República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad Bolivariana de Venezuela
Programa de Formación de Grado en Comunicación Social
Sede Caracas
UNIDAD III
TEMA 16: ORGANIZACION DE UN
EVENTOS ESPECIAL
Autora:
Yuleisy Zerpa C:I: 27.546.615
Caracas, junio del 2022
¿Qué es la organización de eventos?
En pocas palabras podemos definir a la organización de eventos como el proceso de diseño,
planificación y producción de fiestas, celebraciones, reuniones, agasajos y todo aquel
acontecimiento que implique la presencia de un público invitado.
Generalmente la organización de eventos incluye diversas tareas como realizar un presupuesto,
armar un cronograma, reservar el salón, tramitar permisos, contratar el servicio gastronómico, etc.
Todas estas tareas deben realizarse conforme a las finalidades del evento y las preferencias del
cliente.
¿Por qué es importante la organización de eventos?
En primer lugar la organización de eventos es importante porque elimina la improvisación, es decir
que permita desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez, según lo previsto.
La organización de eventos también es importante porque los actos, reuniones y agasajos se
realizan en base a las normas de protocolo establecidas y de acuerdo a las principales tendencias
de acuerdo al tipo de evento.
El organizador de eventos debe ocuparse de todos los pormenores que atañen al acontecimiento,
de manera tal que el cliente se sienta libre de las presiones y responsabilidades que suele generar
la planificación y la organización.
Además, la capacidad de trabajo de los profesionales dedicados a la organización de eventos
puede adaptarse a diferentes presupuestos, requisitos y preferencias. Mediante sus habilidades de
coordinación, el profesional se encarga de buscar los proveedores más competentes y los servicios
más adecuados para que el evento sea un verdadero éxito y a su vez cumpla con las expectativas
del cliente.
Debido a la importancia de esta actividad, los profesionales dedicados a la organización de eventos
deben conocer las reglas de protocolo y etiqueta, estar familiarizados con el mercado de
proveedores, los métodos organizativos y los requisitos específicos de cada tipo de evento.
Factores comunes para organizar un evento
El primer factor común para organizar un evento es la elaboración de un briefing. Es decir, un
documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se
va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y los
objetivos que se quieren conseguir.
En este documento se recopila los siguientes puntos, entre otros muchos:
La idea creativa
El público objetivo
La fecha y lugar de celebración
El presupuesto
El programa del desarrollo del evento
Las gestiones con los proveedores
Las acciones durante, antes y después del evento.
El segundo factor, es la creatividad que se ha convertido en uno de los elementos más
demandados a la hora de contratar un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia
frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo
mediante el recuerdo durante y después del evento, por ello deben ser lo más creativos posibles
Las nuevas tecnologías son otro componente que cobra un gran protagonismo. En la mayoría de
los eventos el sonido, la iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos
imprescindibles.
La elección de espacios y escenarios cada día exigen más sitios amplios capaces de albergar todos
los contenidos funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de producción y montaje. El lugar
geográfico dónde se organiza un evento va a tener incidencia en la producción del mismo y en su
presupuesto.
Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo de producción conlleva una mayor
complejidad y también obliga a pensar en los proveedores. Tendrás que decidir si trabajas con
proveedores habituales o con proveedores próximos al lugar.
La fase pre-producción: la planificación y la preparación. En esta etapa se trabaja varios aspectos,
como el desarrollo del briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el
desarrollo de la idea.
La segunda etapa, es la producción: el desarrollo del evento. Es el momento de visitar el lugar
donde va a desarrollarse el evento para así realizar el seguimiento del montaje para que todo esté
preparado. En esta fase se realizan las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto.
Asimismo, con todos los datos se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y se
establece una escaleta para que pueda seguir el equipo de producción.
Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase de postproducción donde se
analizan los resultados obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del cliente, la
consecución de los objetivos y el ROI (el impacto y resultados del evento en relación con el retorno
de los objetivos).
2. Desarrollo del briefing del evento
Esta fase, como he comentado antes, se basa en el desarrollo del briefing, donde se definen los
objetivos, el público objetivo, la cantidad de asistentes, la fecha, la sede y las características del
tipo de evento a realizar. Existen varios tipos de eventos: conferencias, ferias, exposiciones,
congresos, eventos corporativos, festivales, etc. Debes ser consciente de que el briefing es un
buen instrumento de gestión, te va a dar una idea de lo que quiere el cliente.
3. Análisis de los objetivos
En este paso se fijan los objetivos de producción. El proyecto que se diseña para el evento debe
guardar absoluta coherencia con los objetivos esperados.
Te recomiendo mantener reuniones con el cliente para saber qué objetivos quiere cubrir con el
evento y transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para así conseguir las
expectativas del cliente. Hay que tener muy bien definido que se pretende con el evento, cuál es la
filosofía y el mensaje qué se quiere transmitir.
