EVENTO INAGURACION DE COMPANY (M&D) BIOSAFETY ELEMENTS

YEIMY TATIANA ANACONA JOVEN

DANA VALENTINA NIETO QUEMBA
DANIEL MAURICIO SOLER GOMEZ
DIEGO ALEJANDRO CHAPARRO ROBLES
JAIDER CUCHIMBA RAMOS
JHAILYN NICOLE ALONSO PINZON
LAURA VIVIANA MUÑOZ GUTIERREZ
SARA KATHERIN TORRES RIAÑO

INTRUCTORA
YANED HURTADO

INSTITUCION EDUCATIVA CHILOE

SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
SOACHA- CUNDINAMARCA
2020
 INTRODUCCIÓN

Para todo el personal de nuestra empresa Company (M&D) biosafety

elements es de vital importancia hacer un lanzamiento exitoso, con este
evento buscamos llegar a los clientes y brindarles la seguridad que necesitan
para comprar y usar nuestros productos, nos proponemos abrir las puertas
de nuestra empresa a el sector, por eso tenemos que tener a nuestros
proveedores seguros, por ello estos no van a faltar y el evento es el lugar
preciso para contactar con ellos y tener contactos seguros para así poco a
poco abrirnos paso en el sector económico aprovechando que en el sector
en el cual va a estar ubicada nuestra empresa no hay mayor competencia de
estos productos, durante el informe nos encargaremos de mostrar cada uno
de los pasos pre- evento, evento y pos evento que finalizó en un lanzamiento
exitoso
 DESARROLLO

1. TIPOLOGÍA DEL EVENTO

Como ya lo mencionaba anteriormente nuestro evento es de la inauguración

de nuestra empresa Company (M&D) biosafety elements hemos trabajado
mucho en nuestro emprendimiento y deseamos hacérselo llegar a las
personas y creemos firmemente que esta es la mejor forma de hacerlo, el
evento por la actual realidad del país y el mundo será pequeño cumpliendo
con todas las normas de bioseguridad, sería ilógico abrir una empresa de
elementos de bioseguridad y organizar un evento que ponga en riesgo la
salud de nuestros invitados.
 2. PRE-EVENTO

A, ¿Qué se va hacer? En este punto se mira de una manera detallada el tipo

de evento que se quiere realizar

Antes de cualquier evento, vamos a realizar un evento inaugurativo en el

que vamos a darles a conocer a los invitados nuestra empresa, que
hacemos en ella, nuestra proyección e instalación.

B, ¿Por qué se va hacer? Cuál es el objetivo de la realización del evento.

El objetico de realizar este evento es llegar de esta forma a las personas

del sector, para que los clientes puedan tener la seguridad de confiar en
nosotros para usar nuestros productos, así mismo el evento es el lugar
perfecto para conseguir los contactos de los distribuidores y proveedores
para la fabricación de nuestros productos, también por medio de este
espacio les damos la oportunidad a los empleados a que se familiaricen
con la empresa.

C, ¿Para quiénes se va a hacer? Público objetivo

Se va a hacer para el personal de la empresa, los emprendedores que

iniciaron la idea de esta empresa, incluyendo a algunos integrantes de
su familia, los empleados de las distintas áreas, proveedores,
distribuidores, futuros clientes y dueños de establecimientos pequeños
a los cuales les podamos suministrar nuestros productos. Así se podrá
crear un dialogo pluralista en el que se analicen pros y contras todo en
busca del crecimiento y estabilidad de la empresa

D, ¿Cuál es el segmento de mercado objetivo al que se dirigirán todos los

esfuerzos?

Nuestro segmento de mercado objetivo son todas las personas

interesadas en cuidar su salud, ya que tenemos una variedad de
productos es exclusiva para cumplir sus necesidades, desde niños,
jóvenes y adultos, nos acomodamos a sus necesidades y
preferencias.

E, ¿Cuándo se va hacer? Definir la fecha de realización y explicar por qué

La fecha destinada a la realización de este evento es el 18 de octubre

de 2020, decidimos escoger esta fecha porque creemos conveniente
realizarla el fin de semana porque así las personas invitadas no
tendrían algún inconveniente por su trabajo, porque el domingo es un
digno día de inaugurar nuestro establecimiento.
F, ¿Dónde se va hacer? Sitio en el que se desarrollaría el evento de acuerdo
a los criterios que se deben tener en cuenta. Definen los criterios y
evidencian con fotos
Decidimos realizar el evento es un establecimiento muy muy cerca del
lugar en el cual está ubicado empresa de fabricación ya que así les
podríamos dar un recorrido por el establecimiento a los invitados,
ubicado en la zona industrial del municipio de Soacha, que sería la
autopista sur norte-sur. En la siguiente imagen encontraran su
ubicación Geográfica

