Organización Especializada

Aspectos a tener en cuenta de la organización

especializada

La organización especializada es un proceso técnico que ayuda a mantener toda

la documentación delegada, en una clasificación detallada y acorde a las
necesidades de la empresa.

De igual modo es un conjunto de acciones archivísticas en pro del orden y

nutrimiento de la matriz central de la empresa, facilitando así la búsqueda y
ubicación de los documentos.
La organización especializada hace parte de las metodologías y ejercicios de
clasificación, descripción y archivo de la documentación. De esta manera, se
contribuye al correcto manejo y control de la información.
Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la
clasificación, ordenamiento y signatura de los archivos.

Clasificación:
en ATS empezamos con un proceso de revisión de los documentos con el fin de
separarlos en clases o grupos y sus respectivas subdivisiones. Todo, respetando
la estructura orgánica de la empresa y sus necesidades.
 
Ordenamiento:
una vez estructurados los grupos de clasificación, se inicia el proceso de relación
de los documentos. Este ordenamiento puede ser alfabético, numérico,
alfanumérico o cronológico.

Signatura:
de esta manera se les asignan a los archivos sus símbolos de codificación, los
cuales permiten la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.

¿Cómo se lleva a cabo dentro de la Gestión Documental?

La organización especializada en los procesos de gestión documental amplía los
controles y la administración adecuada de la información que suministra la
empresa a diario.

Adelantar procesos relacionados a la organización especializada ayuda a la

empresa a determinar puntos de revisión y de ejecución que permitan gestionar
la documentación de una forma organizada y coherente con las necesidades
previstas en la empresa. Para poder llevar a cabo dicho procedimiento es
necesario seguir una serie de pasos que formalizan la garantía de regulación en el
manejo de la información, esos son:
Clasificación de documentos (de archivo o apoyo):

Como se ha explicado en puntos anteriores, el orden es el centro de todo el

proceso documental, de él depende la manera en la que se ha de regular la
información y las disposiciones que se llevarán a cabo.

En este punto existen dos tipos de documentos: de archivo y de apoyo, sus

conceptos hacen referencia a:
Documentos de archivo:
estos se caracterizan por registrar información de relevancia que haya sido
producida o recibida por la empresa, como lo son las actividades o funciones de
valor administrativo, financiero, fiscal, científico, histórico, directivo, entre otras. Es
decir, los documentos de archivo son aquellos que, por su importancia para los
procesos de la empresa, merecen su total conservación.
Documentos de apoyo:
contienen información de carácter general que pueden ser creados en la empresa
o en una entidad diferente. La relevancia no suele ser tanta, pero su contenido
puede incidir en la realización de actividades y procesos. Dentro de esta
categoría entran las leyes, decretos, resoluciones, instructivos o manuales, los
cuales se caracterizan por ser documentos que perderán vigencia en algún punto.
Su destinación no es el archivo central, pero sus cuidados y manejos son
similares, con el fin de mantenerlos a salvo hasta el momento de su depuración.
Ordenar los documentos de archivo en series y
subseries:

Al momento de llevar cabo la destinación de la información, se ejecuta la

clasificación, marcación y ordenamiento de las carpetas o de sus raíces en caso
de los documentos electrónicos. En este punto se detalla la ubicación de los
documentos, con el fin de facilitar su visualización y revisión.

Dicha ordenación se ejecuta gracias a la revisión de la información, lo que ayuda a

establecer por medio de instrumentos archivísticos, su disponibilidad y tratamiento
a través del tiempo, su relevancia y su categoría central y subalterna. Lo anterior,
manteniendo la estructura organizacional de los documentos.
Ordenamiento:
Con las categorías ya delimitadas se procede a la revisión de la información y a
sus condiciones de ubicación, lo que permite recopilar de manera adecuada las
unidades documentales que, como se mencionó en el punto anterior, facilitan la
ubicación, visualización y protección de la información.

