UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE HONDURAS

(UNAH)

Tema: Organización de bibliografías

Alumno: Christian André Reina Martínez

Número de cuenta: 20161002746
Catedrático: Nery Gaitán

17 de abril del 2021

Tegucigalpa M. D. C.
 Introducción

El presente informe es para dar a conocer los pasos que se siguieron para poder

organizar un evento dirigido al lanzamiento de un producto, por parte de una empresa

nueva, en donde se nos da a conocer que para poder realizar un evento no es solo con

planearlo de un día para otro, si no, que lleva un proceso algo largo dependiendo de lo

que se vaya a realizar.

A la hora de realizar un evento tan importante se deben de estar muy pendientes de

todos los detalles ya sean por menores, esto puede significar un fallo que pueda dañar la

imagen de la empresa.
 Organización de un evento para un lanzamiento de producto

 Listado de invitados y segundos invitados

Como primer paso para realizar la organización del evento se comenzó elaborando dos

listas, una primera lista en donde apuntamos las personas más importantes e influyentes

en el rubro al que el producto entraría, con el fin de poder crear alianzas futuras; en la

segunda lista se agregaron las personas con un menor rango, como ser periodistas,

subgerentes de empresas, influencers, entre otros, estas listas se hicieron con el fin de

poder tener un mayor control del número de invitados y que el evento se realizara de la

forma correcta.

 Redacción de la tarjeta de invitación y la redacción de la nota de prensa

Se realizaron tarjetas de invitación para cada invitado en la cual comienza con un saludo

amigable y se detalló donde se realizaría el evento, cual seria su fecha y hora, de igual

manera se le coloco los datos de la persona a la cual se le comunicara la asistencia de

cada invitado, de esta manera saber que invitados si pueden asistir y quienes no.

Se redacto una nota de prensa en donde explicamos detalladamente de que trata el

evento, quienes son nuestros invitados especiales, y los contactos de la empresa

anfitriona en el evento.

 Búsqueda del local

Luego de tener la lista completa con las confirmaciones de las personas, se procedió a

buscar un local que sea adecuado en cual cupieran la cantidad de personas invitadas y se
sintieran a gusto, desahogados y no apretados o incomodos, de igual manera que el

lugar fuera propicio para el tipo de evento que se quería realizar.

En el caso de este evento se eligió el Salón Real del Hotel Intercontinental

 Plano o mapa de distribución de las mesas, asientos, estrado, pantallas,

proyector, etc.

Luego de saber las dimensiones del local en donde se realizaría el evento se procedió a

hacer los planos de las ubicaciones de mesas, asientos, estrado, pantallas, proyectores, el

sistema de sonido, de qué lado quedaría la salida, y en qué lugar estaría el bufet.

 Cronograma del plan de trabajo

Se elaboró un cronograma de trabajo en el cual se especifican todas las actividades a

realizar, semanas antes de que el evento de comienzo, desde hacer las listas de los

invitados, enviar las invitaciones, realizar cotizaciones hasta la instalación del equipo y

hacer una prueba unas horas antes del evento; todo lo anterior con fecha y hora de

realización con el fin de que nada falle.

 Programa del evento

Se llevo a cabo un programa del evento, en el cual se encontraban todas las actividades

que se realizarían durante el evento, desde la entrada de los invitados hasta el cierre del

evento, todo con sus respectivos tiempos, con el fin que todo salga como se espera ya
que comenzar muy tarde o antes puede verse como falta de respeto para los invitados, es

mejor comenzar en tiempo y hora establecidos.

 Realización de menú para el evento

Durante el evento se entregará una entrada, un platillo completo, y un postre; para ello

se elaboró un menú, acorde a la temática del evento, el cual no fuera pesado y agradable

para los invitados.

 Vestimenta de los oficiales de protocolo

Se selecciono los trajes y la vestimenta de las personas encargadas del evento, se eligió

una vestimenta de noche, las mujeres con un vestido negro y los hombres de saco, una

vestimenta formal y acorde al prestigio y formalidad del evento.

 Aspectos de la imagen empresarial

Se realizo una minuciosa búsqueda de todos los aspectos de la imagen empresarial, ya

que lo que se quiere con el evento es poder mostrar ¿quién es la empresa? y ¿qué es lo

que ofrece al mercado?, se tomo como base los colores corporativos para poder elegir el

color de los manteles, cristalería, decoración del lugar, las flores a utilizarse ya que el

producto es natural, las luces y la temática en general del evento.

  Obsequios o regalos

Se prepararon los obsequios que se le entregaron a los invitados, los cuales fueron los

mismos productos de la empresa, y el material publicitario referente a la marca como

ser llaveros, botes, agendas, plumas, entre otros.

 Transporte

También se alquiló dos buses rapiditos con el fin de poder traer e ir a dejar a los

invitados que tengan inconvenientes inesperados con la movilización al evento o a sus

casas.

 Alquiler de equipo

Se realizaron cotizaciones con las diferentes empresas que prestan el servicio de alquilar

equipo como micrófonos, pantallas, luces, parlantes, proyectores y se eligió el que mas

se ajusto al presupuesto dado por la empresa.

 Análisis

Los eventos sociales son muy importantes para las empresas, ya que a través de ellos se

dan a conocer en el mercado públicamente, esto les abre una puerta muy amplia para las

empresas que vienen comenzando; en estos eventos se consiguen contactos y personas

interesadas que pueden ayudar en el futuro prometedor de la nueva marca.

 Sugerencias

 Revisar bien todos los detalles, aunque todo parezca estar bien, ya que siempre

puede que haya algo que no nos percatemos y se vuelva un problema mayor.

 Realizar varias pruebas de los sistemas de sonido, luces, pantallas, micrófonos,

proyectores unas dos veces antes del evento.

 Conclusiones

 Los eventos sociales son de gran importancia para la mayoría de las empresas, si

bien es cierto que dichos eventos son costosos y no todas las empresas que

vienen comenzando son capaces de costeárselo, estos le brindan a la empresa

una imagen clara, formal ante el público y la competencia.

 Este tipo de eventos lleva una gran organización de meses para que cada detalle

este bien realizado ya que esta en riesgo la imagen de la empresa que desea

lanzarse al mercado, los eventos son muy públicos, aparecen en periódicos,

revistas, televisión y un detalle no previsto puede dañar la imagen empresarial.