G, Dibujen el plano del lugar dónde se desarrollará el evento y defina cómo

va a estar organizado (lugar del público, panelistas, invitados especiales,
comida, etc.)
 El lugar del público va a ser en el salón que es el área más grande de
la sala de eventos, allí se encontraran distribuidas las sillas a una
distancia prudencial, decidimos dejar como panelistas y personas
encargadas del cronograma y entablar cierta comunicación con los
invitados a Tatiana Anacona y a Valentina Nieto, contamos con la
presencia de uno de nuestros proveedores que nos suministra
materiales de excelente calidad para la fabricación de los elementos
de bioseguridad, para la comida escogimos un menú que incluye:
Fricasé de pollo y champiñones, arroz ajonjolí, papa al vapor con
crema de leche y perejil, ensalada tradicional (lechuga crespa, tomate,
cilantro, aguacate, aderezo) y de bebida un vaso de gaseosa, los
aperitivos estarán distribuidos en la mesa ubicada en la salón, para el
alquiler de este servicio contratamos a una empresa llamada
“Banquetes y alquileres Bogota” la cual nos suministró un servicio
excelente a un buen precio.

H, Definir el comité organizador y los subcomités necesarios para el evento,

definir a cada comité sus respectivas actividades
 Para la realización de este evento necesitaremos de varios comités
iniciando con el comité de organización del Evento que estará
encargada de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos
adecuados se lleven a cabo puntualmente. Y para este comité
decidimos dejar a Tatiana Anacona, vimos la necesidad de organizar
un subcomité de finanzas en el cual se encuentran Sara Torres, Laura
Muñoz los cuales se encargaron de elaboran el presupuesto
preliminar y definitivo, buscando los recursos económicos necesarios,
entre las establecieron las prioridades de gastos, y efectuaron los
pagos.

En el comité de programas tenemos a Valentina Nieto la que se

encargó de preparar el cronograma de las actividades, fijo fechas para
las reuniones con los otros miembros de los comités reuniones,
Programo acciones pendientes y en todo momento mantuvo
informado al comité organizador.

En el comité de servicios generales tenemos a Jhailyn Alonso quien

se encargó de colaborar en todo lo referente a planificación y
logística, también del alquiler y montaje del salón, también del sonido
y los inconvenientes que se fueron presentando días antes del evento.

Luego tenemos el comité de relaciones públicas en el cual tenemos a

Diego Chaparro y Daniel Soler quienes estuvieron encargados del
diseño y elaboración del logotipo de la empresa y el evento,
invitaciones y todo lo relacionado con impresos, se encargaron de los
actos de inauguración y clausura

Por ultimo tenemos el comité de seguir el cual pusimos al mando a

Jaider Cuchimba quien se encargó específicamente de coordinar todo
el operativo de seguridad, vigilo las instalaciones y los materiales que
se encontraban en el lugar del evento, constato el buen
funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios, estuvo al
tanto de la seguridad hasta el momento en que se dio cierre al evento
y todos los invitados salieron.

I, ¿Cómo se va hacer? La logística del evento, para el antes, durante y

después de la realización del evento.

bueno en el antes es como la organización del evento mirar que todo

esté bien las sillas completas que todo los platos y cubiertos la comida
la música el entretenimiento los trabajadores y quien será el que nos
ayude a presentar nuestro evento
 durante el durante es toda la supervisión de todo lo que hemos hecho
a lo largo del evento mirar que todo esté en orden la comida en buen
estado que todos nuestros trabajadores estén completos y que hayan
llegado y que tengan claro lo que deben hacer en el evento

después el después es como la finalización del evento mirar que a

todos les gustara darle las gracias a los que participaron en nuestro
evento mirar que nuestros empresarios si estén interesados

J, Elaborar la agenda de trabajo para el evento

18 de octubre:
6:00 a.m.
Los encargados de la logística estarán a cargo de decorar y distribuir
las mesas y las sillas para los invitados.

12 de octubre
7:00 a.m.
Recibimiento del sonido, llegada de los cocineros y meseros.

