Cronograma de un proyecto: ¿qué es y cómo crearlo?

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cronograma

Un cronograma da orden a los proyectos, sirve para anticipar retrasos y evaluar rendimientos. Hay tres
maneras de hacerlo.

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El cronograma es una herramienta esencial para elaborar calendarios de trabajo o actividades. Un

documento en el que se establece la duración de un proyecto, la fecha de inicio y final de cada tarea; es
decir, una manera sencilla de organizar el trabajo.

El formato del cronograma de un proyecto solía ser físico (en papel) hasta que las nuevas tecnologías
han optimizado la creación de un cronograma digital que puede visualizar toda la plantilla y en el que
organizar las tareas de forma colaborativa.

Tabla de contenidos [_ocultar_]

1 ¿Qué es un cronograma?

2 ¿Cómo crear un cronograma? 5 pasos

2.1 Definición de tareas

2.2 Encontrar las relaciones

2.3 Fijar plazos en el cronograma de trabajo

2.4 Armar el cronograma de un proyecto

2.5 Ir reajustando el cronograma de trabajo

3 Para qué sirve un cronograma de actividades

4 Ventajas de crear un cronograma de actividades

5 Inconvenientes y riesgos de usar un cronograma de un proyecto

6 3 tipos de cronogramas

6.1 Cronograma de Pert

6.2 Cronograma de hitos

6.3 Cronograma de Gantt

7 Ejemplos de cronogramas en las empresas

8 Preguntas frecuentes sobre un cronograma de un proyecto

8.1 ¿Qué elementos no pueden faltar en un cronograma?

8.2 ¿Qué ocurre si no se cumple con el cronograma?

8.3 ¿Cómo calcular de forma realista los plazos de un cronograma de actividades?

8.4 ¿Cómo elegir el tipo de cronograma ideal para cada empresa?

8.5 ¿Los cronogramas se pueden modificar o deben ser totalmente rígidos?

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma de trabajo es un calendario de trabajo o actividades en el que se especifican las etapas

de un proyecto. Con el cronograma se planifica y controla fácilmente la producción.

En definitiva, al crear un cronograma ofrecemos un recurso muy interesante para organizar a los
trabajadores y ayudarles a cumplir con un objetivo más grande que se desmenuza en pequeñas tareas,
lo cual optimiza el proceso.

En un cronograma de una empresa se integran:

Tareas

Fechas de entrega

Recursos necesarios

Relaciones con otros proyectos / actividades

Responsables para tener una visión clara sobre el estado de un proyecto

Por tanto, el cronograma simplifica el monitoreo de los managers y ofrece a los empleados una hoja de
ruta para alcanzar los objetivos, descomponiendo las actividades para realizarlas de forma progresiva.

Hasta ahora era muy común que los cronogramas fuesen realizados a mano, en especial si involucraba a
una sola persona, en la actualidad las empresas necesitan apoyarse en herramientas digitales tanto por
el volumen de trabajadores como por la facilidad en la gestión y organización de tareas.

Guía impacto de un software de RRHH en los roles de una empresa

¿Cómo crear un cronograma? 5 pasos

Para elaborar el cronograma del proyecto de una empresa se recomienda seguir las siguientes etapas:

Definición de tareas

Hay que saber cuáles son las tareas necesarias para el cronograma de actividades. Por lo general, esta
definición se produce cuando los supervisores de las áreas involucradas se reúnen para fijarlas, haciendo
una lista que luego se representará en el cronograma.

Encontrar las relaciones

Es probable que en la realización del cronograma de trabajo aparezcan tareas que dependan de otras.
Por tanto, hay que clasificarlas.

Se hace de la siguiente manera:

Fin – comienzo: son las tareas que dependen de una anterior. Hasta que esa no esté hecha, no se podrá
avanzar con la siguiente.

Comienzo – comienzo: engloba dos o más tareas que se pueden realizar al mismo tiempo.

Comienzo – fin: una tarea comienza en el momento que otra termina. Guardan relación entre sí.

Fin – fin: agrupa dos o más tareas que deben concluir en el mismo momento o lapso de tiempo.

Fijar plazos en el cronograma de trabajo

Una vez que se han definido las tareas y las relaciones entre ellas, para realizar el cronograma hay que
fijar los plazos de realización para cada una de ellas. Este punto es clave porque contribuye al orden y
marca el ritmo de producción.

