CRONOGRAMAS

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma (palabra derivada del griego krónos, “tiempo”, y grámma, “letra”) es

una representación gráfica, ordenada y esquemática de eventos, generalmente venideros.
Normalmente sirve como herramienta de gestión de proyectos, funciones o actividades. Su uso es
muy común en una enorme variedad de ámbitos, especialmente en los laborales y empresariales.

Al permitir la visualización ordenada de los eventos futuros, los cronogramas son ideales para las
labores de planificación, seguimiento y previsión. Por eso, constituyen una herramienta común y
popular.

Su representación visual puede darse de muchas formas y estilos, pero usualmente consiste en un
conjunto delimitado de espacios que se corresponden con instantes del tiempo: días, horas, etc., y
en los que se detalla más o menos algún evento o actividad.

En ocasiones, los cronogramas sirven como adelanto de labores futuras. Pueden ser evaluados
como basamento de un proyecto, y en base a ellos determinar la cantidad y/o frecuencia de
recursos que se necesitarán para el mismo, ya que esencialmente son herramientas para la gestión
del tiempo.

¿Para qué sirven los cronogramas en un proyecto?

Vale, lo utilizamos para organizar mejor las actividades que se llevan a cabo dentro de una
empresa o un equipo de trabajo. Pero…¿qué beneficios tiene el cronograma, como herramienta?

 Optimizar procesos de planificación de proyectos.

 Simplificar la organización de las actividades dividiendo los proyectos en pequeñas tareas

con deadlines concretos.

 Motivar al equipo a ser más productivo, proporcionando objetivos alcanzables y más

específicos.

 Poder adelantarte a posibles retrasos en las tareas, que causen un efecto dominó con las
otras y terminen atrasando el fin del proyecto.

 Proporcionar una visión general del estado de todas las tareas que se realizan dentro del
proyecto, la velocidad de ejecución y la evolución de estas.

 Establecer un orden de tareas dentro de un proyecto más amplio y con varios

colaboradores.

 Mejorar la comunicación entre compañeros y equipos de trabajo, ya que todos están al

tanto de la fase del proyecto en la que se encuentra cada uno.
Tipos de cronograma

La organización de proyectos es un arte, y por eso hay distintas técnicas, estrategias y teorías que

puedes utilizar, terminando con la que se acabe de adaptar mejor a tus necesidades, tu empresa o
tus equipos.

Los que suelen utilizarse más, son:

 El cronograma de Gantt. En este caso, las tareas se distribuyen con una barra temporal, y
cuanto más larga sea la tarea en el tiempo, más lo será la barra. Es la solución más visual y
muestra fácilmente el solapamiento entre tareas.

 El cronograma de Pert. Aquí priorizaremos la relación entre las distintas tareas del

cronograma y no sus fechas de inicio y fin. Las tareas serán representadas por cajas, que
se relacionan las unas con las otras mediante flechas, y dentro de la caja se incluyen los
procesos necesarios para llevarla a cabo. El orden de las cajas depende de la prioridad de
los proyectos.

 El diagrama CPM: Por supuesto, el diagrama CPM es conocido como método del camino
crítico, establece una relación entre las actividades buscando encontrar las rutas más
cortas para lograr implementar el proyecto, de manera que sea más simple su proceso de
seguimiento y control.

 El cronograma de hitos. Este tipo de cronograma incluye solo aquellas tareas que son más
importantes para el proyecto, y las agrupará según fechas de entrega, meetings o
cualquier otro momento clave para el proceso.

¿Qué tener en cuenta al elaborar un cronograma de actividades?

Sea como sea que quieras hacer tu cronograma, la ejecución de este deberá pasar por
distintas fases. A continuación, te detallaremos las cinco etapas para crear un cronograma
de actividades efectivamente:

 Desglose de tareas. Esto puede ser o bien una lista de tareas necesarias definidas
por los superiores de cada equipo, o simplemente la división de un proyecto
grande en todas aquellas tareas necesarias para ejecutarlo.

 Definición de relaciones entre las tareas. Las tareas pueden estar agrupadas en:

- El fin de una y el comienzo de otra, si una de ellas es dependiente.

- En el comienzo de ambas, si se pueden realizar a la vez.

- En la finalización de ambas, si tienen que terminar en el mismo momento.

 Establecer las fechas de inicio y finalización de las tareas. Esta etapa es clave, y es
mejor definirla teniendo en cuenta el deadline final para todo el proyecto e ir
 decidiendo las fechas empezando por la más lejana y terminando por la más
cercana en el tiempo. Sin embargo, es importante también saber cuánto se suele o
se puede tardar en hacer cada una de las actividades, para que el cronograma sea
realista.

 Creación del cronograma, propiamente dicho. Cuando quieras crear el

cronograma, deberás tener en cuenta la dimensión del proyecto y definir a un
responsable, proporcionando a este los recursos necesarios para hacerlo y
dándole una fecha límite para tenerlo armado.

 Reajustar el cronograma siempre que sea necesario. Lo más seguro es que

sucedan cambios que hagan necesario ir actualizando el cronograma, modificando
las fechas o añadiendo información, así como eliminando y definiendo más tareas.