GESTIÓN DEL TIEMPO

Qué es el Proceso de Gestión del Tiempo del Proyecto: el proceso de gestión del tiempo contiene
los procesos de Dirección de Proyectos necesarios para estudiar y establecer que tiempo es
necesario para garantizar que el Proyecto posea un plazo viable para ejecutar la entrega del
resultado esperado del Proyecto.

La naturaleza temporal de los proyectos implica un inicio y un fin. Esto nos deja con un periodo de
tiempo que podemos usar a nuestro favor o se puede volver en nuestra contra, dependiendo de que
tan buenos seamos gestionando el tiempo.

El PMBOK coloca 7 procesos para esta área de conocimiento encargada de la administración del

tiempo en un proyecto. Desde mi punto de vista, como en todo lo que hacemos en un proyecto, 
saber gestionar el tiempo va a depender en un altísimo porcentaje de las habilidades personales del
individuo que esta como responsable, es decir, el que no es capaz de administrar su propio tiempo no
será capaz de administrar el tiempo de un proyecto.

Planificar la Gestión del Cronograma, Definir las Actividades, Secuenciar las Actividades, Estimar
los Recursos de las Actividades, Estimar la Duración de las Actividades, Desarrollar el
Cronograma y Controlar el Cronograma, son los procesos requeridos para gestionar la terminación
en plazo del proyecto.

Todos los procesos anteriores giran alrededor del cronograma del proyecto. Un cronograma es una
estimación de tiempos y actividades a realizar en el futuro, por lo tanto, para poder realizar un
cronograma con mayor precisión es indispensable contar con la Estructura del Desglose de
Trabajo (EDT), un esfuerzo estimado para cada tarea y una lista de recursos con la disponibilidad de
cada uno. Además de esto, el Administrador del Proyecto debe ser capaz de realizar la mayor parte
de estimaciones apoyándose del equipo de personas que serán las que ejecuten las tareas.

Estimar el tiempo no es una tarea sencilla, pues como lo mencionamos al inicio dependerá de las
habilidades personales. Normalmente se comete el error de realizar planeaciones de las actividades
en base a escenarios que nunca ocurrirán, por ejemplo, con estimaciones de actividades a jornadas
de 8 horas. Lo cierto es que al día, perdemos una gran cantidad de tiempo, entre el café de la
mañana, las juntas de trabajo maratónicas, el regreso de comer, la distracción del celular, en fin. Si
hacemos cuentas al final del día no somos productivos 8 horas. El cronograma debe ser totalmente
realista.

Una correcta planeación nos ayudará a que en la construcción del cronograma no nos encontremos
sorpresas que nos pongan contra la pared y contra el tiempo. Si se hizo una estimación adecuada del
tiempo que tardaría el desarrollo del proyecto, la realización del cronograma prácticamente solo es
detallar las actividades y sus tiempos. Pero la verdad es que resulta muy común estar en proyectos
que desde un inicio comenzaron retrasados.
De las actividades de estos procesos va a depender la cantidad de horas extra o los fines de semana
que se queden a trabajar los equipos de trabajo. Controlar el cronograma será una actividad diaria
para que los semáforos rojos no aparezcan, pero sobre todo, para que el alcance y el presupuesto 
del proyecto no se nos salgan de las manos.
GESTIÓN DEL TIEMPO
¿Qué entendemos por Gestión del Tiempo? ¿Qué es el cronograma del Proyecto? El Cronograma (en
inglés, Project Schedule), contempla todas las actividades del proyecto y recoge cualquier información
de carácter temporal relativa a ellas. Dicha información se estima, calcula y actualiza mediante un
“método de programación” y unas “herramientas de programación”. Las cuales, aplicadas a un
proyecto concreto, permiten construir un modelo del cronograma del proyecto.
Dicho modelo es una base de datos que recoge informaciones tales como la lista de actividades a
realizar, los enlaces o secuencias entre ellas. Las fechas de comienzo y final de cada actividad y otras
muchas más. A través del modelo se pueden realizar informes que facilitan el estudio y la gestión del
cronograma del proyecto. Por ejemplo, gráficos de la red del cronograma y/ó el diagrama de barras.
Dicha base de datos suele tener tres categorías de campos de información bien diferenciados:
Los relativos al cronograma deseado para las actividades no comenzadas y/o en curso, del proyecto.
Los correspondientes al cronograma aprobado ó línea de base del cronograma. Los que recogen
información sobre el rendimiento de las actividades completadas y/o en curso.
Según la PMBOK® Guide, la Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para
administrar la finalización del Proyecto a tiempo.