Esta etapa es una de las más exigentes. Por lo general, no es posible realizar estimaciones de tiempo
exactas. Por eso muchas compañías se apoyan en un software de control horario para tener claro cuánto
toma determinada tarea, aproximándose a tiempos reales.

O para analizar quién está trabajando en cada turno y, a su vez, evitar problemas de solapamientos de
horarios y organización (que no haya ningún turno vacío por culpa de bajas o vacaciones).

Software de gestión de turnos rotativos

A diferencia de los procesos manuales, la herramienta digital ofrece módulos específicos y

personalizados para cada proyecto, evitando que se mezclen entre sí.

Control horario de empleados

A lo anterior se suman registros de tiempo específicos por empleado que luego pasan a formar parte de
un informe de tiempo detallado y grupal (dado el caso). Esto evita sesgos y contribuye a tener un
cronograma del proyecto ajustado con la realidad de producción de la empresa.

Gestor de turnos

Además de lo anterior, aporta indicios sobre el rendimiento laboral, si es el esperado o no. En definitiva,
registro de horas, gestión de turnos y supervisión del trabajo en un solo programa.

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Armar el cronograma de un proyecto

Agrupada toda la información anterior, el siguiente paso es plasmarla en el cronograma. Por lo general se
usan filas y columnas en las que se distribuye información como:
Tareas o actividades

Semana (o tiempo estimado de entrega)

Recursos

Responsable

En cuestiones de diseño, se recomienda dejar un espacio prudente entre márgenes para poder agregar
información (por lo general producto de ajustes) con comodidad. Las columnas y filas del cronograma
pueden variar dependiendo de la dimensión del proyecto.

Ir reajustando el cronograma de trabajo

El cronograma de un proyecto no es algo fijo.

A medida que se avanza con las tareas, probablemente sea necesario realizar ajustes o incorporar
nuevas acciones en el cronograma, así como marcar o tachar las metas que se alcanzan (funciona como
estrategia de motivación: un paso más hacia la meta).

En ocasiones, los proyectos coinciden con las vacaciones de alguno de los empleados, ausencias o
cambios de turnos que influyen en la dinámica de producción. A través del software de gestión de
tiempo se sincronizan esas variables en un calendario que puede ser revisado por el equipo de trabajo
para ajustar el cronograma según convenga.

Nuestro software de control horario de trabajadores es muy flexible en el registro de la jornada y

permite elegir a los responsables cómo quieren registrar las horas de trabajo.

Ya sea otorgando flexibilidad horaria al empleado incluyendo el inicio de la jornada y el fin de forma
manual, fichando el horario habitual en un click, fichajes masivos semanales o con medidas más
restrictivas como cronómetros o contadores de horas, geolocalización.

Registro de horas de trabajo

También se integra con sistemas de control de presencia como kioscos con tablet, dispositivos de
reconocimiento biométrico, tarjetas… Con una única app podrás registrar el tiempo trabajado y
supervisar su rendimiento.

Sistema de control de presencia

Para qué sirve un cronograma de actividades

Un cronograma de una empresa sirve para:

Anticipar retrasos durante los proyectos.

Simplificar la gestión de recursos (materiales y humanos), marcando qué es necesario para cada tarea y
con qué se cuenta.

Fomentar la comunicación entre los empleados durante las reuniones de trabajo, ya que la
calendarización de un proyecto sirve de guía.

Ofrecer un panorama global del proyecto, facilitando evaluar cuáles son las áreas de la organización que
trabajan más lento y más rápido.

Kit de Gestión del Tiempo

Ventajas de crear un cronograma de actividades

Dentro de las ventajas del cronograma están las siguientes:

Fijar un orden de tareas según la relación entre ellas.

Permite diseñar la mejor ruta posible para alcanzar el objetivo del cronograma.

Contribuye a la supervisión de la productividad, monitoreando los tiempos de entrega.

Genera certezas en cuanto al avance, estado y previsión de entrega o finalización del proyecto.

En caso de reconocer problemas o retrasos, es posible tomar medidas si el monitoreo es constante.

Si, por el contrario, los lapsos se cumplen antes de lo previsto, la organización puede recompensar a los
empleados como parte de un plan de incentivos.

