Logística de un evento

Johana Albino
Jesús Gutiérrez
Elkin Mola
Samai Olivares
IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA
EN UN EVENTO.
La logística es una técnica fundamental en
un evento. Consiste en reunir los medios
necesarios (desde tareas de planificación
hasta la gestión de recursos) para llevar a
cabo un proceso complejo como puede ser
la organización de un acto de estas
características. 
 MONTAJE DEL SITIO PARA UN EVENTO
Dentro de los elementos a tener en cuenta para
un evento,  el montaje o puesta en escena es
quizá uno de los más importantes y relevantes,
el montaje es a un evento o celebración, lo que
el lienzo y el marco lo son para una pintura,
constituyen la bases estética, estructural y
funcional sobre la que se desarrolla un evento,
una puesta en escena destacable, augura una
evento destacable, un montaje deficiente rara
vez logrará que una fiesta destaque y sea
memorable.
TIPOS DE MONTAJE PARA
EVENTOS
• Montaje auditorio
• Montaje tipo escuela
• Mesa ejecutiva
• Mesa rusa
• Montaje en forma de U
• Mesa imperial
• Montaje tipo banquete o mesas redondas
• Montaje tipo cóctel
 TIPOS DE MONTAJE
MONTAJE AUDITORIO
MONTAJE TIPO ESC
TIPOS DE MONTAJE
MESA EJECUTIVA MESA RUSA
 TIPOS DE MONTAJE
Montaje en forma de U Mesa imperial
 TIPOS DE MONTAJE
Montaje tipo banquete o Montaje tipo cóctel
mesas redondas
LA PLANIMETRÍA EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

La planimetría es importante en la
organización de eventos ya que presenta
una visión anticipada del evento, permite
definir el montaje de mesas, decoración,
seguridad, equipos, alimentos y bebidas.
De igual forma logra definir espacios y evita
conflictos, indica lugares donde circularan
los encargados y el flujo de invitados.
 SELECCIÓN DE ESPACIOS PARA UN EVENTOS

Para seleccionar un espacio o

lugar en donde realizar un
evento es necesario tener una
base de datos con aquellos
espacios a los que podemos
acceder en el municipio o ciudad
donde queremos realizarlo.
EQUIPOS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
El éxito del evento esta íntimamente ligado a su
organización y elección en los elementos
audiovisuales. Además de la iluminación y del
video, el sonido juega una importantísima parte
dentro de la producción y ejecución del
evento; pues sin él no seriamos capaces de oír
o sentir ni a los ponentes ni los videos que
forman parte del evento, por no hablar de las
sensaciones y emociones que produce el
sonido en nuestro cerebro,
mediante psicoacústica.
La importancia de elementos de señalización en
tu evento
A menudo la señalización en los eventos es un
tema que pasa desapercibido, sin embargo, su
importancia es vital para que todo fluya de forma
adecuada. Los elementos de señalización van a
ser importantes es todo tipo de eventos, no solo
para su correcto desarrollo, sino también para
situar a los asistentes en los diferentes espacios,
guiarles, y asegurar su seguridad.
 Elementos de señalización que debemos
considerar son:
- Nombres de las distintas zonas o salas:
Contar con carteles que especifiquen el nombre de cada uno de los espacios ayudará a l
circulación de los asistentes y dará a nuestros invitados mayor facilidad a la hora de
encontrar las salas donde vayan a realizarse ciertas actividades.

- Carteles de Emergencia
Es de vital importancia que todo lo relacionado con la seguridad, como salidas de
emergencia y planos de evacuación, esté correctamente indicado y de forma visible
- Carteles Indicadores:
Para garantizar la buena circulación, también es importante señalizar
correctamente el recorrido que han de hacer para llegar a los espacios
Elementos de señalización que debemos
considerar son:
- Zona de Acreditaciones:
El punto de acreditaciones suele ser complejo puesto que requiere una máxima
organización para que se realice de forma fluida.

- Cronograma del evento:

Los invitados suelen agradecer este tipo de carteles puesto que les ayuda
para saber de un vistazo cuales son las actividades que hay programadas
para el día y los distintos horarios.
 DECORACIÓN EN UN EVENTO.

