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1. Básate en un plan.
El seguimiento de un proyecto es imposible sin un plan previo. Tus
gestores únicamente tendrán que monitorear que se estén
cumpliendo con las pautas establecidas en ese programa.
Ya sea que tu diseño o que provenga de tus superiores, cumplir
con esa planificación es fundamental, ya que será la prueba de tu
desempeño y te permitirá identificar áreas de oportunidad en el
plan original.
Para comenzar, te recomendamos crear un cronograma, un plan
de cumplimiento de pasos específicos o un esquema de flujo de
trabajo, en los que aclares qué, cómo y cuándo deben cumplirse
cada uno de los procesos del proyecto. Los diagramas de Gantt,
los tableros Kanban y los calendarios son opciones realmente
útiles para lograrlo.
7. Automatiza tareas.
Ejecutar diversas tareas como monitorear el trabajo de tus
colaboradores, dar seguimiento a métricas, crear reportes para
inversores, diseñar calendarios y dar retroalimentación a los
equipos, de manera simultánea, puede ser complejo. Más aún,
cuando se trata de empresas grandes.
Para ayudarte a cumplir con estas actividades, puedes
emplear herramientas de gestión de proyectos, las cuales crean
listas de cumplimiento, agendan reuniones con tus colaboradores
y evalúan de forma automática el cumplimiento de los indicadores
clave.
Tipos de control
Cabe mencionar que se distinguen varios tipos de control.
El control preliminar que se realiza al inicio del proyecto. También,
lo pueden definir como control predictivo. Aquí se definen las
estimaciones base con las que se compararán los datos actuales
después.
El control actual trata de comparación de desempeño con el plan
inicial.
El control final con el que se concluye el proyecto y se analizan
sus resultados.
Como pueden ver, en todo caso, el proceso de control por lo
general requiere un plan base para poder evaluar cómo va
progresando el proyecto. Así que recalcamos la importancia de la
elaboración cuidadosa de un plan de proyecto para su éxito.
CONCLUSION
Entonces entendemos como el proceso de seguimiento y control a
el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la
comprobación de la correcta ejecución de las actividades del
proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito
es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de
forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas
cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de
su planificación.
Esta etapa nos permite analiza y evaluar los resultados arrojados
del proyecto estratégico para comprobar la correcta ejecución del
mismo y corregir las desviaciones significativas en el caso que
existieren. Si el progreso no fuese el esperado, porque los
objetivos previstos distan de aquellos alcanzados, se analizarán
las causas y se realizarán las correcciones necesarias.
La fase de seguimiento y control debe iniciarse durante el
transcurso de la ejecución del proyecto Aunque cronológicamente
no es posterior a la ejecución, sino que se desarrolla a su vez,
esta fase tiene entidad propia y merece la pena asignarle un
apartado específico. La fase de seguimiento y control es una de
las más importantes, ya que permitirá identificar y corregir
acciones innecesarias o dañinas.
Precisamente, es en esta fase en la que se obtiene la información
relativa a cómo está evolucionando el proyecto en función de lo
propuesto en la planificación inicial. Contempla tareas como la
comprobación del cumplimiento de los hitos marcados o la gestión
de incidencias. De esta forma, permitirá realizar las correcciones
oportunas para que, en el caso de que no se cumpla lo calculado
en un primer momento, se tomen las medidas necesarias para
que el trabajo se ajuste a estas directrices.