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Fase de Información:
Es la confirmación de que habrá un evento. Momento para acudir a los colegas para cotejar actos similares de
otras instituciones u organismos. Contrastar experiencias.
Fase de Recopilación:
Se está recopilando todo lo necesario para su elaboración. Compendio y selección de todo el material que
tenga que ver con el evento. (banderas, relación de familiares, desplazamientos, locales, atriles, etc.
Fase de Anteproyecto:
Cuando se tiene información precisa y recopilado el material necesario para la elaboración de dicho acto o
evento. Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Documento general e interno: Cronograma. Croquis.
Listado Provisional. Algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.
Fase de Proyecto y Programación: Es el documento que los responsables máximos han dado el OK, así como
las autoridades principales que pudieran participar en el evento. (casi siempre habrá correcciones a posteriori).
Será el Programa Oficial: Cronograma. Listados. Croquis. Documentación Adicional. Libro de
Ruta Diseños. Anexos.
Fase de Organización: Planificación General de todo el evento. Se trata de llevar a cabo a la práctica a lo que
se dio el OK en la Fase de Proyecto:
- Listado de Invitados. – Tarjetones de Invitación. – Confirmación de Asistentes. – Asignación de
Asientos. – Diseño, Montaje del Escenario. – Megafonía, Sonido. – Espacios Reservados. –
Accesos a las Instalaciones. – Zonas de Parking. – Check Point o Zona de Información. –
Regalos. – Pancartas, Murales. – Banderas, ubicación y Protocolo. – ETC.,…..
PRE-EVENTO:
Bases Legales:
Solicitud de la Organización del Evento. Creación de Pliegos de Condiciones Generales. Reglamentos y
Normativas. Creación de los Comités: Coordinador (figura física). Comité de Honor. Comité Organizador.
Comité Ejecutivo. Comité Técnico Deportivo.
Formalidades Administrativas:
Autorizaciones/Permisos. Seguros. Invitaciones. Invitación Directa (Evento Deportivo). Invitación Indirecta
(Evento Deportivo). Pueden ser de carácter Nacional o Internacional (Idiomas). Inscripciones. Acreditaciones.
Credenciales. Licencias. Subvenciones y Colaboraciones. Origen: CSD, CC.AA., Diputación Provincial,
Ayuntamientos, etc. Naturaleza: Dinero, Equipamiento, Disposición de Personal, Material, Préstamo, etc.
Medios de Comunicación:
Dar a conocer todo lo relativo a nuestra organización por medio de todos los canales de difusión: Prensa,
Radio y Televisión.
Debemos tener una base de datos o listado con los diferentes M.C. que queremos contactar; (Nacionales,
Regionales, Locales, radio, TV, Prensa, Agencias, etc.). Personas a contactar. Columna o Cargo;
Responsables, Directores de (deportivos, informativos, etc.). Hora Programada. Teléfonos y Fax de Contacto.
Necesidades. Tipos de Acciones: Comunicados, Dossier, Conferencias de Prensa, Entrevistas, Recepción a los
Medios de Comunicación, etc. Agradecimientos.
Promoción y Publicidad:
Ideas de Promoción y Publicidad; Carteles, Folletos, Programas, Obsequios y Artículos Promocionales,
Papelería
Sponsorización:
Acción por la cual una o varias instituciones o empresas colaboran económicamente y/o a través de
materiales, etc. a cambio de promoción publicitaria.
Protocolo: Conjunto de normas legales, sociales, usos y costumbres que regulan el comportamiento humano
en los aspectos íntimos, privados, públicos y oficiales.
Los componentes del Protocolo que intervienen en este conjunto de principios y reglas son entre otras:
EL EVENTO
El Protocolo en el Evento:
Es en el Evento propiamente dicho donde el Protocolo se hace sentir y se luce.
Ya tenemos los proyectos desarrollados, permisos, materiales, instalaciones, personal, etc. “TODO ESTA A
PUNTO ” ¡COMIENZA EL EVENTO!
Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que se van presentando los invitados o asistentes al
evento. Comprobar las llegadas. Solicitar las licencias y/o acreditaciones. Dar instrucciones preparadas para
los participantes e invitados sobre alojamientos, comidas, etc. Responder a la solicitud de información.
Corregir errores eventuales. Anotar las modificaciones de comida y alojamiento. Anotar las plazas y
matriculas de los vehículos. Recepción Oficial por parte de las autoridades.
