GESTION DE DATOS

Y DOCUMENTOS
 ÄRCHIVO.
• Mueble o caja que sirve para guardar
documentos o fichas de manera ordenada.
•
Un archivo es un contenedor de información.
La mayoría de los archivos que se utilizan
contienen información (datos) en un formato
determinado: un documento, una hoja de
cálculo, un gráfico.
CLASIFICACION Y ORDENAMIENTO DE LA INFORMACION

• La organización de archivos tiene como

objetivo garantizar la localización efectiva y
rápida de la información, así como la
conservación de los documentos. La
organización incluye dos funciones específicas:
la clasificación y la ordenación.
 PREGUNRA NO.1
• ¿Qué es un servicio de clasificación y ordenam
iento de información?
Es una herramienta que permite organizar y
agrupar información en categorías y
subcategorías para una mejor comprensión y
gestión.
 PREGUNTA NO.2
• ¿ Porque es importante utilizar un servicio de
clasificación y ordenamiento de la
información?
Porque permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la
búsqueda de información relevante, mejora la
eficiencia y productividad, y permite una
mayor claridad y comprensión de la
información.
 PREGUNTA NO.3
¿ Que tipos de información se pueden clasificar
y ordenar?
Cualquier tipo de información, desde
documentos y archivos hasta datos y registros,
puede ser clasificado y ordenado con un
servicio de clasificación y ordenamiento de
información.
 PREGUNTA NO.4
¿ Que criterios se utilizan para clasificar y
ordenar la información?
Los criterios utilizados para clasificar y ordenar
la información pueden ser diversos y
dependen de las necesidades específicas de
cada usuario, pero comúnmente incluyen
fecha, importancia, tipo de información, entre
otros.
 PREGUNTA NO.5
¿ Que ventajas ofrece un servicio de clasificación y
ordenamiento de información en comparación con
otros métodos de organización de información?
Ofrece ventajas como una organización más eficiente y
rápida de la información, una mayor claridad y
comprensión de la información, la capacidad de
buscar y recuperar información de manera más
efectiva, y la posibilidad de compartir y colaborar en
la gestión de la información con otros usuarios.
 FUNCIONES DE LA CLASIFICACION DE
ARCHIVOS

La clasificación de archivos permite la

identificación y el agrupamiento
sistemático de documentos con
características comunes, basado en la
estructura orgánico-funcional de las
instituciones y los trámites
administrativos.
 Tipos de organización de archivos

Existen diversas maneras de ordenar la

documentación física, dependiendo del rubro
y la actividad de la empresa o institución, tales
como:
• Archivo General
• Archivo Alfabético
• Archivo Numérico
• Archivo Alfanumérico
 ARCHIVO GENERAL
• Son los documentos que ya no se encuentran
activos o en uso en los diversos procesos y
que por la información contenida, son objeto
de consulta ocasional. El Archivo General es el
responsable de integrar, resguardar, custodiar
y conservar la documentación Institucional.
 ARCHIVO ALFABETICO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre

lo indica, es la organización de los documentos
o las tarjetas de los clientes, teniendo en
cuenta su localización, es decir, agrupa a todos
los corresponsales de un mismo lugar, por
orden alfabético.
 ARCHIVO NUMERICO

Consiste en la ordenación de documentos de

acuerdo con números de código, que pueden
ser asignados por el empleado del archivo o
puede formar parte del mismo documento,
como el número que aparece en un cheque o
en una factura.
 ARCHIVO ALFANUMERICO.

Alfanumérico es usado para identificar aquella

información compuesta por la combinación de
números,letras y otros caracteres.
 Tareas para la organización de archivos

• Reconstrucción de expedientes
• Limpieza de documentos
• Identificación de series documentales
• Clasificación de expedientes
• Preparación de índices y etiquetas
• Ordenamiento de documentos y expedientes
• Control de préstamos
• Extracción de documentos para el archivo de
inactivos.
 ORGANIZACION
En una organización de archivos, estas tareas
pueden desarrollarse de manera puntual o
con una frecuencia previamente establecida
para liberar a la empresa de tareas tediosas o
no específicas de su negocio.
 RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES

Reconstrucción de Expediente: Proceso técnico

que debe adelantarse con
aquellos Expedientes que se han deteriorado,
extraviado o se encuentran incompletos, para
lograr su integridad, Autenticidad, originalidad
y Disponibilidad.
 LIMPIEZA DE DOCUMENTOS.

Reconstrucción de Expediente: Proceso técnico

que debe adelantarse con
aquellos Expedientes que se han deteriorado,
extraviado o se encuentran incompletos, para
lograr su integridad, Autenticidad, originalidad
y Disponibilidad.
IDENTIFICACION DE SERIES DOCUMENTALES.

Serie documental: división de una sección que

corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma
atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico.
El Número de documento de identidad (NDI),
número de documento o número de serie, es
el número identificatorio único e irrepetible
que identifica un documento para un individuo.
EJEMPLO
 CLASIFICACION DE LOS EXPEDIENTES.

La clasificación es el proceso que permite agrupar de

forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los
principios de procedencia, orden original u otros
factores. Por lo general, se consideran tres elementos
en este proceso: acciones, estructura orgánica y
asuntos.
La clasificación de archivos permite la identificación y el
agrupamiento sistemático de documentos con
características comunes, basado en la estructura
orgánico-funcional de las instituciones y los trámites
administrativos.
 PREPARACION DE INDICES Y ETIQUETAS.

Un índice es un archivo usado para agilizar la

recuperación de los registros. Es redundante
puesto que la información que almacena se
encuentra en el archivo al cual indexa. La
ventaja, sin duda, viene por la vía de recuperar
los registros de manera más rápida.
 ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES.

Expediente: Unidad documental constituida por

uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados con un mismo
asunto, actividad o trámite o por ser resultado
de un mismo proceso de gestión y de
acumulación de los documentos que los
constituyen.
CONTROL DE PRESTAMO DE LOS DOCUMENTOS.

Es el conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por los
sujetos obligados, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación. Documento de
archivo.
EXTRACION DE DOCUMENTOS PARA EL ARCHIVO DE INACTIVOS.

• Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo

llegan los documentos que han perdido todo
valor útil para las operaciones de la compañía,
pero que se mantienen por su valor político,
documental, histórico, o incluso porque la Ley
General de Archivos exige un periodo de
conservación.
 ARCHIVO MUERTO
Un archivo muerto representa aquello que, en
sí, no tiene un uso fundamental dentro de
la empresa; sin embargo, aún se encuentra
dentro del sistema organizativo, lo que puede
representar una carga dentro de la
administración general.
 MÉTODOS DE ORDENACIÓN

Ordenación Cronológica: El criterio de

ordenación lo determina la fecha de los
documentos (año, mes y día), de mayor a
menor, del más antiguo al más reciente.
Dentro de cada año por meses y dentro de
éstos por días.
 ORDENACION ALFABETICA
Los documentos se ordenan siguiendo las letras
del alfabeto. Este método se aplica a
documentos referidos a personas, entidades y
lugares.
 ORDENACION NUMERICA
Los documentos se ordenan siguiendo el
número de registro correlativo que se le da en
la oficina productora para controlarlos.
 ORDENACION POR CONCEPTO
Los documentos se ordenan siguiendo un índice
previamente confeccionado. Este sistema es
válido por ejemplo para la correspondencia
donde se ordenan los documentos por
conceptos y dentro de estos, por orden
cronológica.
Un archivo organizado favorece la conservación
del fondo documental y facilita la búsqueda y
localización de los documentos.