ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los eventos constituyen una gran herramienta para las empresas,

las cuales pueden darse a conocer e incluso mostrar todos sus
servicios a los clientes, de una manera fácil y sencilla
La organización de eventos no es una tarea fácil, precisando un alto
nivel de detalles en la elaboración. Los eventos se pueden realizar por
motivos laborales o incluso personales, como son las bodas. Por todo
ello en función de lo que se quiera realizar, se debe enfocar la
organización hacia una dirección u otra.

Los eventos constituyen una gran herramienta para las empresas, las
cuales pueden darse a conocer e incluso mostrar todos sus servicios a
los clientes, de una manera fácil y sencilla. Mediante estos
acontecimientos se consigue un alto potenciamiento de la imagen de
empresa, jugando las nuevas tecnologías y redes sociales un papel de
gran importancia. Por todo ello, organiza tu evento de una manera fácil
y sencilla a partir de una serie de consejos que te vamos a dar en los
siguientes apartados.

Factores a tener en cuenta durante la organización

Durante la organización se debe tener en cuenta tres tiempos que
determinan la estructura del acontecimiento; el inicio, el propio evento
en todo su esplendor y la finalización del acontecimiento, todos ellos
con gran importancia y correctamente preparados.

Presupuestos y gastos
Lo primero que se debe tener en cuenta en todo acontecimiento es la
elaboración de un presupuesto y plasmar los posibles gastos que se
pueden originar. En este presupuesto debe incluirse todo el personal
necesario y también todos los artículos de acreditación, decoración e
incluso los detalles que se vayan a dar como obsequios.

Entretenimiento y personalización del evento

Muchas personas deciden contratar medios de entretenimiento para

sus eventos, pudiendo convertirse en un toque diferente y de distinción
para la velada. Entre los más solicitados, se encuentra la contratación
de dj, el cual puede poner música de ambiente y posteriormente música
de fiesta. Otra cosa muy de moda actualmente es la contratación de
compañías dedicadas a la realización de microteatros, los cuales
permitirán interaccionar y socializar con los invitados.

Elegir la fecha y el lugar

El lugar es uno de los factores más importantes, ya que una mala

organización en este aspecto puede condicionar el correcto
funcionamiento del resto de factores. Se debe tener en cuenta que
algunos lugares de celebraciones elevan sus precios en determinadas
fechas o días de la semana, pudiendo resultar más costoso o más
barato para el organizador.

Entre semana la mejor fecha de elección

Las fechas deben ser lo más favorable para los invitados,
encontrándose como los mejores días los miércoles y jueves, ya que
las personas se encontrarán en la ciudad y podrán asistir más
fácilmente. En cuanto al lugar es aconsejable que cuente con parking
gratuito, ya que los invitados lo agradecerán y valorarán positivamente.

Las invitaciones y su diseño

Las invitaciones son necesarias en cualquier evento, existiendo

actualmente dos tipos de modalidad; las de papel o las tecnológicas.
Las primeras permiten dar un toque de distinción y exclusividad al
evento, sin embargo con la segunda opción se puede conseguir un
ahorro en el presupuesto y ayudar al ecosistema.

Hay una serie de elementos básicos que debe incluir toda invitación
Sea cual sea la modalidad escogida, el diseño de la invitación debe
estar correctamente elaborado ya que además de su función permite
ser utilizada como recordatorio del evento. Toda invitación debe contar
con el membrete la empresa organizadora, la persona que invita, el
nombre del invitado, el lugar del evento y por último la fecha. En la
mayoría de eventos se precisa confirmación, sin embargo para mejor
entendimiento se debe incluir en el interior de la invitación, junto con el
medio de contacto disponible.