Al recepcionar y dar la bienvenida a los participantes e invitados, se les hace entrega de una carpeta con:
Una vez recepcionados, se les conduce a sus respectivos alojamientos asignados de acuerdo a su cargo o
representatividad:
Hotel de la Prensa:
Hotel o alojamiento específico para los representantes de los medios de comunicación, si fuera necesario y
que puede ser al mismo tiempo centro de prensa o subsede de prensa.
La organización debe prever el servicio de transportes, tanto para los invitados como para los deportistas.
Todos los hoteles y zonas de residencias de los deportistas y jueces deben estar debidamente comunicados
mediante un perfecto sistema de transporte con las instalaciones deportivas y otras sedes. Se debe garantizar
los traslados sociales previstos en el programa. Para deportistas y jueces se prevé normalmente autobuses o
vehículos más pequeños por si fueran pocas las personas a desplazar.
El transporte para invitados especiales, VIP y personalidades podemos ubicarlo en tres niveles.
Actividades Complementarias:
Actos de compañía, entretenimiento o recreación dedicados a nuestros visitantes y desarrollados desde la
llegada hasta la despedida.
Todos ellos tienen una única finalidad: “La estancia agradable de los que visitan la localidad para participar o
presenciar la competición”. Pueden ser: Culturales: Conferencias, Reuniones Culturales, Visitas,
Exposiciones, Desfiles, etc.
Entretenimiento: Fiestas, Bailes, Concursos, Tómbolas, Etc. Ceremonia de Inauguración o Apertura:
Acto que se realiza para abrir e inaugurar un evento (deportivo, cultural, comercial, etc.) de manera breve y
sencilla o con contenido espectacular. Se suele realizar el primer día de competición. Puede realizarse en las
mismas instalaciones del evento, en un anfiteatro, plaza o lugar especial u original. Comienza con un desfile
de todos los participantes, por orden alfabético. El equipo de la localidad anfitriona lo hará en último lugar. Se
ubicaran frente a la Tribuna, Palco de Honor, etc. El Anfitrión acompañado del Invitado de Honor, se
dirigirán al estrado, (palabras de inauguración).
Ordenación de Autoridades en el Palco de Honor:
En las gradas o lugar donde estará ubicada la Presidencia (Palco de Honor) será el ordenamiento de
Personalidades/Autoridades.
Se pueden aplicar varios criterios; Alternancia, siendo el punto de referencia el que preside, correlativamente
de derecha a izquierda (adecuado para presidencias frente auditorios o similar).
El otro tipo pudiera ser ordenación a la derecha de la presidencia las autoridades deportivas y a la izquierda
las no deportivas.
Ordenación de Banderas:
La bandera constituye uno de los principales símbolos de una Nación, Comunidad, Región, Provincia y
Municipio. Así como también de instituciones tanto públicas como privadas. Por lo que su enseña merece el
máximo respeto y cuidado en su uso Protocolario. Las banderas oficiales solo deben usarse en actos
organizados por autoridades oficiales o cuando estos concurran a actos organizados por instituciones no
oficiales. Las oficiales y no oficiales no deben ondear juntas y se ordenan de acuerdo a criterios de prelación.
En la Cena de Inauguración se escogerá un “Comedor Clásico” el cual se compone de una mesa con
Presidencia Rectangular ocupada por un solo lado, la cual mira frente a los invitados, el resto, mesas redondas
o rectangulares de 6 a 10 comensales por mesa.
La presidencia se sitúa en el lado opuesto a la puerta de acceso a los invitados, el resto de mesas según las
características de espacio del salón.
Las mesas tienen su propia ordenación, cuanto más cerca estén de la presidencia mejor numeración tendrán.
El primer puesto de cada mesa es el que mejor posición frontal este con respecto a la persona que preside, el
resto de comensales de esa mesa se colocaran en alternancia respecto al primer puesto.
Desarrollo de la Competición:
Se debe tener en cuenta el tipo de evento (modalidad deportiva) pues pueden tener causas externas como
climatología, etc.
Cena de Clausura:
La ubicación del Comedor (mesa de presidencia, etc.) estará idénticamente a la de la Inauguración, aunque
pudiera haber alguna modificación de autoridades, no presentes en los días de la competición o en el acto.
Lo único que cambiará será el menú y los discursos, así como alguna particularidad.
POST-EVENTO
FINALIZACIÓN DEL EVENTO!
En este momento celebramos el éxito de la finalización del evento (actitudes de emoción, euforia o relajación,
etc.).
