República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Instituto Universitario de Tecnología Industrial “Rodolfo Loero Arismendi”

Maturín – Estado – Monagas

Cátedra: Organización y Métodos

Sección: 2DI

Especialidad: Informática

Docente: Realizado por:

Rosa Velásquez Ramón Villarroel [29.879.904]

Maturín, Agosto del 2020

 INTRODUCCIÓN

Los manuales administrativos son necesarios para una empresa ya que estos sirven de
apoyo para poder tener una mejor organización dentro de la organización, puesto que la
estructura de esta, resultan demasiado complejas. Las empresas cada día crecen mas por lo
tanto incrementa la necesidad y modificación de los manuales. Es por lo anterior que se
considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la
empresa, es la preparación de manuales.
 DESARROLLO

Manuales Administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de
una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, entre otras.) como las instrucciones y lineamientos
para que desempeñe mejor su tarea.

Importancia de los Manuales Administrativos

Los Manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones
para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables
debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que
se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías
avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.

Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos tengan
de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los empleados de la
organización, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

Usos de los Manuales Administrativos

Por su contenido:

- De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la

empresa.

- De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el

interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de
sueldos, etc.

- De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

- De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se

detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

- Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

- Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

Papel Dentro de la Organización de los Manuales Administrativos

Se puede definir a un manual como “un registro inscrito de información e instrucciones que
conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado
en una empresa “o” un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una
empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Por lo tanto, un manual administrativo es un documento que contiene, en forma ordenada,

sistemática y accesible, información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los
miembros de una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con
respecto a dicha organización.

Los beneficios que se derivan del uso de estos manuales se vinculan a brindar una mejor
atención al cliente, disminuyendo las demoras, solucionando sus problemas y dudas.

Por ejemplo, las tarjetas de crédito internacionales acostumbran a ofrecer a sus clientes
servicios adicionales, como ser un seguro médico a viajeros o la realización de llamadas
telefónicas bonificadas. Al momento de otorgar el servicio, suelen entregar un pequeño
manual en el que incluyen el reglamento de prestación de servicios, sus limitaciones, la
forma de acceder a los mismos y realizar los trámites.

En la medida que existe una fuerte tendencia hacia la simplificación de los trámites para los
usuarios y a brindar a éstos múltiples opciones para realizarlos, estos manuales son cada
vez más frecuentes. Generalmente, se ponen a disposición del público a través de Internet.

Estructura de los Manuales Administrativos

Índice o Tabla de Contenido

Brinda una versión esquemática del contenido del manual, con referencia a la página donde
se ubica la información. En manuales muy extensos, antes de cada sección, es conveniente
incluir una tabla de contenido de esa sección, que reproduce el índice general. Los
manuales en formato informático presentan ventajas en este sentido, ya que generalmente
permiten el acceso a cada tema de acuerdo a múltiples criterios: alfabético, por tema,
mediante el uso de hipervínculos.

Introducción o Antecedentes

Es un breve enunciado del objetivo o propósito del manual, su alcance, aplicabilidad y uso.
Glosario

Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de términos

importantes usados en el manual, especialmente en los casos que en lenguaje común
pudieran tener otra acepción.

Cuerpo Principal

El contenido y organización del cuerpo principal del manual depende de la temática del
mismo.

Anexos

Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusión en el cuerpo principal del manual
dificultaría la lectura. Por ejemplo, puede incluirse como anexo el marco normativo de la
organización. No es recomendable incluir material de consulta que no esté específicamente
relacionado con el manual.

Tipos de Manuales

1.- Manual de Organización:

El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y

sistemática, información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes
históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o
entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las
relaciones orgánicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura
organizacional, Este manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una
de las unidades administrativas que integran la institución, asimismo, explica de forma
integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institución,
cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse
con la misma.

2.- Manual de Políticas:

El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una

institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los
cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales.
Toda política debe estar orientada hacia el objetivo primario o razón de ser de la institución.
Este Manual puede incluir las políticas generales de la institución, así como de las unidades
administrativas de la misma. Un manual de políticas es fundamental para asegurar la
uniformidad de acción de una institución.
3.- Manual de Procedimientos y Normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y

detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas,
generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas
actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de
actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución
sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la
forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como
agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades
organizativas que la requieran.

Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales,

señalando la secuencia lógica de las acciones o pasos a seguir para la consecución de bienes
o servicios determinados. Además, contienen ilustraciones a base de formularios,
fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representación gráfica de la
secuencia de actividades para hacerla más fácilmente comprensible.

4.- Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades

u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que
cumplen iguales funciones.

5.- Manual del Empleado:

Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a
una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el
momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa,
actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados,
derechos y obligaciones, entre otros.

6.- Manual de Propósitos Múltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los

que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y
mantenimiento.
Ventajas y Desventajas de los Manuales Administrativos

Ventajas:

- Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

- Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento, funciones,

normas, etc.

- Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.

- Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del tiempo.

- Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

- Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas el seguimiento

del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Desventajas:

- Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de

las operaciones.

- El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.

- Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.

- Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales, que
también son muy importantes.

- Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en detalles puede volverse

complicados.
 MAPA CONCEPTUAL

Manuales Administrativos

Son

Documentos que sirven para registrar

sistemáticamente la información de una
organización.

Importancia Usos Papel Estructura Tipos Ventajas y

Desventajas

Son las Contenido En la Va en el Clasificación

herramientas Ámbito empresa orden +y-

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de sus el interior de la sus problemas
5. Anexos Múltiples puede ser alto.
estructuras empresa y dudas.
 CONCLUSIÓN

Como último punto podemos concluir que los manuales administrativos nos proporcionan
aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema con las pymes
actualmente es que no se enfocan en la creación de los mismos, dejando pasar de esta
manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al tenerlos en una organización.

Nos damos cuenta que dichos manuales tienen una gran importancia, porque son
instrumentos útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en
los procedimientos y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los
diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a
seguir se encuentran determinados por escrito, haciendo más eficiente al personal dentro de
la organización.
 BIBLIOGRAFÍA

https://administrativas.wordpress.com/2011/12/06/manuales-
administrativos/#:~:text=Los%20manuales%20administrativos%20son%20documentos,de
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https://www.gestiopolis.com/los-manuales-administrativos-como-herramienta-clave/

https://aplicaciones.onsc.gub.uy/pmb/opac_css/doc_num.php?explnum_id=71#:~:text=Se%
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https://mdjesus.wordpress.com/2010/06/25/tipos-de-manuales-administrativos/

https://contadormx.com/2019/01/10/ventajas-y-desventajas-de-los-manuales-
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