Departamento de Protocolo: un

servicio imprescindible para

cualquier empresa importante
Cualquier organismo, entidad o empresa, de una cierta magnitud,
debería contar con un servicio de protocolo para atender sus
necesidades en cuanto a la organización y desarrollo de
actividades, actos y cualquier otro tipo de evento.

Esquema básico para un departamento de

protocolo
Un esquema básico para un departamento de este tipo podría ser
similar a este, que ahora proponemos:

- 1. Dirección General de Protocolo, del que dependen los

siguientes grupos:

- 1.1 Asesores de Protocolo,

- 1.2 Administrativos,

- 1.3 Personal Auxiliar,

- 1.4 Relaciones Públicas y

- 1.5 Secretaría.

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de protocolo
Dirección General de Protocolo. Asesores de
protocolo
 La Dirección General de Protocolo será la encargada
de organizar la celebración y buen desarrollo de cualquier acto
que se de en su empresa/organización, y cuenta con la inestimable
ayuda de los asesores de protocolo, que pueden hacerse cargo de una
determinada fase del acto, compartiendo responsabilidades con la
Dirección de Protocolo.

Administrativos
Los administrativos, serán encargados de la parte
"numérica" en la organización de eventos (cuestiones económicas,
presupuestos, etcétera), así como de los trámites meramente
administrativos y de papeleo. Algunas de estas tareas pueden
ser compartidas con la Secretaría de Protocolo (quien se suele
encargar de trámites más especializados, coordinación de equipos y
grupos de trabajo, contactos generales con Organismos y/o
Empresas, etcétera)

Personal auxiliar
El personal auxiliar, es aquel que no siendo fijo en la plantilla
(al menos no suelen contar con este tipo de personal en plantilla
muchos Organismos y Empresas) suele ser necesario en
determinado tipo de actos o encuentros. Traductores, azafatas,
asesores técnicos en determinadas especialidades, etcétera.

Relaciones públicas
El departamento de Relaciones Públicas se encarga de crear un
clima agradable y comunicativo entre los asistentes a un acto, así
como de las relaciones con la prensa y otros medios de
comunicación. En cualquier acto son un nexo o lazo de unión entre
los asistentes, cuidando de su "comodidad" durante el desarrollo del
evento.

Dirección General de Protocolo

La Dirección General de Protocolo, y en su caso los
asesores, deberán contar en todo momento con información
completa y actualizada sobre autoridades y personalidades
relevantes de todos los ámbitos (cultura, empresa, iglesia,
etcétera). Para ello, al igual que para otras actividades en el mundo
de la empresa, es bueno contar con ficheros o bases de datos,
fácilmente actualizables sobre autoridades del Estado, de las
Comunidades Autónomas, de los Ayuntamientos y Diputaciones, y
cualquier otra Entidad Local; se debe incluir un apartado para las
autoridades militares y religiosas (nacionales y locales); también es
conveniente tener al día el fichero de personalidades del mundo de la
empresa (tanto a nivel nacional como local), del espectáculo (lo
mismo a todos los niveles) y cualquier otra personalidad en el campo
que sea, pero que tenga un papel relevante o destacado en su país,
comunidad o localidad.

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un jefe de protocolo
Pero no solo con medios humanos se logra organizar y
desarrollar de forma correcta cualquier acto, sino que el
departamento de protocolo deberá contar un stock de material
suficiente para cubrir las necesidades básicas en la organización
de cualquier evento: planos de mesa, tarjetas de invitaciones,
tarjetones, saludas, sobres, mobiliario diverso, banderas, escudos,
reposteros, alfombras, equipos de luz, sonido, equipos multimedia,
etc. Y en su caso, un fichero actualizado de proveedores de todos
estos materiales, tanto para la adquisición de cualquier material
necesario como para su alquiler.

Cuáles son las funciones de jefe

de protocolo
TITULO DEL CARGO: JEFE DE
PROTOCOLO
Principales actividades y tareas de un Jefe de Protocolo, entre
las muchas que puede desarrollar en su cargo:

A. DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE
FUNCIONES
Realizar actividades relacionadas con protocolo y ceremonial,
planificando, coordinando y supervisando actos y/o eventos de la
Institución, a fin de garantizar el cumplimiento de las normas
protocolares requeridas.

B. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O

TAREAS
1. Organiza, coordina y supervisa actos y
eventos protocolares de la Institución en la que desempeña el
cargo.
 2. Dirige y ejecuta actos y eventos protocolares que
organiza la Institución en la que trabaja.

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el permiso de...
3. Actúa como Director de Ceremonia en actos y eventos
protocolares de la Institución.

4. Selecciona el lugar donde se va a efectuar actos y

eventos protocolares de la Institución.

5. Asesora al personal en general y autoridades en

cuanto a la realización de actos y eventos protocolares de su
competencia.

6. Coordina, distribuye y supervisa las actividades del

personal a su cargo.

7. Asesora a organismos con los que organiza actos

conjuntos en cuanto a organización de actos y eventos
protocolares.

8. Coordina giras para personalidades y/o

delegaciones que visitan la Institución.

9. Elabora programas de actos protocolares.

10. Selecciona y dirige al grupo de guías protocolares.

 11. Cumple con las normas y procedimientos en materia
de seguridad integral, establecidos por la organización.

12. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo,

informando sobre cualquier anomalía.

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del protocolo
13. Elabora informes periódicos de las actividades
realizadas.

14. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

A la hora de organizar un evento es imprescindible que el responsable de

protocolo cuente con un equipo que asuma parte de las tareas para sacar
adelante el acto. Como todos sabemos aunque hasta el más mínimo detalle
esté controlado siempre pueden surgir inconvenientes, imprevistos de última
hora… Por ello, es fundamental que sepa reaccionar a tiempo y dar la mejor
solución entre todas las posibles.

El equipo debe estar siempre implicado en las tareas. Se debe hacer un

modelo previo de ejecución para medir los tiempo (lo que ayudará también a
saber la duración total del evento), también nos hará ver las posibilidades del
lugar y no hay que olvidarse nunca de la meteorología, ya que puede ponernos
en un grave aprieto.

Se debe saber quién es el anfitrión, dónde se colocarán las autoridades, los

invitados VIP y en qué orden para poder protocolizar los asientos. Además
debemos tener claros quieres serán los encargados de recibir y despedir a los
invitados.

No hay que olvidarse de los medios de comunicación, hay que estudiar donde
colocarlos para que puedan realizar correctamente su trabajo.
El equipo de protocolo también se encargará de realizar las invitaciones, las
acreditaciones, de llevar un seguimiento de la confirmación de asistencia tanto
de invitados como de medios de comunicación.

Lógicamente, se encargará de planificar el acto y ensayarlo todas las veces

que sean necesarias.

En todo evento hay tres sectores que deben contar con un persona
responsable de cada equipo que son:
 Protocolo: Director de Protocolo.
 Comunicación: Jefe de Prensa.
 Seguridad: Jefe de Seguridad.
Cada uno debe trabajar con su equipo la parte de la que es responsable y de
manera conjunta las partes necesarias para que todo salga según lo previsto.
Nada debe quedar al azar.