El éxito no es exclusivo de la dirección, se debe celebrar con los colaboradores más allegados.
Se suele celebrar con reuniones por grupos de trabajo (lugares cercanos a las sedes), y posteriormente se
celebrara de forma más formal (restaurante).
Agradecimientos:
Una vez terminado todo el proceso del evento, tenemos la obligación de “Dar las Gracias”:
A las Autoridades; “Les damos las gracias por su presencia y apoyo a nuestro evento…”
A los Deportistas; “Te damos las gracias por la ilusión puesta en la participación…”
Se debe recepcionar todo tipo de opiniones desde todos los ámbitos y áreas de participación, (deportistas,
público, prensa, etc.,…).
Recopilamos los informes, dossier, etc., de todos los departamentos y de esa manera confeccionaremos un
informe final que nos servirá para corregir y mejorar para futuros eventos.
Desde el Departamento de Protocolo realizaremos una memoria evaluatoria muy exhaustiva por la delicadeza
de las funciones que realiza este Departamento.
Este apartado compete al Departamento Organizador en colaboración con los demás Departamentos.
……….POR ÚLTIMO
No Olvidar que los Eventos Deportivos tienen Factores Externos muy Significativos y Determinantes.
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA
Arufe, V.; Varela, L.; Fraguela, R. (edit). (2010). Manual Básico del Técnico Deportivo de un Club.
Sportis. A Coruña.
Fernández y Vázquez, J.L. (2005). Vademécum de Protocolo y Ceremonial Deportivo. Paidotribo.
Barcelona.
Breve Reseña del Autor:
Dr. D. Jorge Jesús Fernández y Vázquez
Doctor en Ciencias de la Educación por la Universidad Complutense de Madrid.
Licenciado en CC. de la Actividad Física y Deportes por el INEF de la Universidad Politécnica de
Madrid.
Licenciado en Educación Física y Deportes por Ohio Y.M.C.A. College. EEUU.
Licenciado en Ciencias de la Educación por la Universidad de Wales UK y UCM.
Titulado Superior Universitario en Protocolo y Relaciones Institucionales por la Universidad Miguel
Hernández de Elche.
Diplomado Superior de Protocolo y Ceremonial del Estado e Internacional, por la “Escuela
Diplomática del Ministerio de Asuntos Exteriores” de España.
Diplomado en el Global Village Leadership Programs de Iacocca Institute, (Business and Economy
School) de Lehigh University of Pennsylvania, EEUU.
Diplomado en NOLS, National Outdoor Leadership School of Wyoming y University of UTAH,
EEUU.
Master en Dirección, Gestión y Administración del Deporte, por la Universidad Complutense de
Madrid y el Instituto Universitario Olímpico de Ciencias del Deporte (I.U.O.C.D).
Master en Técnicas Deportivas y Recreación, por Ohio Y.M.C.A. College EEUU.
Master de Dirección de Organizaciones e Instalaciones Deportivas, por la Universidad Politécnica de
Madrid y la Facultad de CC. de la Actividad Física y Deportes (INEF.)
Otras titulaciones de Post-Grado Universitarias.
Entrenador Nacional en diversas modalidades deportivas.
Profesor de distintos Cursos de Post-grado de diversas Universidades tanto Nacionales como
Extranjeras.
Autor de numerosas publicaciones (libros, artículos, capitulos, etc.) nacionales e internacionales así
como del primer libro editado en el Mundo sobre Protocolo y Ceremonial Deportivo.
Conferenciante en Congresos Nacionales e Internacionales.
JUEGOS COLECTIVOS
Los deportes colectivos son aquellos en los que un equipo se enfrenta a otro en búsqueda de un mismo
objetivo.
También pueden definirse como “aquellos deportes en los que se participa o compite en equipo, entendiendo
como equipo a la unión de varios jugadores para conseguir un mismo objetivo, realizando una serie de
acciones reglamentadas en colaboración, cooperación y participación de todos, tratando de vencer la
oposición de los contrarios o adversarios que igualmente se organizan en equipo con el mismo fin”.
Los deportes individuales son aquellos en los que el deportista realiza una actividad el solo, para superar un
objetivo medible por el tiempo (carreras de atletismo, motociclismo) la distancia (lanzamiento de peso,
jabalina, saltos en esquí) una ejecución técnica (natación sincronizada, saltos de trampolín) o precisión y
control de un gesto (tiro con arco, billar, golf).
