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Tabla de Contenidos
Se deben determinar:
Técnicas
Juicio de expertos
Análisis de datos
Análisis de alternativas
Reuniones con el patrocinador, miembros del equipo y demás interesados.
Entradas
Acta de constitución del proyecto
Plan de Gestión del Cronograma
Salida clave del proceso Planificar la Gestión del Cronograma e incluye:
Las actividades deben tener el tamaño suficiente para estimar, elaborar, monitorear
y controlar el cronograma.
No confundir es desglose del trabajo en paquetes de trabajo (EDT) que forma parte
de la gestión del alcance con la identificación de actividades que forma parte de
la gestión del cronograma. En ambos casos se usa el método de la descomposición:
Planificación Gradual
Se refiere al proceso de aclarar y perfeccionar el cronograma conforme avanza el
proyecto. Se emplea cuando existen demasiados componentes desconocidos como para
desglosar y calendarizar adecuadamente el trabajo. Esta situación puede también
aparecer cuando se tiene más de un proyecto en manos.
Podemos requerir emplear esta técnica tanto en proyectos impulsados por el plan,
como en proyectos impulsados por el cambio.
Hitos
Los hitos son eventos significativos dentro del cronograma del proyecto, que ayudan
a saber si el proyecto está progresando como se planificó. Se debe tener claro que
no son actividades, ni tienen duración. Ejemplos:
Fechas impuestas por el cliente para la culminación de entregables intermedios.
Un punto de revisión de fase o etapa.
Los hitos iniciales se documentan en el acta de constitución del proyecto, pudiendo
el director del proyecto también puede insertar hitos de control referenciales.
Salidas
Lista de actividades
Atributos (iniciales) de las actividades
Atributos (adicionales) de las actividades
Solicitudes de cambio
Secuenciar las Actividades
Involucra tomar las actividades definidas en el proceso anterior y secuenciarlas en
el orden que se realizarán, resultando en el Diagrama de Red.
Registro de supuestos.
Atributos de las actividades.
Lista de hitos.
Métodos para dibujar diagramas de red
La mayoría de los diagramas de red se crean utilizando el método de diagramación
por precedencia (PDM – Precedence Diagramming Metod).
Adelantos y retrasos
Los adelantos se usan para indicar que una actividad puede empezar antes de que su
actividad predecesora esté terminada.
Los atrasos se usan para indicar que se tiene que esperar un tiempo entre una
actividad predecesora y una sucesora.
Reglas generales:
Todas las actividades ubicadas después de Inicio deben conectarse al menos con una
actividad predecesora.
Todas las actividades ubicadas antes de Final deben conectarse al menos con una
actividad sucesora.
Nos permite:
Otras salidas
Además del diagrama de red secuenciar las actividades puede resultar en la
actualización de algunos documentos del proyecto tales como:
Lista de actividades
Atributos de las actividades
Registro de supuestos
Lista de hitos
Registro de riesgos
Estimar la Duración de las Actividades
Una vez identificadas y secuenciadas las actividades, corresponde estimar su
duración. Esta actividad suele ser llevada a cabo por los miembros del equipo de
dirección del proyecto que están más familiarizados con las actividades
involucradas, y cuando fuera posible, es recomendable involucrar a los que están
directamente a cargo de la ejecución de los trabajos.
Entradas:
Listado y atributos de las actividades (incluidos los adelantos y retrasos)
Registro de supuestos (incluye las restricciones)
Registro de lecciones aprendidas (del proyecto en curso o de proyectos anteriores
similares)
Estructura de desglose de recursos (categorización de los recursos requeridos)
Requisitos de los recursos (niveles de actividad de los recursos)
Asignaciones del equipo del proyecto (cantidad de individuos asignados al proyecto
y su experiencia)
Calendario de recursos (disponibilidad de los recursos clave que cuentan con
habilidades especiales, mayor asignación de tiempo cuando los trabajos se asignen a
recursos menos experimentados)
Registro de riesgos (amenazas y oportunidades identificadas deben reflejarse en los
estimados)
Relleno (padding)
El relleno (padding) es una sobreestimación de tiempo (también se da en costos)
cuando no se cuenta con información suficiente para estimar adecuadamente la
duración de las actividades. Esta es una práctica inaceptable para los estándares
del PMI.
(O+P+M)/3 = Estimación
(O+P+4M)/6 = Estimación
Estimación Ascendente
Implica crear estimados detallados para cada parte de una actividad o paquetes de
trabajo (si aun no hay actividades definidas). Estas estimaciones se agrupan en
cuentas de control y finalmente el costo total del proyecto.
Análisis de Datos
Análisis de Alternativas
El análisis de alternativas implica evaluar el impacto sobre las restricciones de
soluciones alternativas para completar la actividad. En este análisis entra a
tallar el costo, el tiempo y el riesgo.
Este analisis se suele dar cuando los estimados de la actividad no encajan con las
restricciones.
Análisis de Reserva
Se deben establecer reservas para enfrentar los riesgos, pudiendo ser de 2 tipos:
reservas de contingencia y reservas de gestión.
Reservas de gestión
Se emplea para gestionar los riesgos no previstos que pudiesen impactar en el
cumplimiento del cronograma del proyecto. Estas reservas no forman parte de la
línea base del cronograma.