8:00 am.
El evento

12:00 pm.
se sirve la comida

2:00 pm
Se finaliza el evento

2:30 pm
Después de la salida de los invitados, se entregan las sillas que
alquilamos, así como la mesas y los arreglos. También entregamos el
sonido y el salón de eventos totalmente

K, Definir los recursos materiales, técnicos y humanos necesarios para la

realización del evento. Los nombran y determinan su funcionalidad

material mente necesitamos el salón donde se realizará el evento, las

sillas y mesas con su respectiva decoración dispuestas para los
invitados, como recursos técnicos necesitaremos del sonido para la
ambientación y la animación del evento, micrófonos y demás
elementos necesarios y recursos humanos necesitamos de los
empleados encargados de la comida, meseros, los de la
ambientación, seguridad y cualquier necesidad de los invitados
L, Definir qué tipo de publicidad se va a utilizar para promocionar el evento y
diseñan un bosquejo.

Por medio de nuestros sitios web, donde pagamos una cifra corta para
promocionar nuestra apertura de la empresa también con carteles que se
les hará llegar a los invitados.

M, Definir cuál o cuáles serán los medios de difusión del evento,

dependiendo de estos diseñan la publicidad del paso anterior

Los medios de difusión serán Redes sociales, correo electrónico y de

forma presencial
N, Realizar cronograma de actividades (Debe tener actividades,
responsables, tiempos, objetivo y presupuesto Realizar cronograma de
actividades (Debe tener actividades, responsables, tiempos, objetivo y
presupuesto

ACTIVIDADES RESPONSABL TIEMPO OBJETIVO PRESUPUESTO

E
Bienvenida Tatiana 10 min Brindarle una
calurosa
bienvenida a los
invitados
Una Valentina 15 Darle a conocer
conferencia minutos nuestra empresa
sobre la a las personas
empresa que todavía no
saben lo que
 hacemos,
mostrar
objetivos,
procesos y
brindarles la
seguridad para
confiar en
nosotros.
Tour por el El grupo de los 30 min Mostrar a los
establecimient emprendedores invitados el
o establecimiento
en el cual se
encuentra
ubicada nuestra
empresa ya que
con ese fin se
realizó en este
sector el evento.
Comida cocineros 1 hora Tiempo en el 1,500.000
cual los invitados
pueden disfrutar
de su comida
Tiempo de Todos 40 min Los dirigentes de
relacionarse la empresa
tendrán la
oportunidad de
hacer contactos
con los invitados
y convencerlos
de creer en
nuestro proyecto.
Inauguración emprendedores 30 min Espacio para
oficial contar un poco el
proceso para la
formación de la
empresa,
agradecimientos
a todos los que
apoyaron la
iniciativa e
invitación a las
personas a
adquirir nuestros
servicios
 cierre Tatiana 10 min Darle las gracias
a los invitados
por asistir al
evento y demás
agradecimientos.

P, Definir el tipo de comida y bebidas que se ofrecerá en el evento y cómo se

va a realizar su distribución. (Que protocolo van a utilizar) evidencian con
fotos el menú o menús que escogen

El menú que escogimos incluye: Fricasé de pollo y champiñones,

arroz ajonjolí, papa al vapor con crema de leche y perejil, ensalada
tradicional (lechuga crespa, tomate, cilantro, aguacate, aderezo) y de
bebida un vaso de gaseosa.

Q, Definir qué personal se requiere contratar para el día del evento y cómo
se va a realizar la contratación y capacitación

Se requiere bastante de un personal de recreación, un técnico de

sonido, un DJ, contratar el equipo de sonido, carpas y tarima.
La contratación se puede realizar mediante un pago inmediato, otra
opción puede ser pagar luego del evento, depende del tipo de contrato
que se vaya a tratar.
R, Determinar fuentes de financiamiento (actividades, auspiciadores,
patrocinadores)

La principal fuente de financiamiento será los recursos monetarios de

los emprendedores, también las rifas de los bonos para comprar
productos de bioseguridad en nuestra empresa.

S, ¿Cuánto cuesta? Determinar el presupuesto del evento. (remitirse al final

del documento)

El costo total da un valor aproximado de $4’520.000.

 3. EVENTO

A, Evidencié con fotos el desarrollo de las actividades por parte de los

diferentes comités

1. ¿Sentirte como un verdadero grafitero por un día? Una de las

actividades que ofrecemos en nuestro evento es realizar un mural
entre todos utilizando sprays de pintura en un muro autorizado en las
calles de Bogotá. Los artistas determinan un diseño que depende de
lo que el cliente quiera transmitir: su logotipo, valores, etc. Una vez
que se reparten a los participantes ropa de protección: monos
desechables (opcional), mascarilla y guantes, y tras hacer un primer
boceto sobre el muro ya en blanco (con los colores establecidos), los
participantes deciden qué arte del muro pintar. Entre todos crean un
mural colorido y que dejará huella en la ciudad durante un tiempo. Una
vez finalizado, el grupo se reúne frente a su gran obra de arte para
inmortalizarla en una foto de recuerdo.