El trabajo necesario para llevar a cabo los seis procesos de la Gestión del Tiempo, debe estar
precedido de un esfuerzo de planificación por parte del equipo del Proyecto, que forma parte del
proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. De él obtendremos, entre otros, el Plan
de Gestión del Cronograma que determina una metodología, la herramienta de planificación
usada, el formato y los criterios para desarrollar y controlar el Cronograma del Proyecto.
La metodología, define las reglas y enfoques para elaborar el Cronograma, como pueden ser el
método de la ruta y la cadena críticas.
La línea base que utilizaremos para desarrollar el proceso Controlar el Cronograma, la constituye
el Cronograma finalizado y aprobado formalmente.
Para desarrollar el Cronograma, utilizaremos, junto con la herramienta de planificación
determinada, las salidas de los procesos:
 6.1. Planificar la Gestión del Cronograma. Consiste en establecer las políticas, procedimientos
y la documentación necesaria. Para así planificar, desarrollar, dirigir y controlar el Cronograma
del Proyecto.
 6.2.  Definir las Actividades. Consiste en identificar aquellas actividades necesarias para llevar
a cabo el Proyecto con éxito.
 6.3.  Secuenciar las Actividades. Consiste en identificar y documentar qué tipo de dependencia
existe entre las distintas actividades.
 6.4.  Estimar recursos de las Actividades. Consiste en estimar cuáles qué tipo y qué cantidad
de recursos necesitamos y están disponibles para ejecutar cada actividad.
 6.5. Estimar la duración de las Actividades. Consiste en establecer de forma aproximada
cuánto tiempo es necesario para finalizar cada actividad. Así como el número de recursos
estimados en el proceso anterior.
 6.6.  Desarrollar el Cronograma. Consiste en analizar e integrar el orden de ejecución de las
actividades, su duración, los requisitos de recursos y las posibles restricciones. Todo ello,
integrado en la herramienta de planificación prevista generará el Cronograma del Proyecto, y
con él la Línea Base del Cronograma.
 6.7.  Controlar el Cronograma. Consiste en seguir el estado del Proyecto, controlando el
avance del mismo y comparando con la línea base para gestionar posibles cambios.
Etapas del plan de gestión del tiempo en un proyecto
La gestión del tiempo en un proyecto debe incluir todos los procesos necesarios para completarlo
dentro del plazo acordado. La forma de abordar la creación del cronograma y planificación de un
proyecto podrá variar, en función del estilo de dirección, las necesidades administrativas y el tipo de
proyecto de que se trate, sin embargo, en cualquier caso, siempre deberá basarse en siete etapas,
fundamentales para garantizar la calidad del planning y minimizar riesgos. 

7 etapas para abordar la gestión del tiempo de un proyecto

El texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ®  Guide) recomienda aplicar
siete procesos consecutivos para poder estar en condiciones de llevar a cabo una gestión del
tiempo óptima. Son los siguientes:
1. Gestión del cronograma: establece las políticas, procedimientos y documentación que es necesario
recopilar para la planificación, ejecución y control de la programación del proyecto. Este proceso
proporciona orientación y dirección acerca de la forma en que se gestionará el cronograma del
proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.

 Puede llevarse a cabo mediante técnicas analíticas, complementadas con reuniones y el juicio
experto del propio Director de Proyecto.
 Debe resultar en la creación del plan de gestión del cronograma de proyecto, un documento
esencial para la gestión del tiempo

2. Definición de actividades: con este paso, se busca identificar y documentar las acciones concretas
que será necesario realizar para producir los entregables del proyecto. Es el momento de, previa
creación de la estructura de descomposición del trabajo, dividir cada paquete en las actividades que
constituyen la base del proyecto.
 1. Para completar este proceso es importante dominar la técnica de la estructura de
descomposición del trabajo, cuya elaboración deberá enriquecerse con la aportación del
punto de vista de representantes de los equipos de trabajo involucrados en su ejecución.
2. De este proceso se extraerán una lista de actividades, otra de hitos y un compendio que
recoja las características y atributos de cada una de las actividades.

3. Concatenación de actividades: define las relaciones entre las distintas actividades del proyecto,
estableciendo para ello la secuencia lógica de trabajo que garantiza la mayor eficiencia, teniendo en
cuenta todas las restricciones del proyecto.

 Hace falta conocer las dependencias y tener una buena capacidad de previsión de las áreas
más susceptibles de sufrir retrasos o adelantos.

 Debe culminar con la confección de un diagrama de red que represente el cronograma de

proyecto, tras haber actualizado toda la documentación que así lo requiriese.
4. Estimación de recursos necesarios para cada actividad: se trata de hacer una aproximación, lo más
precisa posible, del tipo y cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. Para
completar este proceso es preciso identificar, no sólo la clase y volumen de recursos que se
emplearán, sino también sus principales características, ya que así se minimiza el riesgo relativo al
cálculo de costes y duración.