Toma de Decisiones
Para la toma de decisiones es recomendable tener en cuenta la opinión de los
miembros del equipo que realizan el trabajo, ya que ellos tienen una mejor
comprensión del tiempo necesario para completar el esfuerzo.
El cronograma aprobado es la línea base (una versión del modelo de cronograma que
solo se puede cambiar mediante los procedimientos de control de cambios).
Registros históricos.
Lecciones aprendidas.
Plan de gestión del cronograma.
Línea base de alcance.
Lista de actividades y atributos.
Lista de hitos.
Registro de supuestos.
Diagrama de red.
Base de los estimados.
Estimados de la duración de actividades.
Requisitos de los recursos.
Calendario de recursos.
Estructura de desglose de recursos.
Calendario de la organización.
Asignación del equipo del proyecto.
Registro de riesgos.
Qué se debe tomar en cuenta par obtener un cronograma final que sea consensuado,
aprobado, realista y formal:
Ruta Crítica
Es la ruta de más larga duración en el diagrama de red. Determina el tiempo más
corto en el que se puede completar el proyecto.
La forma más fácil de identificarla es identificar todas las rutas del diagrama y
agregar la duración de las actividades en cada una de ellas. La ruta con duración
más larga es la ruta crítica.
Ruta Casi Crítica
Es la ruta o rutas que tienen la duración más cercana a la de la ruta crítica. Ante
cualquier contingencia podrían volverse en rutas críticas, por lo que es importante
monitorear las actividades de la ruta crítica y las rutas casi críticas.
Holgura total: La cantidad de tiempo que puede retrasarse una actividad sin
retrasar la fecha de finalización o o un hito intermedio de un proyecto y sin dejar
de cumplir las restricciones del proyecto. Es el principal tipo de holgura.
Holgura libre: La cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar
la fecha de inicio temprano de su sucesora y si dejar de cumplir las restricciones
del proyecto.
Holgura del proyecto: También conocida como holgura total positiva. Es la cantidad
de tiempo que un proyecto puede retrasarse sin retrasar la fecha de conclusión del
proyecto, impuesta externamente por el cliente o la gerencia, o bien la fecha
previamente fijada por el director del proyecto.
En la ruta crítica las actividades tienen holgura cero (0). Las actividades que se
retrasen pueden generar holgura negativa. Se debe realizar el análisis de holgura
negativa para obtener opciones que permitan cumplir el cronograma antes de iniciar
el proyecto.
Conocer las holguras permite una mejor asignación de recursos (ejem.: recursos
experimentados a cargo de actividades de la ruta crítica o casi crítica, recursos
poco experimentados a cargo de actividades con holgura).
La holgura también permite que los miembros del equipo manejen su trabajo y sus
tiempos entre distintos proyectos (claro que siempre con la aprobación previa del
director ante cualquier atraso).
Ante una holgura negativa o retraso, la primera opción antes de solicitar cambios
en la fecha de finalización se deben evaluar todas las opciones posibles de
compresión del cronograma y seleccionar las que generen menos impacto al proyecto.
Ejecución Rápida
Involucra tomar las actividades de la ruta crítica originalmente planeadas para
ejecución secuencial y realizarlas en paralelo, total o parcialmente.
Intensificación (Crashing)
Involucra incrementar o ajustar los recursos para comprimir el cronograma,
manteniendo el alcance original. Es un intercambio de dinero por tiempo, por lo que
siempre implica el incremento de costos y aveces de riesgos.
Nivelación de Recursos
Esta técnica alarga el cronograma e incrementa los costos para hacer frente a las
restricciones de recursos (cantidad o disponibilidad).
Permite nivelar los picos y los valles en el uso de recursos de un periodo a otro.
Estabilización de Recursos
Es una forma modificada de nivelación de recursos, en la que los recursos se
nivelan dentro de los limites de la holgura de las actividades, por lo que no se
alarga el cronograma.
e. Planificación Ágil de Liberaciones
Empleada en proyectos de enfoque ágil (impulsados por el cambio).
Diagrama de red.
Diagrama de hitos.
Diagrama de barras.
Diagramas de Hitos
Similar a los diagramas de barras, pero solo muestra los eventos principales
(inicio, requisitos completados, diseño culminado, pruebas completadas, fin, etc).
Son adecuados para informar a la gerencia o al cliente.
Diagrama de Barras
No son muy adecuadas para planificar (como las EDT o el diagrama de red), pero son
bastante efectivas para el control y el informe de avances.
Hitos
Actividades
Atributos de las actividades
Estimados de duración
Dependencias
Supuestos y restricciones
Solicitudes de Cambio
Cualquier cambio en el cronograma podría requerir cambios sobre otras partes del
plan para la dirección del proyecto.
Estimados de duración.
Requisitos de recursos.
Atributos de las actividades.
Registro de riesgos.
Registro de supuestos.
Registro de lecciones aprendidas.
Etc.
Controlar el Cronograma
Volver a estimar
Mapa Mental
Gestión del Cronograma en el ámbito del PMI. Mapa mental desarrollado en
Mindmeister organizando ideas, definiendo conceptos y con enlaces a recursos.