Gestión Documental: Conceptos Clave

1. Gestión Documental:

 Definición: Proceso de administrar y controlar la creación, captura,

almacenamiento, organización, recuperación y disposición de documentos de
manera eficiente y efectiva.

 Objetivos: Reducción de costos, mejora de la productividad, cumplimiento

normativo, acceso rápido a la información.

2. Ciclo de Vida del Documento:

 Creación: Generación inicial del documento.

 Captura: Conversión del documento físico a formato digital.

 Almacenamiento: Resguardo seguro de documentos, preferiblemente en sistemas

electrónicos.

 Organización: Indexación y clasificación para facilitar la búsqueda.

 Recuperación: Acceso rápido y eficiente cuando se necesita la información.

 Distribución: Compartir documentos con las partes interesadas.

 Retención: Mantener documentos durante el tiempo necesario por

requerimientos legales o empresariales.

 Disposición: Eliminación adecuada y segura al final de su vida útil.

3. Sistemas de Gestión Documental (DMS):

 Definición: Software diseñado para gestionar, organizar y almacenar documentos

de manera electrónica.

 Funcionalidades: Captura, indexación, búsqueda, flujo de trabajo, versionado,

seguridad.

4. Metadatos:

 Información descriptiva sobre un documento.

 Ejemplos: Título, fecha de creación, autor, palabras clave.

 Ayudan en la búsqueda, clasificación y organización.

5. Flujo de Trabajo Documental:

 Automatización de procesos relacionados con documentos.

 Define rutas y acciones según reglas predefinidas.

 Mejora la eficiencia y reduce errores.

 6. Digitalización:

 Conversión de documentos físicos a formato digital.

 Escaneo y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para hacerlos legibles y

buscables.

7. Gestión de Versiones:

 Control de cambios en un documento a lo largo del tiempo.

 Evita confusiones y permite el seguimiento de modificaciones.

8. Seguridad y Acceso:

 Restricción de acceso a documentos sensibles.

 Autenticación, autorización y auditoría para mantener la confidencialidad.

9. Cumplimiento Normativo:

 Cumplir con regulaciones legales y estándares de la industria.

 Retención de documentos según plazos establecidos.

10. Beneficios de la Gestión Documental:

 Reducción del espacio físico.

 Mayor eficiencia en la búsqueda y recuperación.

 Colaboración mejorada.

 Cumplimiento normativo y seguridad mejorada.

ITENS

Importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD):

1. Cumplimiento Legal y Regulatorio: Las TRD ayudan a las organizaciones a cumplir con las
regulaciones y leyes archivísticas y de retención documental que pueden variar según la
jurisdicción y la naturaleza de la entidad. Garantizan que los documentos se mantengan
durante el tiempo requerido por la ley y que los plazos de retención sean seguidos.

2. Eficiencia en la Gestión Documental: Al establecer plazos claros para la retención de

documentos, las TRD permiten una gestión más eficiente del espacio físico y digital. Los
documentos que ya no son necesarios pueden ser eliminados, liberando espacio y
recursos.

3. Preservación de la Memoria Institucional: Las TRD aseguran que los documentos de valor
histórico o informativo sean conservados adecuadamente. Esto garantiza que la memoria
 institucional no se pierda y que las generaciones futuras tengan acceso a la información
relevante.

4. Control de la Información Confidencial: Las TRD definen qué documentos deben ser
eliminados de manera segura para proteger la información confidencial y sensible de
posibles filtraciones o violaciones de seguridad.

5. Facilitación de Auditorías y Responsabilidad: Las TRD facilitan el acceso a la información

necesaria durante auditorías, investigaciones o requerimientos legales. También
establecen una base para la rendición de cuentas y la transparencia organizativa.

6. Optimización de Recursos: Al eliminar documentos que ya no tienen valor legal o

administrativo, las organizaciones pueden reducir los costos asociados con el
almacenamiento y la gestión de documentos innecesarios.

7. Gestión de Riesgos: Una TRD bien definida reduce el riesgo de que documentos
importantes sean eliminados prematuramente o que documentos irrelevantes se
mantengan sin necesidad, lo que puede tener implicaciones legales o financieras.