1. En este punto puede servir de gran ayuda la incorporación de algún tipo de software
específico para la gestión de proyectos.
2. En base a todos los recursos disponibles se han de determinar los requisitos que conlleva
cada actividad y se tiene que elaborar la estructura de descomposición de los recursos
aplicables a cada tarea.

5. Estimación de la duración de cada actividad: ofrece una visión muy clara del número de períodos
de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos estimados. Estos
cálculos proporcionan la información suficiente para conocer la cantidad de tiempo que cada
actividad requiere para completarse.

 Entre los métodos más usados para realizar estas estimaciones se encuentran el de la
estimación análoga, la paramétrica o la de los tres puntos; aunque el análisis de reservas o la
aplicación de técnicas de toma de decisiones grupales también suelen dar buenos resultados.
6. Desarrollo del cronograma de proyecto: que se lleva a la práctica analizando cada secuencia de
actividades, sus duraciones, los requisitos aplicables a los recursos y, por supuesto, también las
restricciones. Una vez completado debe mostrar las fechas previstas para completar todas las
actividades del proyecto que en él se recogen.

 Tras el análisis y la aplicación de técnicas de modelado y optimización de recursos, se pueden

poner en práctica métodos de gestión de proyectos como el del camino crítico o el de la
cadena crítica. Dependiendo del tamaño del proyecto es frecuente también, llegados a esta
etapa, el aplicar técnicas de compresión.
 Es fundamental no retrasar más la tarea de actualización de documentos y herramientas.
7. Control del cronograma: sienta las bases necesarias para facilitar el seguimiento y control del
estado de las actividades del proyecto. Además, sirve para actualizar el avance del proyecto y
gestionar cambios en la línea base del cronograma que permitan ganar ajuste con lo dispuesto en la
planificación. La función más importante de este proceso es proporcionar los medios para identificar
desviaciones de forma prematura, estando en disposición de plantear las acciones correctoras o
preventivas necesarias.

 En este último de los procesos de gestión del tiempo de proyecto no es extraño aplicar
técnicas de pronóstico, que permitan una mayor capacidad de reacción y un margen de
tiempo extra para la planificación y la elaboración de un plan de contingencia.

Culminar los siete procesos que sirven para optimizar la gestión del tiempo de un proyecto es la
forma de aumentar las posibilidades de éxito ya que esta planificación es la mejor hoja de ruta
posible. El nivel de actualización que se consigue gracias a la aplicación de los procedimientos citados
y la capacidad de control que se gana son las mejores herramientas para poyar la gestión del Director
de Proyecto y minimizar el riesgo. 

https://es.slideshare.net/RubenPrado1/04-gestion-del-tiempo
GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la
finalización del proyecto a tiempo. El Gráfico 6-1 proporciona un panorama general de los
procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto Estos procesos interactúan entre sí y con
procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto,
cada proceso puede implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Cada proceso se ejecuta
por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que
el mismo esté dividido en fases.

Algunos profesionales experimentados distinguen entre la información impresa del

cronograma del proyecto (cronograma), y los datos y cálculos que permiten desarrollar el
cronograma, designando como modelo de cronograma al sistema en el que se cargan los
datos del proyecto. Sin embargo, en la práctica general, tanto el cronograma como el modelo
de cronograma se conocen como cronograma, y es por ello que Guía del PMBOK®utiliza
este término.

Este esfuerzo de planificación forma parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección
del Proyecto,que produce un plan de gestión del cronograma que selecciona una
metodología, una herramienta de planificación, y establece el formato y los criterios para
desarrollar y controlar el cronograma del proyecto. Una metodología de planificación define
las reglas y enfoques para el proceso de elaboración del cronograma. Entre las
metodologías más conocidas, se encuentran el método de la ruta crítica y el de la cadena
crítica.

El desarrollo del cronograma utiliza las salidas de los procesos Definir las Actividades,
Secuenciar las Actividades, Estimar los Recursos de las Actividades Estimar la Duración de
las Actividades, en combinación con la herramienta de planificación para elaborar el
cronograma.

El Gráfico 6-2 proporciona un panorama general de la planificación, que muestra la manera

en que la metodología de planificación, la herramienta de planificación y las salidas de los
procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto interactúan para crear un cronograma
del proyecto.
2.1 DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a
ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. El proceso Crear la EDT
identifica los entregables en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo (EDT),
denominad paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto se descomponen
normalmente en componentes más pequeños llamados actividades, que representan el
trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo. Las actividades proporcionan una
base para la estimación, planificación, ejecución, seguimiento y control del trabajo del
proyecto.
El Gráfico 2-3 Definir las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

GRÁFICO 2-3

2.1.1 Definir las Actividades: entradas

 .1 Línea Base del Alcance
 .2 Factores Ambientales de la Empresa
 .3 Activos de los Procesos de la Organización

 2.1.2 Definir las Actividades: Herramientas y Técnicas

.1 Descomposición
 .2 Planificación Gradual
 .3 Plantillas
 .4 Juicio de Expertos

 2.1.3 Definir las Actividades: Salidas

 .1 Lista de Actividades
 .2 Atributos de la Actividad
 .3 Lista de Hitos
2.2 SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las

relaciones entre las actividades del proyecto. La secuencia de actividades se establece
mediante relaciones lógicas. Cada actividad e hito, a excepción del primero y del último, se
conecta con al menos un predecesor y un sucesor. Puede ser necesario incluir adelantos o
retrasos entre las actividades para poder sustentar un cronograma del proyecto realista y
viable.

