Aplicación de tablas de retención documental.

Luz Mariyeth Muñoz Patiño

Julio 2023.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Bogotá D.C.
Gestión de Archivo
La aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) es un aspecto fundamental dentro de
la gestión documental de cualquier organización. Estas tablas proporcionan directrices claras sobre
la clasificación, el plazo de retención y la disposición final de los documentos generados y recibidos
en la institución. A continuación, se describen las principales aplicaciones de las TRD:

1. Organización y clasificación de documentos: La TRD permite clasificar los documentos de

acuerdo con su tipo, función y valor, lo que facilita su identificación y recuperación cuando sea
necesario. Asimismo, esta clasificación ordenada permite una mejor organización de los archivos
físicos y digitales de la organización.

2. Cumplimiento legal y regulatorio: Las TRD están diseñadas para asegurar el cumplimiento de los
requisitos legales y regulatorios en cuanto a la conservación de documentos. Al seguir los plazos
establecidos en la tabla, la organización evita problemas legales y sanciones por la falta de
cumplimiento.

3. Optimización de recursos: Al determinar el tiempo de retención adecuado para cada tipo de

documento, las TRD contribuyen a optimizar el uso de recursos, ya que se evita conservar
documentos más tiempo del necesario. Esto reduce los costos asociados al almacenamiento y
facilita la identificación de documentos obsoletos que pueden ser eliminados.

4. Preservación de la memoria institucional: Las TRD definen los documentos que deben ser
conservados a largo plazo debido a su valor histórico o cultural. Esto garantiza la preservación de
la memoria institucional, permitiendo que futuras generaciones accedan a información relevante
sobre el pasado de la organización.

5. Facilitación de auditorías y revisiones internas: La TRD proporciona un marco claro para la

auditoría de documentos y registros internos. Facilita la revisión de la documentación relevante y
asegura que los documentos requeridos para fines de auditoría estén disponibles en el momento
adecuado.

6. Gestión del ciclo de vida de los documentos: Las TRD abarcan todo el ciclo de vida de un
documento, desde su creación hasta su disposición final. Esto garantiza una gestión completa y
coherente de los documentos, desde su captura hasta su eliminación o transferencia a un archivo
histórico.

7. Agilización de la búsqueda y recuperación de información: Al clasificar y organizar los

documentos según la TRD, se agiliza la búsqueda y recuperación de información relevante. Esto
mejora la eficiencia de los procesos internos y facilita la toma de decisiones informadas.

8. Apoyo en la toma de decisiones: La disponibilidad de información organizada y actualizada,

gracias a la aplicación de las TRD, brinda una base sólida para la toma de decisiones estratégicas y
operativas dentro de la organización.

9. Respaldo ante contingencias y desastres: La TRD establece procedimientos para la conservación

y protección de documentos críticos ante posibles contingencias o desastres, como incendios o
inundaciones.
10. Promoción de buenas prácticas de gestión documental: La implementación de las TRD fomenta
una cultura de gestión documental responsable y eficiente en toda la organización, lo que se
traduce en una mejor organización de la información y en una mayor transparencia en la toma de
decisiones.

En resumen, la aplicación de las Tablas de Retención Documental es esencial para una gestión
documental adecuada y para asegurar la preservación y acceso oportuno a la información
relevante en cualquier institución. Su correcta implementación contribuye a optimizar recursos,
cumplir con las obligaciones legales y preservar la memoria histórica de la organización.

En conclusión

las Tablas de Retención Documental (TRD) son una herramienta fundamental para una gestión
documental efectiva y organizada dentro de cualquier organización. Su aplicación permite una
clasificación adecuada de los documentos, estableciendo plazos de conservación acordes con las
necesidades legales, administrativas e históricas de la institución.

La implementación de las TRD facilita la identificación y recuperación rápida de información

relevante, lo que mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones informadas. Además,
contribuye a optimizar recursos, reduciendo costos asociados al almacenamiento y eliminando
documentos obsoletos o duplicados.

Un aspecto esencial de las TRD es su papel en la preservación de la memoria institucional, al

definir los documentos que deben ser conservados a lo largo del tiempo debido a su valor
histórico. Esto garantiza que la organización conserve su legado y permita a futuras generaciones
conocer su evolución y desarrollo.

Al cumplir con los requisitos legales y regulatorios, las TRD evitan posibles problemas legales y
sanciones, lo que brinda seguridad a la organización en términos de cumplimiento normativo.

En general, la aplicación de las TRD promueve una cultura de gestión documental responsable y
eficiente en toda la institución. La colaboración entre diferentes áreas de la organización, como
archivos, tecnología de la información y administración, es crucial para asegurar el éxito en su
implementación.

Es importante destacar que las TRD no son un documento estático, sino que deben ser revisadas y
actualizadas periódicamente para adaptarse a los cambios en la legislación, las necesidades de la
organización y el avance de la tecnología.

En resumen, las Tablas de Retención Documental son una herramienta valiosa que contribuye al
buen funcionamiento de la institución, facilita la preservación de la memoria histórica y promueve
una gestión documental organizada y efectiva. Su correcta aplicación es esencial para garantizar el
acceso oportuno y seguro a la información, respaldar la toma de decisiones y cumplir con los
requisitos legales y administrativos.