Hay que tener en cuenta que el ordenamiento puede realizarse de manera

alfabética, numérica, cronológica o geográfica
Depuración:

En este punto se lleva a cabo el retiro de las diferentes unidades documentales,

los archivos cuya relevancia y validez ya no son de requerimiento para las tareas y
procesos de la empresa. Es decir, aquellos cuya función no incide directa o
indirectamente en los procesos y ejes de la organización, como lo son las
constancias o duplicados.
Foliación:

Para los documentos físicos se folian las series y subseries documentales en el

extremo superior de las carpetas, con el fin de identificar la antigüedad de la
información. Este proceso se ejecuta siguiendo la guía del Archivo General de la
Nación (AGN).
Inventario

Las matrices de gestión documental y los administradores documentales ayudan a

identificar y definir los organigramas y las clasificaciones finales de la información,
lo que le permite a la empresa concretar de manera óptima su ubicación, y así
tener un control total de los procesos que se ejecutan.
¿Qué beneficios representa para la empresa?
El correcto manejo de la información representa para la empresa un avance para
la optimización de las tareas y de los procesos netos, por ello la organización
especializada de la mano de expertos, como nuestro equipo de ATS Gestión
Documental puede contribuir a tu empresa a:

 Mantener transparencia en el uso de los documentos.

 Tener expedientes organizados.
 Mantener y regular bases confiables de revisión documental.
 Facilitar el proceso de creación, edición y búsqueda de información.
 Adelantar tramites de manera confiable y eficaz.
 Mantener el control desde el inicio del ciclo vital de los documentos, hasta su
disposición final.
 Acceso rápido y organizado.
Organización bajo norma AGN
Archivo General de la Nación y su normatividad
 

El Archivo General de la Nación (AGN) es una de las entidades públicas más

importantes a nivel nacional. Su función principal es la promoción de la
conservación, protección y consulta del legado documental del país. De igual
modo fija políticas, normas y reglamentos que ayuden a garantizar el uso
adecuado de la información.
Esta entidad de orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, es el máximo
organismo encargado de regular las políticas para el tratamiento de
archivos. Por ello supervisa y ofrece información detallada sobre todo lo
relacionado a la correcta gestión y manejo de la información, con el fin de crear
estándares, protocolos y normas eficaces.
Dentro de la información que provee, está el planteamiento de programas
específicos. Estos son:
Normalización de formularios electrónicos:
esto depende del análisis de los documentos existentes, con el fin de homogenizar
el uso de los mismos. Lo anterior permite la creación de patrones que facilite su
identificación y tipología.
Programa de documentos vitales o esenciales:
engloba la revisión, identificación, evaluación y preservación de los documentos
que, bajo los parámetros de las entidades y empresas, sean considerados como
importantes.
Programa de gestión de documentos electrónicos:
su propósito se centra en la correcta administración y seguimiento de estrategias
que gestionen el ciclo de vida de los documentos.
Programa de archivos descentralizados:
este tipo de archivos son aquellos que son compartidos con un tercero para que
se lleve a cabo su administración.
Programa de reprografía:
la necesidad de estandarización en la réplica de los documentos (fotocopias,
fotografías y otros) y el seguimiento de los mismos, requiere del planteamiento de
protocolos que ayuden al control total de los archivos.
Programa de documentos especiales:
son considerados documentos especiales las gráficas, sonoros o audiovisuales.
Por ello, la aplicación de estrategias para clasificar, ordenar, conservar y describir
los archivos, facilitan el acceso eficaz a la información.
Plan de capacitación:
su finalidad es el fomento del aprendizaje en cuanto al manejo documental.
Dirigido a instituciones o al personal empresarial. Esto lleva a una consciencia
sobre la administración adecuada de la información en la empresa.
Programa de auditoría:
se enfoca en la inspección y control del cumplimiento de los procedimientos y
políticas en el marco del sistema de gestión interno.