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SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PROGRAMA: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

APRENDIZ: MARLYN LILIANA ATENCIO CARRANZA

INSTRUCTORA: CLAUDIA VICTORIA SUAREZ CASTRO

FUNDACION-MAGDALENA

2023
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INTRODUCCION

El siguiente ensayo fue hecho con el fin de darles a conocer que es la tabla de retención de

documentos, la importancia de este y sus beneficios. Las Tablas de Retención Documental

son un instrumento archivístico, que identifica la producción documental y la clasifica de

acuerdo a la estructura orgánico - funcional, además, indica los criterios de organización de

los archivos y la ordenación de los expedientes, su retención y disposición final proveniente

de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. Se busca con

este Instrumento dar cumplimiento al Acuerdo 04 de 2013 y posteriormente hacer

acatamiento a todo lo relacionado con la implementación del Programa de Gestión

Documental (PGD) enunciado en la Ley general de archivos (Ley 594 de 2000), además

servir de instrumento guía para la organización, administración, conservación y preservación

de los documentos de la Alcaldía de Neiva, y satisfacer las necesidades de información que se

susciten en la Institución, facilitando una efectiva recuperación de la información para la toma

de decisiones.
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Aplicación de Tablas de Retención Documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales

se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es

decir, se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de

una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y

preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Beneficios de la Tabla de Retención Documental:

Las tablas de retención documental, más que un compromiso y obligación por parte de las

instituciones, se presentan como una oportunidad para optimizar algunos procesos dentro de

la mismas.

Facilita el manejo de la información: debido a las faces archivísticas por las que pasan los

documentos, las tablas de retención permite que el acceso de mucho documento sea mucho

más efectivo y rápido, lo cual se traduce en un servicio mas optimizado y por lo tanto, mas

eficientes para las personas que necesiten consultarlo.

Contribuye a la racionalización de la producción documental: la aplicación de esta

herramienta permite a las empresas evitar que sean acumulados documentos que resultan

innecesarios, los cuales terminaran deteriorándose o perdiéndose. Lo ideal con la

implementación de la TRD es que se registre un control a través del tiempo de retención que

se les haya asignado. De esta manera, se puede considerar a dichas tablas, como grandes

“instrumentos archivísticos para la gestión documental” que garantiza tanto la selección,

como la conservación de los documentos de mayor importancia y de los usos secundario.

Facilitan el flujo documental:

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Cada una de las fases de transferencia de los documentos permiten que los mismo sean

manejados de forma integral, logrando las áreas y procesos que estas involucran, logre un

manejo equilibrado de los documentos, haciendo que se lleve a cabo de manera fluida.

Optimizan los procesos en las funciones administrativas:

Esto gracias a que la TRD permite identificar todos aquellos documentos cuyo carácter

valorativo primario o secundario para la organización, lo cual refleja la importancia que tiene

la entidad, para que puedan conservarse o eliminarse en la gestión de archivos.

Formato de tabla de retención documental:

Las tablas de retención documental cuentan con una estandarización en sus formatos, debido a

las normas y criterios archivísticos emitidos por el archivo general de la nación.

En términos generales, el formato de tabla de retención documental debe incluir los siguientes

elementos:

Entidad productora: donde debe ubicarse el logotipo y los datos de la empresa o institución

que se encentran establecido en las tablas.

Código: la codificación debe ser la que se encuentra en el último organigrama, el cual debe

estar vigente, a fin de poder identificar tanto las secciones como las subsecciones

documentales de la empresa.

Serie documental: registro documental de las actividades determinadas y continuas que se

realizan en una organización.

Subseries documentales: constituye la subdivisión de la serie documental. Esta compuesta

por un grupo de unidades de documentos, los cuales reflejan las actividades administrativas

asociadas a la serie documental.

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Retención de la gestión de archivo: estima es tiempo que deja de resguardar la serie

documental, la cual debe reflejar los años que expongan la TRD en dicho archivo.

Retención de archivo central: señala el tiempo en el que han de conversarse la serie

documental dentro del archivo central.

Como han podido observar a lo largo del artículo son de suma importancia las tablas de

retención documental para las distintas organizaciones, por el orden y optimización de

procesos dentro de una empresa.

El acuerdo 39 del 2002 es la norma que nos muestra las 5 etapas para la elaboración y

aplicación de las tablas de retención documental, los cuales son:

PRIMERA ETAPA

Investigación preliminar sobre la institución y fuente documentales. Esta primera etapa busca

construir toda la información respeto a disposición legales y actos administrativos, relativo a

la creación y cambios de estructura de la identidad (decretos, acuerdos, resoluciones).

También se consultaron los manuales de funciones y procedimientos actualizados dentro de la

estructura orgánica de la compañía identificando las secciones y subsecciones dentro del

organigrama. También se debe realizar una encuesta documental mediante una entrevista a los

funcionarios que conforman la sección y subsección, esto con la finalidad de identificar y

definir las unidades documentales que se producen. Para esto se puede realizar el formato de

encuesta documental que se puso a disposición el archivo general de la nación en sus

publicaciones.

SEGUNDA ETAPA

Análisis e interpretación de la información recolectada. Con la recopilación de la información

expuesta en la primera etapa mediante los estatutos, manuales de funciones y procedimientos,

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organigrama de la identidad y la entrevista documental se realizará el respectivo análisis

identificando los valores de los documentos y creando: 1 codificación de la estructura

orgánica de la entidad. 2. Conformación de la serie y subserie. 3. Elaboración del cuadro

clasificación documental. 4. Diagrama del flujo documental.

TERCERA ETAPA

Elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación. En esta

etapa se consolidó toda la información expuesta en el cuadro de clasificación documental en

la tabla de retención, estableciendo los tiempos. 4. De permanencia de documentación dentro

del concepto de archivo total una vez elaborada la tabla se presenta a los productores de la

información y al comité de archivo acompañada de la información recogida en la etapa 1 y 2

para que ellos aporten las diferentes correcciones que se le debería realizar. La tabla de

retención documental deberá ser adaptada pola entidad mediante resolución, después de su

aprobación y aplicada por las diferentes áreas involucradas con obligatoriedad de

cumplimientos.

CUARTA ETAPA

Aplicación. Después de aprobada la tabla de retención documental los encargados de archivo

deberán capacitar a todos los funcionarios de la entidad.

QUINTA ETAPA

Seguimiento y actualización de las tablas de retención documental. Los encargados del

archivo establecerán un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de

las tablas de retención documental.