4. Lista de invitados, invitación y confirmación
Otro paso, antes del evento, es determinar el número y tipos de invitados. La lista de invitados, el
envío de invitaciones y la confirmación de asistentes son acciones que se deben realizar en la
denominada «fase taquilla».
Las invitaciones son el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a una persona o a
un determinado grupo el deseo por parte del anfitrión o entidad de que acudan a su evento. Hoy
en día, se pueden observar una gran variedad de diseños llenos de creatividad que incitan a asistir
al evento.
Independientemente del diseño, toda invitación debe tener el logotipo o escudo de la institución
que convoca el evento, quién invita (nombre del anfitrión, autoridad o entidad), a quién invitas (si
se opta por la invitación personalizada), la sede del acontecimiento, la fecha, la hora, y si se
requiere confirmación también se debe dejar claro en la propia invitación.
Si deseas añadir más texto, como algún pequeño mapa de cómo llegar al evento o algún timing de
cómo transcurrirá el acto, puedes recurrir a otro elemento complementario que se adjunta con la
invitación, que es lo que se llama «nota de interés».
En cuanto las confirmaciones, si el invitado debe confirmar su asistencia es importante
informárselo en la invitación. Se colocarán los datos de contacto y la fecha límite de inscripción. Es
recomendable pedir confirmación para conocer con antelación el número de asistentes, para así
poder empezar a gestionar aspectos como el encargo del catering, el número de sillas, la
colocación de presidencias, la seguridad, las acreditaciones, el aforo, etc.
5. Cómo elegir la sede y fecha de tu evento
A la hora de organizar un evento, uno de los aspectos importantes es seleccionar la fecha de la
actividad y el lugar del evento dentro de la etapa pre-producción. Marcados los objetivos debes
trabajar en la propuesta de producción. Es importante escoger una fecha que sea favorable,
normalmente los mejores días son miércoles o jueves de la semana y que no te coincida con
ningún día especial (festivos, partidos de fútbol, etc.).
Se debe analizar las ventajas y desventajas de las posibilidades del espacio. Hay que tener en
cuenta una serie de aspectos, como las normas de funcionamiento del espacio, los accesos para
invitados y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción, las dimensiones, capacidad de
almacenaje, etc.
6. Elaboración del presupuesto, necesidades y patrocinadores
Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles necesidades y carencias para tu
evento. Por ejemplo, los micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos, proyectores,
etc. Tienes que encargarte de contratar todo el equipo necesario (técnico, catering, decoración…)
y de dejar bien cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico y las acreditaciones.
Es necesario elaborar una estimación inicial del presupuesto. Debes cerrar los gastos básicos: el
espacio de celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles, las acreditaciones, la
comunicación, el personal, etc. Aquí te dejo un enlace donde puedes obtener un modelo de
plantilla para el desarrollo de un presupuesto para un evento.
Otro paso fundamental es la búsqueda de patrocinadores para cubrir tu evento, normalmente
puedes buscar en función de las necesidades que vas a tener en tu evento y establecer un
intercambio de servicios con ellos o sino elaborar un buen plan de opciones que les vas a ofrecer a
los patrocinadores a cambio de una contribución económica. Es importante que busques
patrocinadores afines a tu sector y a tu público objetivo para que también puedas sacarle
provecho a sus servicios y que les dejes muy claro toda la visibilidad y repercusión que van a lograr
con tu evento.
7. Cómo promocionar un evento
¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento! Prepara folletos, publica anuncios,
convoca a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los patrocinadores
potenciales.
Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a través de una landing page con la
información del evento, mediante inscripción online, publicidad en medios específicos del sector
del evento, redes sociales, banners para la web, colaboraciones con otros bloggers del sector para
que hablen del evento, etc.
Mi recomendación es que explotes las redes sociales, tu blog y que tengas un hashtag asociado a
tu evento. Asimismo, si lo ves necesario puedes recurrir a publicidad mediante Facebook
Ads,TwitterAds, Instagram Ads e incluso campañas de Google Adwords. Aquí te dejo un artículo de
Elena Charameli, experta en Adwords y SEM, donde explica detenidamente cómo hacer anuncios
en Facebook. Debes también ir realizando un seguimiento de las confirmaciones y si lo ves
necesario enviar recordatorios a los invitados.
8. Tipos de presidencia y el anfitrión
Una figura que debes tener muy en cuenta si es un evento muy formal, es el anfitrión, es decir, la
persona con mayor rango de la institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta
persona no está definida y es la propia entidad o marca la que hace de anfitrión. En este caso lo
más importante es el producto y la institución. El anfitrión debe cumplir unas funciones
específicas, entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo presida se coloca a la derecha o a
la izquierda de su invitado de honor.
La presidencia es la zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales.
Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utilizan escenografías minimalistas donde
la imagen de la marca y los colores corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una vez
elegido el tipo de presidencia se debe tener en cuenta la numeración de ésta, en función de la
finalidad y la filosofía del evento.
