Ordenamiento:

Con las categorías ya delimitadas se procede a la revisión de la información y a sus

condiciones de ubicación, lo que permite recopilar de manera adecuada las unidades
documentales que, como se mencionó en el punto anterior, facilitan la ubicación,
visualización y protección de la información.

Hay que tener en cuenta que el ordenamiento puede realizarse de manera alfabética,
numérica, cronológica o geográfica

Depuración:

En este punto se lleva a cabo el retiro de las diferentes unidades documentales, los archivos
cuya relevancia y validez ya no son de requerimiento para las tareas y procesos de la
empresa. Es decir, aquellos cuya función no incide directa o indirectamente en los procesos
y ejes de la organización, como lo son las constancias o duplicados.

Foliación:

Para los documentos físicos se folian las series y subseries documentales en el extremo
superior de las carpetas, con el fin de identificar la antigüedad de la información. Este
proceso se ejecuta siguiendo la guía del Archivo General de la Nación (AGN).

Inventario

Las matrices de gestión documental y los administradores documentales ayudan a

identificar y definir los organigramas y las clasificaciones finales de la información, lo que
le permite a la empresa concretar de manera óptima su ubicación, y así tener un control
total de los procesos que se ejecutan.
¿Qué beneficios representa para la empresa?
El correcto manejo de la información representa para la empresa un avance para la
optimización de las tareas y de los procesos netos, por ello la organización especializada de
la mano de expertos, como nuestro equipo de ATS Gestión Documental puede contribuir a
tu empresa a:

 Mantener transparencia en el uso de los documentos.

 Tener expedientes organizados.
 Mantener y regular bases confiables de revisión documental.
 Facilitar el proceso de creación, edición y búsqueda de información.
 Adelantar tramites de manera confiable y eficaz.
 Mantener el control desde el inicio del ciclo vital de los documentos, hasta su
disposición final.
  Acceso rápido y organizado.

Organización bajo norma AGN

Archivo General de la Nación y su normatividad
 

El Archivo General de la Nación (AGN) es una de las entidades públicas más importantes a
nivel nacional. Su función principal es la promoción de la conservación, protección y
consulta del legado documental del país. De igual modo fija políticas, normas y
reglamentos que ayuden a garantizar el uso adecuado de la información.
Esta entidad de orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, es el máximo organismo
encargado de regular las políticas para el tratamiento de archivos. Por ello supervisa y
ofrece información detallada sobre todo lo relacionado a la correcta gestión y manejo de la
información, con el fin de crear estándares, protocolos y normas eficaces.