Contribuye a una mejor evaluación del desempeño, al poder estimar cuánto han tardado o en qué tareas
han estado involucrados.
TODO sobre la Evaluación del Desempeño

Descubre cómo implantarla y cuáles son sus ventajas principales.

Inconvenientes y riesgos de usar un cronograma de un proyecto

Errores humanos en las primeras etapas del cronograma pueden generar que el resto del cronograma
sea ineficaz.

Aunque se diseñen las mejores rutas posibles para alcanzar el objetivo del cronograma, durante el
mismo, pueden surgir problemas que obliguen a cambiar el camino, si no se hace y se empeña en seguir
el cronograma, el éxito del proyecto puede tambalearse.

Cronogramas de proyectos muy grandes que se dividen en una infinidad de tareas pueden generar
confusión y que nunca se lleguen a alcanzar o cerrar objetivos más grandes.

Como vemos, los riesgos están sujetos a la variabilidad de los lapsos de entrega (en los que influye la
productividad, las ausencias imprevistas, las vacaciones…) y la asignación correcta de tareas.

Organizador de turnos de trabajo

Por tanto, normalmente es casi imposible dar con un fecha exacta de culminación. Sin embargo, se
pueden hacer estimaciones y marcarlas en el cronograma a partir de la sugerencia anterior, evaluando
los lapsos para cada tarea a través de un software de gestión de tiempo.

Esto no quiere decir que la calendarización de un proyecto deben hacerse sin margen de tiempo; todo lo
contrario. Se trata de establecer lapsos reales y flexibles. Lo importante, ante los riesgos, es cumplir con
la cadena de acciones preestablecida, fijada en la línea base, para cumplir los objetivos.

Esto quizá propicie un escenario en el que el proyecto no se entregue en la fecha prevista, pero se
presentará de la mejor manera posible.

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3 tipos de cronogramas

El cronograma ideal para tus dinámicas de trabajo depende del enfoque y el tipo de proyecto.
Los más usados son:

Cronograma de Pert

Este diagrama prioriza las tareas y las relaciones entre ellas antes que las fechas de entrega.

Cada tarea es representada en un cuadro en el que se incluyen los procesos que requiere. El orden de las
cajas dependerá de la prioridad temporal y las relaciones entre cada actividad. Normalmente, se
distribuyen de izquierda a derecha.

Esta distribución suele ser acompañada por flechas para establecer relaciones de causalidad o
dependencia entre las tareas.

Cronograma de hitos

Agrupa los puntos o etapas clave de un proyecto. Pueden ser tareas esenciales, fechas de entregas o
reuniones importantes. Por tanto, en este cronograma no se incluyen todas las tareas o acciones sino
aquellas más relevantes.

Cualquiera de estos modelos dependerá de una línea base de la calendarización de un proyecto, que se
define una que vez que el cronograma está hecho y aprobado por las distintas instancias (cliente,
dirección, responsable de proyecto…).

La línea base de cronograma es la versión fina del modelo que se haya seleccionado. Funciona como
referencia para monitorear el proyecto, marcando en tiempo real aquellas etapas que se vayan
alcanzando.

Cronograma de Gantt

En este cronograma de actividades, la distribución de las tareas es en forma de barra temporal (que
suele ser denominada como eje X). Mientras más extensa, más tiempo requiere la acción.
Esta diagramación facilita el monitoreo, por fecha de inicio y conclusión, de las tareas y la fecha de
comienzo y entrega del proyecto.

Suele ser el más utilizado.

Ejemplo de cronograma de Cronograma de Gantt

Cronograma

Recreamos un ejemplo sobre el rediseño de una página web. La intensidad del color azul marca el
estatus de la actividad, mientras más oscuro más cerca está de su culminación. Haz click sobre la imagen
para ampliar el cuadro.

Ejemplos de cronogramas en las empresas

Empresa de desarrollo de software:

Tipo de cronograma: Pert

El Modelo Pert permite una planificación detallada y análisis de las dependencias entre tareas, lo cual es
crucial en proyectos de desarrollo de software donde ciertas fases dependen del completamiento de
otras.

Empresa constructora ante la construcción de un edificio:

Tipo de cronograma: Gantt

Razón: El Cronograma de Gantt proporciona una visualización clara de las tareas a lo largo del tiempo, lo
que es útil en proyectos de construcción donde se requiere un seguimiento estricto de los plazos y
secuenciación de actividades.