8. Consistencia y Estandarización: Las TRD promueven la uniformidad en la gestión

documental, ya que establecen criterios claros para la retención y eliminación de
documentos en todas las áreas de la organización.

principios basicos de las TRD

Los principios básicos de las Tablas de Retención Documental (TRD) son los fundamentos que guían
la creación, implementación y mantenimiento de este instrumento archivístico en una
organización. Estos principios son esenciales para garantizar una gestión documental eficiente,
legal y organizada. Aquí están los principios clave:

1. Legalidad: Las TRD deben estar en conformidad con las leyes, regulaciones y normativas
vigentes en materia de gestión documental, retención de registros y archivística en la
jurisdicción pertinente. Esto asegura que los procesos sean válidos desde un punto de vista
legal.

2. Contexto Institucional: Las TRD deben reflejar las funciones, actividades y necesidades
específicas de la organización que las implementa. Deben estar adaptadas al contexto y
objetivos de la entidad, asegurando la relevancia y utilidad de los plazos de retención.

3. Valor Documental: Las TRD deben distinguir entre los documentos de valor temporal y
aquellos de valor permanente o histórico. Esta diferenciación es crucial para establecer
plazos adecuados de retención y disposición.

4. Equidad y Uniformidad: Las TRD deben aplicarse de manera equitativa en toda la

organización, independientemente de la unidad o departamento. Esto evita inconsistencias
y asegura que se cumplan los mismos criterios en todas las áreas.
 5. Plazos de Retención: Las TRD deben establecer plazos claros y específicos para la retención
de documentos en cada fase de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición
final. Estos plazos deben ser coherentes con los requerimientos legales y las necesidades
organizativas.

6. Proceso de Evaluación: Las TRD deben ser revisadas y actualizadas periódicamente para
adaptarse a los cambios en la organización y en las regulaciones. La revisión garantiza que
las TRD sigan siendo relevantes y efectivas a lo largo del tiempo.

7. Participación y Consulta: Al elaborar o revisar las TRD, es importante involucrar a todas las
partes interesadas, incluyendo a expertos en archivística, profesionales legales y
representantes de las áreas pertinentes de la organización. Esto asegura que las TRD sean
sólidas y bien fundamentadas.

8. Flexibilidad: Aunque las TRD deben ser claras y precisas, también deben permitir cierta
flexibilidad para adaptarse a situaciones excepcionales o cambiantes. Esto evita rigidez en
la gestión documental.

9. Divulgación y Capacitación: Es fundamental capacitar al personal sobre el uso y la

importancia de las TRD. Una adecuada formación promueve la comprensión y el
cumplimiento de los plazos de retención.

10. Auditoría y Seguimiento: Las TRD deben ser objeto de auditorías internas y externas para
verificar su cumplimiento y eficacia. El seguimiento constante garantiza que se mantenga
una gestión documental adecuada.

Procesos tecnicos de las TRD

Los procesos técnicos asociados a las Tablas de Retención Documental (TRD) se refieren a las
etapas y actividades que implican la creación, implementación, mantenimiento y revisión de este
instrumento archivístico en una organización. Estos procesos son cruciales para asegurar que la
gestión documental se realice de manera eficiente y en conformidad con las regulaciones. Aquí
tienes los principales procesos técnicos involucrados:

1. Análisis de Funciones y Actividades:

 Identificación de las funciones y actividades principales de la organización.

 Clasificación de las actividades en categorías que reflejen los procesos internos y

las responsabilidades.

2. Identificación de Documentos:

 Identificación de los tipos de documentos producidos y recibidos en cada función y

actividad.

 Definición de los metadatos asociados a cada tipo de documento (título, fecha,

autor, etc.).
3. Definición de Plazos de Retención:

 Establecimiento de plazos de retención para cada tipo de documento, basados en

regulaciones legales, requerimientos organizativos y valor documental.

 Diferenciación entre documentos de valor temporal y documentos de valor

permanente.

4. Elaboración de la Tabla de Retención Documental:

 Organización de la información en una tabla que muestre los tipos de documentos,

sus plazos de retención y su destino final (eliminación o transferencia a archivo
histórico).

5. Aprobación y Autorización:

 Sometimiento de la TRD a procesos de aprobación interna según las políticas y

estructura de la organización.

 Obtención de la autorización de las partes interesadas, como expertos en

archivística y áreas involucradas.

6. Implementación y Comunicación:

 Divulgación y capacitación del personal sobre la TRD, sus objetivos y cómo

aplicarla en la gestión documental diaria.

 Integración de la TRD en los procesos de captura, almacenamiento y recuperación

de documentos.

7. Gestión Documental Según la TRD:

 Aplicación de los plazos de retención en la gestión de documentos.

 Establecimiento de flujos de trabajo para la revisión y aprobación de documentos

antes de su eliminación o transferencia.

