todo ello vendrá determinado por el propio
tipo de acto, lo importante es realizar el acto o evento en la
mejor época del año y que esta celebración sea conocida
por las personas a las cuales queremos captar.
 Descripción del acto. Junto a las fechas se deberán detallar
todos y cada uno de los componentes que tendrán que llevarse
a cabo. En este punto se debe tomar en cuenta que dicha
descripción debe ser veraz.

 Número de participantes. Al decir número de participantes hay

que diferenciar los anfitriones, homenajeados, autoridades,
personalidades, invitados especiales, etc. y, a su vez, categoría,
rango, tratamiento, sexo, edad, lugar que van a ocupar,
cuándo, cómo y en qué participarán.

 Otras cuestiones. Aquí interviene el conglomerado de aspectos

necesarios para efectuar el acto como son: desarrollo del
programa, el menú elegido, montaje del salón, decoración,
sonido, envío de invitaciones, servicio de azafatas y meseros,
seguridad, aparcamiento de vehículos, fotografía, etc.
Preparación
Esta segunda fase es la más compleja por cuanto, es aquí donde se debe
establecer el quién, el cómo, con qué y el cuándo para poder alcanzar con
éxito los compromisos adquiridos, dichas preguntas y respuestas deberán
quedar plasmadas en el diseño del programa detallado.

Se debe tomar en cuenta que cuestiones serán o no desarrolladas por la

propia empresa y cuales deberemos contratar.
Para asegurarnos el éxito del acto debemos hacer un recorrido minucioso de
todas las actividades, tareas, funciones asignadas y componentes del evento
a fin de que los imprevistos se minimicen y tener previstas las alternativas en
caso de que se produzcan.
En la fase de preparación se deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Desplazamientos. Dentro de los desplazamientos deberemos distinguir los

viajes colectivos, ya sean en avión u otro medio de transporte, de los viajes
individuales, los viajes que se realizarán dentro de la ciudad y todo lo
relacionado al transporte de los asistentes.

Local. El local elegido debe contar con los requerimientos del acto a
realizarse, se debe analizar previamente su capacidad, accesibilidad,
espacios, parqueadero, seguridad, comodidad, tipo de mobiliario, ambientes,
decoración y todos los detalles para que el evento sea exitoso.

Medios materiales. De manera previa se deberá tener en su sitio todos

aquellos materiales a usarse por ejemplo, mesas, sillas, vajilla, cristalería,
mantelería, papelería, pizarras, micrófonos, parlantes, proyectores, tarimas,
etc. Pues sería un error olvidar algún tipo de material requerido en el momento
del acto.
Documentación. Es tarea de los organizadores encargarse de toda la
documentación necesaria, como invitaciones, acreditaciones, programas,
rótulos, diplomas, certificados, etc.

Servicio de alimentación. Se pueden dar tres posibilidades para brindar este

servicio: que el propio establecimiento posea instalaciones para su
confección, que se contrate una empresa de catering y una situación mixta,
en la cual una parte se haga a nivel interno y otra en la empresa exterior.
De cualquier manera se debe hacer con cautela la elección de todos los
menús a ofrecerse (coffee breaks, almuerzos, cenas, etc.). tomando en
cuenta la hora exacta a la que van a servirse, para cuantas personas, etc.

Recursos humanos. Este apartado tiene que ver con todo el staff que se va a
requerir para cubrir el evento, desde el equipo técnico, comercial, relaciones
públicas, protocolo, compras, cocina, servicios técnicos, limpieza,
camareros, músicos, disc-jockey, etc.
Ejecución

Es la puesta en escena de todo lo que de manera previa hemos ido creando y

preelaborando. Consecuentemente la ejecución es el desarrollo de lo
planificado, de cumplir de manera precisa el programa y de presentar
alternativas a los imprevistos que se pudieran presentar durante la ejecución, es
en esta fase donde se evalúa el nivel de satisfacción de los asistentes, el grado
de cumplimiento de lo planificado, en otras palabras se evalúa nuestro “saber
hacer las cosas”.
Proveedores
Las empresas organizadores de eventos no cuentan con todo lo necesario
para poder operar o realizar todas y cada una de las acciones que contiene
un acto, por ello se debe tener contactos con diferentes proveedores. Entre los
principales proveedores para eventos citamos algunos:

 Acreditaciones.  Mano de obra temporal

(Meseros, cocineros).
 Agencias de viajes.
 Audiovisuales, luces, sonido.
 Alimentos y bebidas.
 Espectáculos, artistas,
 Alojamiento. animación.
 Alquiler de carpas, tarimas.  Floristería.
 Artículos de fiesta y animación.  Imprenta y rotulación.
 Banderas.  Interpretes.
 Diseño y montaje de stands.  Protocolo.

 Discjokeys.  Material de hostelería.

 Seguridad.
 Efectos especiales
 Transporte.
 Escenografía.
Programa de un evento
El programa es un documento mediante el cual la empresa
organizadora de un evento, comunica a los asistentes el contenido
organizado de las actividades que se llevarán a cabo.

Consecuentemente los datos que recogerá son:

1. Identificación con la empresa organizadora, denominación del
evento y lugar.
2. Actividades que se van a desarrollar (cuerpo del evento) indicando la
fecha, hora de inicio y finalización, con una breve descripción de
cada actividad.

Orden de servicio
También denominada “Memorándum”, es un medio de comunicación a
nivel interno en la empresa, mediante el cual se comunica a todos los
departamentos operacionales y personas responsables sobre un acto,
indicándoles cuáles son las tareas de las que son responsables.