ESGUINCE
Un esguince ocurre cuando los ligamentos, las conexiones que mantienen a los huesos juntos, se han estirado
demasiado o están parcialmente desgarrados. Estirar demasiado cualquier parte de la musculatura es lo que se
llama un esguince. Tanto éstos como las torceduras generalmente ocasionan hinchazón y dolor, y puede que
haya hematomas alrededor del área lesionada. La mayoría de los esguinces, después de recibir una evaluación
médica, pueden ser tratados en casa.
Fractura
Una fractura es una ruptura, generalmente en un hueso. Si el hueso roto rompe la piel, se denomina fractura
abierta o compuesta. Las fracturas en general ocurren debido a accidentes automovilísticos, caídas o lesiones
deportivas.
Vendaje
Convulsiones.
La convulsión es, en medicina humana y veterinaria, un síntoma transitorio caracterizado por actividad
neuronal en el cerebro que conlleva a hallazgos físicos peculiares como la contracción y distensión repetida y
temblorosa de uno o varios músculos de forma brusca y generalmente violenta,1 así como de alteraciones del
estado mental del sujeto y trastornos psíquicos tales como déjà vu o jamais vu. Una convulsión que persiste
por varios minutos se conoce como status epilepticus, mientras que la epilepsia es la recurrencia de crisis
convulsivas de manera crónica. Usualmente afecta a diversas partes del cuerpo, con lo que recibe el nombre
de ataque convulsivo.
Hemorragias.
Media sombra: Media sombra es una red hecha de fibras de plástico, generalmente de color negro, que se usa
en lugares soleados y reduce enormemente la cantidad de luz y calor que llegan del sol.
Textura: Forma en que están entrelazadas las fibras de un tejido, lo que produce una sensación táctil o visual.
"una textura de nudos; las nuevas fibras sintéticas pretender imitar las texturas conocidas más apreciadas; la
textura del papel empleado en las cartas es una muestra de poder económico", Forma en que se presenta la
superficie de una obra artística, principalmente pictórica, lo que produce una sensación táctil o visual.
"el artista prima la textura del cuadro por encima de cualquier otro componente formal de la pintura; el
escultor se caracteriza por la búsqueda de texturas y un profundo naturalismo"
La topografía: es la ciencia que estudia el conjunto de principios y procedimientos que tienen por objeto la
representación gráfica de la superficie terrestre, con sus formas y detalles; tanto naturales como artificiales;
(véase planimetría y altimetría). Esta representación tiene lugar sobre superficies planas, limitándose a
pequeñas extensiones de terreno, utilizando la denominación de «geodesia» para áreas mayores. De manera
muy simple, puede decirse que para un topógrafo la Tierra es plana (geométricamente), mientras que para la
geodesia no lo es.
Permeable: Que deja pasar agua u otro líquido a través de sus poros.
"terrenos permeables; el papel es un material permeable; (fig) se mostró incapaz de hacer permeable su
enorme potencial comunicativo; (fig) el plano léxico es el más permeable a los cambios"
Demanda: Petición o solicitud de algo, especialmente si consiste en una exigencia o se considera un derecho.
Lombricario: Un lumbricario es un pequeño ecosistema con lombrices que trabajan y generan un desecho
orgánico el cual es usado como abono en las plantas.
Almácigo: Arbusto de corteza parda y escamosa, ramas erectas, hojas perennes y alternas, flores muy
pequeñas, de color amarillento a rojo oscuro y fruto en drupa esférica primero roja y luego negra; puede
alcanzar hasta 3 m de altura.
Árbol de hojas perennes y brillantes, de cuyo fruto se obtiene un aceite que se emplea para determinados usos;
puede alcanzar hasta 12 metros de altura.
Las cortinas rompeviento: son hileras de árboles o arbustos de diferentes alturas que forman una barrera,
opuesta a la dirección predominante del viento, alta y densa que se constituye en un obstáculo al paso del
viento.
Zaran: polisombra usada en agricultura, floricultura, ganadería, avicultura y construcción; bajo invernadero
ayuda a controlar algunas características del cultivo.
Caduca: que es perecedero u obsoleto tecnología caduca. Botánica: planta perenne que pierde sus hojas cada
otoño y las renueva en primavera árbol de hojas caducas.
Estaca: Una estaca es un objeto largo y afilado que se clava en el suelo. Tiene muchas aplicaciones, como
demarcador de una sección de terreno, para anclar en ella cuerdas para levantar una tienda de campaña u otra
estructura similar, o como una forma de ayudar al crecimiento de las plantas.