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MANUALES ADMINISTRATIVOS O MANUALES EMPRESARIALES.

Concepto
Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una
organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas,
procedimientos, etc.). As como las instrucciones y lineamientos que se consideren
necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.

Caractersticas de los manuales


o Partiendo de las ventajas de la utilizacin de los manuales de
procedimientos, se pueden enunciar algunas caractersticas que ellos
deben cumplir:
o Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
o Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin.
o Facilitar la localizacin de las orientaciones y disposiciones especficas,
Mediante una
o Diagramacin que corresponda a su verdadera necesidad.
o Redaccin simple, corta y comprensible.
o Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
o Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
o Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin.
o Facilitar, a travs del diseo, su uso, conservacin y actualizacin.
o Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la
empresa.
o Un aspecto importante que debemos observar en materia de
compilacin y consulta de os manuales es el relacionado con la
utilizacin de aplicaciones de sistemas que permiten actualizacin y
consulta rpidas de ellos. En la medida en que la presentacin y
consulta de los manuales pueda llevarse a cabo por medios electrnicos
mucho mejor desde el punto de vista de la agilidad, seguridad y costos.
Objetivo del uso de los manuales.

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o


sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para
definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la
repeticin de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organizacin.

Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.


Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin
con el resto de la organizacin.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerrquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras
organizaciones.
Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que
interacta la organizacin.

Tipos de manuales
Entre los tipos de manuales ms utilizados se encuentran:
1.- Manuales de Organizacin
2.- Manuales de Polticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.- Manual de contenido mltiple.
7.- Manuales de finanzas
8.- Manuales del sistema

La Elaboracin Del Manual De Organizacin

TITULO I:
GENERALIDADES
Finalidad del manual

Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas


que contiene el Manual.
Base legal
Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y
gestin.
Alcance
Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual.
Aprobacin
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia
el Manual.

TITULO II:
DEL DISEO ORGNICO
Funciones generales del rgano
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al rgano, como
parte integrante de la organizacin institucional.
Estructura orgnica del rgano
Sealar la distribucin de las unidades orgnicas que comprende la institucin,
en orden decreciente, desde el ms alto nivel de decisin hasta el ltimo
escaln organizativo:

De Alta Direccin
De Direccin
De consulta
De Lnea
De Apoyo
De Asesora
De Control
De descentralizacin

Relacin jerrquica de unidades orgnicas


Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Lneas de
Coordinacin.
Organigrama de la institucin

Establecer el diseo grfico de la estructura orgnica de la empresa.


Cuadro de distribucin de cargos por rganos
Consignar la relacin de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y
clasificada.

TITULO III
DEL MANUAL
Funciones generales del departamento
Describir las funciones generales del departamento
Funciones especfica de los cargos
Determinar las funciones especficas de los cargos, observando el siguiente
esquema:
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Denominacin del cargo


Naturaleza del cargo (funcin resumen)
Funciones especfica del cargo
Lnea de dependencia de los cargo
Grado de responsabilidad
Canales de coordinacin
Requisitos mnimos de los cargos
Conocimiento y/o Instruccin
Experiencia laboral

Ventajas
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil
reunir.
La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trmite a travs del tiempo.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.

Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin


administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia
en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que
le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades
segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y metdicos.

Desventajas.
Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.
Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.
Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que
sean tiles y suficientemente flexibles.
Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.

Conclusin
Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es mltiple, en
virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que
respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecucin, de tal manera, se puede afirmar que la
necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes
organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los
pasos del proceso administrativo.

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