¿Qué es un cronograma?

Un cronograma es una herramienta básica y muy útil para organizar tareas, actividades
o las fases de un proyecto. En este se establecen las fechas de inicio y final de cada
trabajo, así como la duración total. Hace años los cronogramas solían ser de papel, pero
gracias a las nuevas tecnologías, hoy en día podemos acceder a muchos programas que
permiten crearlos digitalmente. Además, estos pueden compartirse con el resto de los
empleados y organizar las tareas simultáneamente. Así pues, supone una manera
sencilla de organizar el trabajo.

Un cronograma es un calendario de trabajo en el que se especifican las diferentes

etapas de un proyecto, pudiendo planificarlas y controlar su ejecución. En él se
establecen las tareas, las fechas de entrega, los recursos que serán necesarios y si hay
alguna relación con otros proyectos. De esta manera, el cronograma de un proyecto
ofrece una visión clara y global de este, pues permite desglosar las tareas para
realizarlas progresivamente, convirtiéndose en una hoja de ruta para que los
empleados sepan cómo alcanzar objetivos.
Asimismo, y como hemos mencionado anteriormente, hace años era muy común que
los cronogramas se hiciesen a mano. Pero, gracias a la digitalización,
actualmente pueden hacerse online, permitiendo que todos los empleados accedan a
ellos simultáneamente y puedan modificarse conjuntamente. Y es que, con el
teletrabajo, los cronogramas digitales se han convertido en una herramienta
imprescindible para ejecutar proyectos empresariales desde casa.

¿Para qué sirve un cronograma?

Un cronograma de actividades permite anticipar retrasos durante el desarrollo de

proyectos empresariales. También simplifica la gestión de recursos, dando una visión de
los que son necesarios para realizar cada tarea y con los que se cuentan.
Por otro lado, un cronograma fomenta la comunicación entre los trabajadores durante
las reuniones y ofrece una visión global del proyecto. Facilita la valoración de aquellas
áreas o miembros que trabajan más rápido o lento.

Ventajas y desventajas de usar un cronograma

Ventajas

La utilización de esta herramienta tan útil en el diseño de proyectos beneficia tanto a la

organización como al personal que trabaja en el mismo. Aunque la responsabilidad, el
compromiso y la motivación son esenciales para cumplir los objetivos de la empresa, la
utilización de cronogramas hará de la planificación algo visual y accesible para todo el
equipo. Algunas de las ventajas que puede aportarte el uso de cronogramas:

 Determinar todas las actividades necesarias para hacer realidad los objetivos.

 Priorizar para determinar un orden lógico.

 Establecer los tiempos y asignar responsabilidades en el equipo de trabajo.

  Analizar qué recursos se necesitan para realizar la actividad.

 Establecer la relación o dependencia entre las diferentes actividades (tareas que no

empiezan hasta que otras finalizan, las que no pueden finalizar hasta que otra
finalice, las que no pueden comenzar hasta que no comience otra y las que no
pueden finalizar hasta que otra comience).

 Permite estar seguro de que se está avanzando en la consecución de metas.

 Análisis de las actividades.

Desventajas

 Para determinados proyectos puede resultar insuficiente. En proyectos amplios y

complejos puede resultar insuficiente pues sólo facilita las tareas generales y la
duración de cada una de ellas, sin especificar nada más. Por eso, es necesario
combinarlo con otras técnicas, como el CPM o el PERT, que completan la
información ofrecida por el primero.

 Precisa de una evaluación y revisión continua. Los proyectos son dinámicos y

cambiantes. Determinados imprevistos pueden modificar el cronograma entero,
por lo que es necesario actualizarlo periódicamente, para que cumpla con su fin. Y
mucho más hoy en día, con el gran auge de las start-ups, que necesitan
herramientas de gestión que les permitan flexibilidad en todos los sentidos de la
gestión empresarial.

 La configuración puede llevar mucho tiempo. Configurar un diagrama de Gantt

para un proyecto complejo puede ser complicado y consumir mucho tiempo. El
software puede ayudarlo.
 No designan prioridades: Los diagramas de Gantt se centran en presentar las
tareas en un proyecto, el orden de esas tareas y el tiempo aproximado que se
tarda en completarlas. Los gráficos no muestran la prioridad de las tareas
concretas que debe realizar para que el proyecto sea un éxito. Con tal omisión, es
 posible que los miembros del equipo no entiendan esas prioridades de la manera
en que deberían.
 No ofrecen muchos detalles sobre las dependencias de tareas: Los diagramas de
Gantt pueden mostrar cómo debe completar una tarea antes de iniciar otra. Pero
no proporcionan muchos detalles sobre todas las dependencias dentro de una
tarea específica para un proyecto.

 Las barras de tareas no muestran la cantidad de trabajo que requiere cada

tarea: La longitud de una barra de tareas del diagrama de Gantt muestra la
cantidad de tiempo que puede tomar finalizar una tarea. Pero esa extensión no
indica los recursos específicos que requiere una tarea de este tipo.

Algunas tareas con barras cortas (que representan plazos cortos) pueden requerir
recursos significativos. Algunas tareas con barras largas pueden requerir recursos
mínimos. El diagrama de Gantt puede ser engañoso a la hora de representar la
cantidad de trabajo y recursos necesarios. Por lo tanto, para asignar y supervisar
correctamente los recursos, es posible que deba utilizar otras herramientas
además del diagrama de Gantt.