2. Nosotros ofrecemos una experiencia al estilo casino de Montecarlo,

con esa elegancia y glamour que le caracteriza. Se trata de un servicio
de alquiler de mesas y juegos de casino para fiestas privadas,
inauguraciones de eventos, barcos, aviones, producciones de cine,
rodajes de anuncios, ferias de muestras y cualquier evento social.
Como, por ejemplo, la ‘Noche en Las Vegas’, ideal para incentivos y
eventos corporativos, ya que permite que los asistentes tengan la
impresión de estar en un lujoso casino de Las Vegas. Además,
pueden apostar en cualquiera de las mesas habilitadas (siempre con
fichas sin valor), y los croupiers explican durante todo el evento las
reglas y los trucos de juego, para que los invitados puedan disfrutar de
la noche al completo.

3, Los escape rooms son sin duda, la experiencia del momento. Pero
todavía es más curioso si es a domicilio, y más con tus propios
compañeros de trabajo. De esta forma, sorprendieron a los
participantes en sus oficinas, durante toda una semana, con enigmas
distintos cuyas resoluciones llevaban a abrir la gran caja fuerte final el
último día. El ingenio, el trabajo en equipo y la diversión fueron los
protagonistas en estos cinco días de tensión. Un desafío para la
mente que puse en juego las habilidades y el pensamiento creativo de
todos los participantes.

B. Evidencie con fotos la actividad de bienvenida y apertura del evento

1. Bienvenida y registro de participantes.

2. Ubicación de los participantes

3. Presentación y apertura
C. Evidencie con fotos como establecieron el orden de distribución dentro del
salón de actos, identificando donde ubicaron la publicidad de la empresa,
donde ubicaron cada uno de los asistentes, la comida, etc.
D. Evidencie con fotos al personal que se contrató para la realización de las
actividades.
E. evidencie con fotos el desarrollo del evento

Presentación de los murales en la pantalla grande a todas las personas de

nuestro evento

f. Evidencie con fotos el acto de finalización del evento

palabras de nuestros dirigentes para la conclusión del evento

g tenga en cuenta todo lo que se va a realizar durante el evento.

Bienvenida

Orden y distribución

Presentación del evento

Conclusión del evento

4. POST- EVENTO
A, Presentar las conclusiones del evento

 En el evento además de los inconvenientes pre evento y a la hora del

evento fue todo un éxito.

 Conseguimos a varios empresarios interesados en comprar al por

mayor nuestros productos para revenderlos.

 Se mantuvieron las medidas de bioseguridad, revisando que los

invitados tuvieran una temperatura adecuada y estuviera siempre con
sus tapabocas.

 Los proveedores, clientes y prospectos de empresarios a los cuales

distribuir quedaron encantados con los productos que pudimos
mostrarles, en el gesto de su rostro se notó la aceptación de nuestra
empresa y nuestros productos.

 Después del evento vendimos nuestros primeros productos, eso es

sinónimo que hicimos un buen trabajo.

B, Presentar el diseño de la herramienta con la cual se va a evaluar el evento

(lista de chequeo, encuesta)

Que mejor forma de valorar nuestros resultados que preguntando a las

personas que estuvieron allí, para eso creamos un breve cuestionario
el cual ellos rellenaron y los resultados son favorables para nosotros

https://forms.gle/R6GCgMKe9HcBNMSZ6

https://docs.google.com/forms/d/1xJmhfRMcHXOg4NMxLxXQP11iJlJI-
esgM5CbUQbKJ14/edit#responses

C, Relacione y presente un bosquejo de la forma que van a utilizar para

agradecer a los participantes del evento: auspiciadores, patrocinadores,
ponentes o expositores, y colaboradores en general
D, Evidencie con fotografías: la cancelación de obligaciones con
proveedores, pago recurso humano contratado para trabajar durante el
evento, devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado
en préstamo..

1. Pago recurso humano

2. devolución de material
Contenido
EVENTO INAGURACION DE COMPANY (M&D) BIOSAFETY ELEMENTS. .1
INTRODUCCIÓN..............................................................................................2
DESARROLLO..................................................................................................3
1. TIPOLOGÍA DEL EVENTO..................................................................3
2. PRE- EVENTO.....................................................................................4
3. EVENTO............................................................................................14
4. POST- EVENTO................................................................................22