9. Puesta en escena: Planificación y ejecución
Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las actividades planificadas en el pre-
evento. Para que la ejecución sea perfecta se hará una reunión previa con todo el personal
involucrado. Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que
normalmente intervienen diferentes profesionales.
[Tweet «La producción es toda la fase de planificación y organización que hará posible el directo
del evento.»]
Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de antelación, para
asegurar que todo está correcto.
10. Organigrama y Cronograma
Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de producción, su jerarquía. Te encargarás de
asignar las responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados del evento. Te
recomiendo hacer también un cronograma de actividades, es decir, una lista de todas las acciones
que se van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y final. Es importante tener un
plan de necesidades, es decir, un documento que contemple la parte técnica y escenográfica
necesaria para llevar a cabo el programa del evento.
11. Cómo lograr ser TrendingTópic durante el evento
Si has elegido un buen hashtag, fácil de recordar y lo has difundido bien antes del evento ahora
solo toca reforzarlo durante el evento para que los asistentes lo usen y así conseguir ser
TrendingTopic. Aquí te dejo unos consejos de cómo conseguir ser TT con tu hashtag durante el
evento y de cómo usar Twitter en los eventos:
Haz emisiones en streaming para potenciar el uso del hashtag
Destácalo en todos los sitios posibles: en las pantallas, folletos, agenda del evento, etc.
Haz algún sorteo o concurso para que los asistentes se animen a participar
Anuncia a los ganadores por Twitter
Geocaliza todos tus tweets así será más fácil ser TrendingTopic
Pide apoyo a los mejores twitteros y bloggers para que compartan tweets con el hashtag, así
tendrás más impacto comparte contenido visual y que impacte monitoriza bien el hashtag e
interatúa con los asistentes ¡los RT también cuentan! incluye enlaces y llamadas a la acción en tus
tweets trabajando bien estos aspectos estoy segura que conseguirías que tu evento se convierta
en TrendingTopic, puedes recurrir a varias herramientas para monitorizarlo y medir su impacto
como por ejemplo Metricool, TweetBinder, Tweetdeck, Hootsuite entre otras.
En esta etapa destacan dos acciones muy importantes, por un lado, las encuestas de satisfacción y
por otra parte, el reporte con los resultados obtenidos del evento.
12. Evaluación de los resultados: ROI
Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas de opinión a los participantes.
Además, si se puede responder de forma online, sería mucho mas simple recibir el feedback de los
implicados. Asimismo, debes medir si el cliente ha obtenido el retorno de inversión que esperaba.
(ROI)
13. Agradecimientos
Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los que hicieron posible el evento:
equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación, entre otros. También es
esencial, facilitarle a los medios de comunicación el dossier del evento.
14. Revisar las redes sociales, monitorización del hashtag
Otra acción fundamental, es realizar una revisión de todas las redes sociales y hacer un
seguimiento de los medios de comunicación. Es interesante hacer también un reporte de la
actividad online, de lo qué se ha publicado en la red del evento, la interacción que se ha tenido
con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las menciones, etc.
15. Elaboración de reporte y sugerencias
Finalmente, tras la evaluación y el análisis de los resultados obtenidos, debes plasmarlo en un
reporte con conclusiones y sugerencias, para transmitírselo al cliente.
El hacer un evento genera esa importante gestión como instrumento que permite desarrollar la
realización de una tarea que requiere fuerza haciendo la posición única como proyecto y su
encantó como evento.
Cómo todo evento requiere un cierto proceso de preparación y evaluación por ello, tienen esa
etapa de pre-pos y producción, porque ayuda en esa planificación y saber cómo debe de ir
llevando el rumbo de una idea que tomara forma. Por ello comprendo que para organizar un
evento debe de haber mucha responsabilidad, entrega, disciplina, constancia, hacia lo que se
quiere llevar a cabo con el proyecto o evento, para así manejar ese protocolo con éxito y saber
todo sin que se escapen detalles porque hasta el modo de presentación dará ese impacto.
Es decir que una organización de evento debe ser establecida por normas, por esa experiencia en
conocimientos dónde se imparta un buen evento, y el mismo está unido con todo en sus
relaciones sociales, en ese acto que dará un desarrollo representativo del evento.
La organización de eventos como protocolo es para mí establecer una proyección social, de las
disposiciones en la postura del método en cualquier evento, según lo que comprendí es que debe
tener relevancia en la atracción de campo que se quiere ofrecer el hecho, de la figura, la
presentación, el podio, de todo lo que tendrá cabida en esa gestión organizativa del evento.
Bibliografías
[Link]. [Link]
[Link]. Consultado 13 de julio de 2022.
Autor: LetiGrijó. Publicado: 9 de septiembre de 2017. [Link]
evento/. Consultado 14 de julio de 2022.