8. Revisión y Actualización:

 Programación de revisiones periódicas de la TRD para asegurarse de que siga

siendo relevante y precisa.

 Actualización de la TRD en función de cambios en la legislación, regulaciones o

actividades de la organización.

9. Auditoría y Cumplimiento:

 Realización de auditorías internas y externas para verificar el cumplimiento de la

TRD.

 Mantenimiento de registros y documentación que demuestren la aplicación

correcta de los plazos de retención.
 10. Disposición Final:

 Procesos controlados de eliminación o transferencia de documentos según los

plazos y las instrucciones de la TRD.

 Documentación adecuada de las acciones tomadas para la disposición.

paso a paso elaboración de las TRD

Paso 1: Preparación Inicial

1. Definición de Objetivos: Establece claramente los objetivos de la TRD, como cumplir con
regulaciones legales, optimizar la gestión documental, preservar la memoria institucional,
etc.

2. Constitución de un Equipo: Reúne un equipo multidisciplinario que incluya profesionales

de archivística, expertos en áreas funcionales y representantes legales, si es necesario.

Paso 2: Análisis de Funciones y Actividades

1. Identificación de Funciones: Divide la organización en áreas funcionales (departamentos,

unidades) y define las principales funciones de cada una.

2. Desglose de Actividades: Para cada función, desglosa las actividades específicas que
generan documentos. Esto te ayudará a entender mejor qué documentos se producen en
cada área.

Paso 3: Identificación de Documentos

1. Listado de Tipos de Documentos: Para cada actividad identificada, enumera los tipos de
documentos que se generan o reciben, como informes, contratos, facturas, correos
electrónicos, etc.

2. Metadatos Asociados: Define los metadatos relevantes para cada tipo de documento,
como título, fecha de creación, autor, palabras clave, entre otros.

Paso 4: Establecimiento de Plazos de Retención

1. Investigación Legal y Normativa: Investiga las regulaciones legales y normativas que

afectan la retención de documentos en tu jurisdicción y sector.

2. Determinación de Plazos: Establece los plazos de retención para cada tipo de documento,
basados en las regulaciones y consideraciones organizativas (valor del documento,
necesidades futuras, etc.).

Paso 5: Elaboración de la TRD

1. Formato de la Tabla: Crea un formato estructurado para la TRD que incluya columnas para
funciones, actividades, tipos de documentos, metadatos y plazos de retención.
 2. Organización de la Información: Completa la TRD con la información recopilada,
asegurándote de que esté organizada y legible.

Paso 6: Revisión y Aprobación

1. Revisión Interna: Pasa la TRD por una revisión interna con el equipo multidisciplinario para
asegurarte de que todos los detalles sean correctos y completos.

2. Aprobación: Obtén la aprobación de los responsables y partes interesadas, incluyendo

expertos en archivística y representantes de áreas involucradas.

Paso 7: Implementación y Comunicación

1. Capacitación: Brinda capacitación a los miembros del personal sobre la TRD, cómo usarla y
por qué es importante.

2. Integración en Procesos: Incorpora la TRD en los procesos de captura, almacenamiento y

gestión documental de la organización.

Paso 8: Revisión y Actualización Periódica

1. Programa de Revisión: Establece un programa periódico para revisar y actualizar la TRD,

considerando cambios en regulaciones o en las operaciones de la organización.

2. Mantenimiento: Asegúrate de mantener registros precisos de las revisiones y

actualizaciones realizadas en la TRD

RESUMEN DE LA COMPARACIÓN

1. El análisis de funciones y actividades identifica las áreas de actividad y los procesos de la

organización, lo que ayuda a comprender qué tipos de documentos se generan en cada
proceso.

2. La identificación de documentos y metadatos asegura que se establezca una estructura

clara para clasificar y organizar los documentos, facilitando su búsqueda y recuperación.

3. El establecimiento de plazos de retención en la TRD garantiza que los documentos se

conserven durante el tiempo adecuado, cumpliendo con regulaciones y necesidades
organizativas.

4. La elaboración de la TRD se convierte en una herramienta vital dentro de la gestión

documental al definir cómo los documentos deben ser manejados a lo largo de su ciclo
de vida.

5. La implementación y comunicación de la TRD aseguran que los empleados apliquen

prácticas adecuadas en la gestión diaria de documentos, contribuyendo a la eficiencia y
la organización.
6. La revisión y actualización periódica de la TRD reflejan la naturaleza continua de la
gestión documental, donde las políticas y plazos se adaptan a medida que la
organización cambia y las regulaciones evolucionan.