La decoración se encarga de embellecer y

transformar un espacio de forma parcial o
permanente con una finalidad específica. Es
un proceso que implica una amplia visión
creativa, una apreciación analítica del
espacio y una sensibilidad para organizar y
distribuir elementos de forma exquisita y
armoniosa.
iluminación en los eventos

Es importante elegir el tipo de

iluminación correcta para el
evento que se está realizando, ya
que, esto nos ayuda a climatizar
los diferentes espacios que
existen en el recinto.
Ambientación De Un Evento
 El ambiente es el medio en que se vive, y la
ambientación es todo lo que rodea a un evento y
sus protagonistas. No se trata solamente del
espacio ceñido a límites estrictos, como las
paredes que envuelven a una reunión pequeña,
sino que también podrán corresponder a los
espacios abiertos que quedan alrededor de un
mega evento al aire libre.
Normas de seguridad en eventos
La seguridad del evento implica mucho más que
solo distribuir en el lugar todo el personal de
seguridad. El proceso es bastante complejo y
requiere una amplia coordinación y
comunicación, La protección y seguridad de
eventos puede no ser lo más importante al
pensar en organizar un evento de club deportivo
o un concierto, pero debería serlo. No solo es
crucial para el bienestar de sus participantes,
asistentes, contratistas, sino también para su
resultado final.
 Normas de seguridad en eventos
1. Evaluación del sitio: cualquier riesgo en el sitio y medidas para controlarlos
2. Cables eléctricos que pueden estar enterrados
3. Estacionamiento seguro
4. Área de primeros auxilios y emergencias médicas
5. Ubicaciones de instalaciones de baños y manejo de desperdicios y basura
6. Noticias sobre el pronóstico del tiempo que pueden afectar el evento
7. Procedimientos de emergencia y organización de ellos, es decir, incendio,
falla estructural, inclemencias del tiempo, cancelación de eventos de último
minuto, administración de multitudes, evacuación, gestión del tráfico
8. Disponibilidad de información de salud y seguridad
9. Violencia del ventilador
10. Después de la sesión de información del evento para ver cómo lo hizo
Imprevistos y manejo bajo un evento

1. Error en los equipos

2. Fallo en la conexión
3. Climatología
4. El cupo del evento ha sido sobrepasado
5. Se Forman grandes colas de gente para ingresar al evento
Instalaciones locativas de un
evento
Dotaciones e inventario de un evento
 El inventario es la previsión de gastos
que, Permite a los organizadores de un
evento establecer prioridades y evaluar la
consecución de sus objetivos.

La dotación es una prestación social a

la que tienen derecho los trabajadores y
que los empleadores están obligados a
entregar en las fechas previstas por la ley.
Logística de un evento
Pre evento – evento-
post evento
 FASES DE UN EVENTO
Los eventos han demostrado ser un medio efectivo para conducir la
organización de negocios trasmitir nueva información, proporcionar un foro
para el intercambio y favorecer los colegas de una misma rama de actividad o
profesión a desarrollar sus vínculos e intercambios.
 FASES DEL PRE-EVENTO
1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo.
Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o
lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo

2.- Nombrar el Comité Organizador

Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía
de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo

 3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados,

Ponentes y Acompañantes.
4.- Seleccionar la Fecha
Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público
• Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o
regionales

5.- Seleccionar el lugar o los lugares de realización.

6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades.

7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos.

8.- Elaborar el Presupuesto

Evento
Un evento es una reunión de personas que con lleva un motivo en particular, los
eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir
información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo
con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos
sistemas de promoción y comercialización.

1. Es donde se va a ejecutar las actividades que se planificaron en el pre-evento.

2. Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo,  en

el  lugar y hora estimada guiadas por la programación  que el comité organizador
preparó como  evento.
 Fases del Post- evento
1.- Recopilación y Archivo de la Información pertinente al Evento
Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades  las cuales integrarán la
Memoria del Evento donde se detallarán aspectos como: la historia, resumen, programa, ponencias y
conclusiones, en el caso de haberlas

2.- Agradecimientos
Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el
evento se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, patrocinantes, ponentes, etc.)

3.-Evaluación
Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se cumplió.
“Si tu logística llega tarde con poco
mercado te quedas”…