Cualquier empresa con el lanzamiento de un nuevo producto:

Tipo de cronograma: Cronograma de Hitos

Razón: Un cronograma basado en hitos es ideal para seguir el progreso hacia fechas clave como la
finalización del diseño del producto, la producción, y el lanzamiento al mercado.

Empresa de salud con la investigación y Desarrollo (I+D) de un nuevo medicamento:

Tipo de cronograma: Pert

Razón: Dada la naturaleza compleja y las interdependencias entre las diversas fases de la investigación, el
Modelo Pert ayuda a identificar el camino crítico y a gestionar las dependencias entre tareas.

Cualquier organización ante su propio evento corporativo:

Tipo de cronograma: Cronograma de Hitos

Razón: Los eventos corporativos tienen fechas clave que deben ser alcanzadas, como la selección del
lugar, contratación de proveedores, y la ejecución del evento. Un cronograma de hitos ayuda a mantener
el enfoque en estos momentos cruciales.

Todo sobre turnos de trabajo

Tipos y cómo optimizarlos con tecnología.

Preguntas frecuentes sobre un cronograma de un proyecto

¿Qué elementos no pueden faltar en un cronograma?

Definición de tareas: listado claro y detallado de todas las actividades necesarias para completar el
cronograma de un proyecto.

Asignación de responsabilidades: identificación de los encargados de cada tarea y sus roles dentro del
proyecto.

Estimación de duración: Tiempo estimado para la realización de cada actividad, con input de los expertos
relevantes.

Fechas clave: inclusión de fechas de inicio, hitos importantes y fecha de finalización del proyecto.

Margen para imprevistos: espacio para ajustes en caso de retrasos o cambios inesperados en el
proyecto.

Dependencias y relación entre tareas: crucial para una secuenciación lógica y una ejecución exitosa del
proyecto.

¿Qué ocurre si no se cumple con el cronograma?

Un cronograma es una herramienta crucial para la organización efectiva de un proyecto o conjunto de

tareas, pero, por sí mismo, no garantiza el cumplimiento de plazos. Si no se cumple un cronograma de
actividades, es vital analizar las causas, que pueden ser desde objetivos mal definidos hasta falta de
compromiso del equipo o planificación inadecuada.

Identificar estos errores permite una planificación mejorada en futuros proyectos, y el uso de objetivos
SMART puede ser de gran ayuda. Si se anticipa un incumplimiento del cronograma, es fundamental
informar a las partes afectadas, ofrecer soluciones y, si es necesario, actualizar el cronograma para
reflejar nuevas fechas de entrega o metas.
¿Cómo calcular de forma realista los plazos de un cronograma de actividades?

La estrategia más efectiva es involucrar a los responsables de cada actividad en este proceso, ya que su
experiencia les permite estimar el tiempo necesario para completar sus tareas de manera precisa.
Posteriormente, es tarea del organizador o responsable supremo del cronograma, sumar el tiempo
estimado para cada actividad, y añadir un margen adicional para manejar imprevistos, como bajas por
enfermedad u otros contratiempos. Siempre hay que cumplir con la legislación y no exceder de horas
extra o de la jornada laboral establecida de cada trabajador.

¿Cómo elegir el tipo de cronograma ideal para cada empresa?

Dado que cada entorno empresarial posee características distintas, la selección del tipo de cronograma
debe ser personalizada según las demandas y metas de cada organización.

Por ejemplo, para la gestión de un proyecto de desarrollo de software, el modelo Pert puede ser
altamente beneficioso para analizar las tareas y determinar las dependencias críticas.

En cambio, para una empresa dedicada a la organización de eventos, un modelo basado en hitos sería
más apropiado para tener un control claro de los momentos clave en la preparación y ejecución de cada
evento.

¿Los cronogramas se pueden modificar o deben ser totalmente rígidos?

Se recomienda que el cronograma sea lo más flexible posible, ya que permite la adaptación frente a
circunstancias inesperadas que puedan afectar el desarrollo del proyecto. Si es flexible, por ejemplo se
podrían añadir horas extra o contratar un trabajador más si se ve que no se está llegando a los plazos
marcados. De otra manera, en cuanto no se llega al ritmo marcado por el cronograma… se fracasa.

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