ACTIVIDAD #1

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN

EDWIN ALONSO SOSSA CRUZ

DARWIN DANIEL RODRIGUEZ TORRES

2672784

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNOLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BOGOTA DC
Introducción:

La gestión adecuada de los documentos de archivo es fundamental para el

funcionamiento eficiente y legalmente conforme de cualquier empresa.
Organizar, clasificar y conservar los documentos de manera sistemática no solo
facilita su acceso cuando sea necesario, sino que también garantiza el
cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias. En este contexto,
herramientas como los cuadros de clasificación documental, las tablas de
retención documental, los inventarios de archivos, y la elección adecuada de
cajas y carpetas juegan un papel crucial en la administración documental de una
organización.
Objetivo general:
El objetivo general de este proceso es establecer un sistema integral de gestión de
documentos de archivo en una empresa, garantizando la organización, clasificación,
conservación y accesibilidad óptimas de los mismos.
Objetivos específicos:
1. Definir un cuadro de clasificación documental que refleje de manera precisa la
estructura y contenido de los documentos manejados por la empresa, facilitando
su identificación y recuperación.
2. Elaborar tablas de retención documental que establezcan los plazos adecuados
para la conservación y disposición final de los documentos, considerando
aspectos legales, regulatorios y operativos.
3. Realizar inventarios documentales exhaustivos que proporcionen una visión clara
y detallada de los activos documentales de la empresa, permitiendo una gestión
eficiente y ordenada de los mismos.
1. Como se debe de organizar los documentos de archivos de una empresa?
 Los documentos de archivos de una empresa deben organizarse de manera
sistemática y coherente. Esto implica establecer un sistema de clasificación
basado en criterios como la naturaleza del documento, su fecha, su
importancia y su relevancia para las operaciones de la empresa. Además, es
fundamental establecer un sistema de etiquetado claro y consistente para
facilitar la identificación y recuperación de los documentos cuando sea
necesario.
 Ejemplo: Una empresa puede organizar sus documentos financieros en
carpetas etiquetadas como "Cuentas por Pagar", "Cuentas por Cobrar",
"Estado de Resultados", etc. Dentro de cada carpeta, los documentos pueden
estar ordenados cronológicamente o por proveedor/cliente, según sea
relevante para la empresa.

2. ¿Que son los cuadros de clasificación documental y para que se utilizan?

 Los cuadros de clasificación documental son herramientas utilizadas para
organizar y estructurar los documentos de una organización de manera
jerárquica. Estos cuadros proporcionan una descripción detallada de las
diferentes series documentales que maneja la empresa, así como de su
clasificación y disposición. Se utilizan para establecer un marco de referencia
que facilite la gestión y conservación de los documentos a lo largo del tiempo.

 Ejemplo: Un cuadro de clasificación documental para una empresa de

recursos humanos podría incluir categorías como "Contratos de Empleo",
"Nóminas", "Evaluaciones de Desempeño", etc., con subcategorías más
específicas dentro de cada una, como "Contratos Indefinidos", "Contratos
Temporales", etc.
3. Que son las tablas de retención documental y como se aplican en las
organizaciones

 Las tablas de retención documental son instrumentos utilizados para

determinar el tiempo durante el cual los documentos deben conservarse en la
empresa antes de su disposición final, ya sea su eliminación o su traslado a un
archivo histórico. Estas tablas especifican los plazos de retención para cada
tipo de documento, teniendo en cuenta consideraciones legales, regulatorias y
operativas. Se aplican en las organizaciones para garantizar una gestión
eficiente y legalmente adecuada de los documentos.
  Ejemplo: Una tabla de retención documental puede establecer que los recibos
de gastos de viaje se conserven durante 3 años después de la presentación
del informe de gastos, después de ese período pueden ser eliminados de
acuerdo con las políticas de la empresa y las regulaciones legales.

4. ¿Que son los inventarios documentales de archivos y que función

cumplen?
 Los inventarios documentales de archivos son registros detallados que
enumeran y describen todos los documentos que posee una organización en
un momento dado. Estos inventarios incluyen información sobre la ubicación, la
cantidad, la naturaleza y la relevancia de los documentos, así como cualquier
otra información relevante para su gestión y conservación. Los inventarios
documentales cumplen la función de proporcionar una visión general de los
activos documentales de la empresa, facilitando su recuperación y gestión
eficiente.

 Ejemplo: Un inventario documental de una empresa de consultoría puede

incluir una lista detallada de todos los informes de proyectos realizados durante
el año, indicando el nombre del proyecto, la fecha de finalización, el cliente
correspondiente y la ubicación física del informe en el archivo.

5. ¿Que tipo de cajas y de carpetas se debe de implementar para almacenar y

tipificar de manera adecuada los archivos de la organización?
 Para almacenar y tipificar adecuadamente los archivos de una organización, se
deben implementar cajas y carpetas que cumplan con ciertos estándares de
calidad y durabilidad. Las cajas de archivo deben ser resistentes al paso del
tiempo, al polvo y a la humedad, y estar diseñadas para almacenar
documentos de manera segura y ordenada. En cuanto a las carpetas, es
importante que sean de material resistente y que cuenten con etiquetas claras
y legibles para facilitar su identificación. Además, es recomendable utilizar
carpetas de diferentes colores o etiquetas codificadas para categorizar y
organizar los documentos de manera eficiente.

 Ejemplo: Para almacenar los archivos de recursos humanos, la empresa

puede utilizar cajas de archivo resistentes al agua y al polvo, junto con
carpetas de archivo de colores diferentes para distinguir entre los distintos tipos
de documentos, como azul para los registros de empleados, verde para las
evaluaciones de desempeño, etc.
 Conclusión: La implementación de un sistema efectivo de gestión documental
no solo contribuye a la eficiencia operativa de una empresa, sino que también
asegura su cumplimiento con las normativas legales y regulatorias pertinentes.
Al organizar y clasificar adecuadamente los documentos de archivo, se facilita
su acceso y se optimiza su conservación, lo que a su vez promueve la
transparencia, la responsabilidad y la seguridad en la gestión documental de la
organización.
 Glosario:

1. Almacenamiento: Acción de guardar y conservar documentos de manera

ordenada y segura.

2. Eficiencia: Capacidad de lograr los objetivos de manera óptima,

minimizando el uso de recursos.

3. Gestión Documental: Conjunto de prácticas y procedimientos para el

manejo adecuado de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

4. Inventario: Registro detallado de los documentos o bienes de una

organización.

5. Normativas: Conjunto de reglas, leyes o disposiciones que regulan la

gestión de documentos.

6. Organización: Acción de ordenar y estructurar documentos de manera

sistemática.

7. Recuperación: Proceso de búsqueda y obtención de documentos de un

sistema de archivo.

8. Seguridad: Medidas implementadas para proteger la confidencialidad e

integridad de la información.

9. Transparencia: Principio que promueve el acceso abierto y la divulgación

clara de información.

10. Valor Administrativo: Importancia de un documento en el desarrollo de las

actividades administrativas de una organización.