ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Aplicar las tablas de retención documental en una organización u/o institución pública
ayuda a definir y gestionar la información, manteniendo un control y una
categorización eficiente. También porque es una herramienta útil, ya que su
aplicación, facilita el manejo de la información al contribuir con la racionalización
de la producción documental, además de ayudar a la administración a prestar un
servicio efectivo, teniendo una facilidad de control y acceso a los documentos
generados durante los tiempos de retención estipulados.
Para aplicar las tablas de retención documental es importante tener conocimiento de la
normatividad legal vigente, los términos, definiciones y conceptos ya que son la base
fundamental para aplicarlas de acuerdo a la naturaleza de la empresa.
La Ley Nacional 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión
de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento
de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En su artículo
24 refiere entre otros aspectos, la obligación de la elaboración y adopción
de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica
para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos
que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de
eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para
los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes
dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
¿Qué es una tabla de retención documental, como se elaboran y cuál es su
Importancia dentro de una organización o empresa ya sea de carácter público o
Privado?
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico
que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las
empresas, definido por La norma ISADG (Norma Internacional de Descripción
Archivística) que sirve para determinar el valor del documento, la información
contenida en ellos, la categorización, optimización de los procesos y controlar el ciclo
de vida de los documentos en una organización. Teniendo lo anterior claro, uno de los
instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión
documental en una empresa, las Tablas de Retención Documental o TRD,
las cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de
la identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los
tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.

Beneficios de su aplicación
Cada organización de acuerdo a su naturaleza produce (a su ritmo) diferentes tipos de
información en distintos formatos. De este modo, si no se lleva un correcto manejo de
la gestión documental, la organización podría ir perdiendo control sobre lo que
produce. Esto se ve reflejado en los gastos relacionados al manejo documental, así
como el tiempo que se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los
documentos. Es por ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión
documental y del manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y
el correcto uso de la información, todo con la finalidad de optimizar tiempos,
automatizar, tareas y mejorar la eficacia y la eficiencia, y de este modo contribuir al
crecimiento económico de la empresa
Las TRD forman parte de las herramientas de gestión documental de las instituciones
productoras y cumplen con las siguientes funciones:
 Identifican las funciones de la institución productora de los documentos.
 Visibilizan y transparentan la producción documental de la institución mediante
la presentación y manejo de un listado de series y subseries
documentales.
 Facilitan el proceso de organización documental en las distintas fases de
los documentos.
 Documentan los tiempos en que los documentos deben permanecer en
los diferentes archivos, de acuerdo al ciclo vital de los documentos (retención).
 Facilitan la toma de decisión en relación a la disposición final de los
documentos, previo análisis y determinación de sus valores.
 Regulan las transferencias desde las instituciones productoras al
Archivo Nacional como consecuencia de su aplicación.
 Otorgan seguridad a los procesos de valoración y eliminación de los
documentos de archivo, de acuerdo a la normativa vigente.
Conclusiones
 Para concluir en la realización de este ensayo tengo que resaltar que las Tablas
de Retención Documental es una herramienta muy útil, que contribuyen a las
empresas que aplican este método.
 Que cada documento producido por la empresa, se encuentre respaldado por
unas actividades y funciones congruentes con la realidad
administrativa.
 Facilidad de la gestión documental de los trámites ya que la tabla de retención
documental especifica las agrupaciones documentales con base en las
funciones, que dan resolución a dichos tramites.
 Reducción de tiempo para la búsqueda de información y muy importante,
agilidad en los procesos administrativos al contar con la información al alcance y
de manera oportuna.