GRÁFICO 2-4

2.2.1 Secuenciar las Actividades: Entradas

 .1 Lista de Actividades
 .2 Atributos de la Actividad
 .3 Lista de Hitos
 .4 Declaración del Alcance del Proyecto
 .5 Activos de los Procesos de la Organización
 2.2.2 Secuenciar las Actividades: Herramientas y Técnicas
 .1 Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
 .2 Determinación de Dependencias
  .3 Aplicación de Adelantos y Retrasos
 .4 Plantillas de Red del Cronograma
 2.2.3 Secuenciar las Actividades: Salidas
 .1 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
2.3 ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las
cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar
cada actividad. El proceso Estimar los Recursos de las Actividades está estrechamente
coordinado con el proceso Estimar los Costos.

Por ejemplo:
 • Un equipo de diseño de un automóvil necesitará familiarizarse con las técnicas de
ensamblado automatizado más recientes. El conocimiento requerido puede obtenerse
mediante la contratación de un consultor, el envío de un diseñador a un seminario de
robótica o la incorporación de alguna persona del departamento de producción al equipo del
proyecto.

GRÁFICA 2-5

2.3.1 Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas

.1 Lista de Actividades
 .2 Atributos de la Actividad
.3 Calendarios de Recursos
.4 Factores Ambientales de la Empresa
.5 Activos de los Procesos de la Organización

2.3.2 Estimar los Recursos de las Actividades: Herramientas y Técnicas

.1 Juicio de Expertos
.2 Análisis de Alternativas
.3 Datos de Estimación Publicados
.4 Estimación Ascendente
.5 Software de Gestión de Proyectos

2.3.3 Estimar los Recursos de las Actividades: Salidas

.1 Requisitos de Recursos de la Actividad
.2 Estructura de Desglose de Recursos
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
2.4 ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Estimar la Duración de las Actividades es el proceso que consiste en establecer

aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada
actividad con los recursos estimados. La estimación de la duración de las actividades
utiliza información sobre el alcance del trabajo de la actividad, los tipos de recursos
necesarios, las cantidades estimadas de los mismos y sus calendarios de utilización. Las
entradas para los estimados de la duración de las actividades surgen de la persona o grupo
del equipo del proyecto que esté más familiarizado con la naturaleza del trabajo en la
actividad específica. El estimado de la duración se elabora de manera gradual, y el proceso
evalúa la calidad y disponibilidad de los datos de entrada.

Por ejemplo, conforme va evolucionando el trabajo de ingeniería y diseño del proyecto, se

dispone de datos más detallados y precisos, lo cual mejora la exactitud de los estimados de
la duración. Por lo tanto, puede suponerse que el estimado de la duración será cada vez más
preciso y de mejor calidad.

GRÁFICO 2-6
2.4.1 Estimar la Duración de las Actividades: Entradas
 .1 Lista de Actividades
 .2 Atributos de la Actividad
 .3 Requisitos de Recursos de la Actividad
 .4 Calendarios de Recursos
.5 Declaración del Alcance del Proyecto
.6 Factores Ambientales de la Empresa
 .7 Activos de los Procesos de la Organización

2.4.2 Estimar la Duración de las Actividades: Herramientas y Técnicas

 .1 Juicio de Expertos
 .2 Estimación Análoga
  .3 Estimación Paramétrica
  .4 Estimación por Tres Valores
 .5 Análisis de Reserva
 
2.4.3 Estimar la Duración de las Actividades: Salidas
 .1 Estimados de la Duración de la Actividad
 .2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
2.5 DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las

actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el
cronograma del proyecto. La incorporación de las actividades, duraciones y recursos a la
herramienta de planificación genera un cronograma con fechas planificadas para completar
las actividades del proyecto. A menudo, el desarrollo de un cronograma aceptable del
proyecto es un proceso iterativo que determina las fechas de inicio y finalización planificadas
para las actividades del proyecto y los hitos.

El desarrollo del cronograma puede requerir el repaso y revisión de los estimados de la

duración y de los recursos para crear un cronograma de proyecto aprobado que pueda servir
como línea base con respecto a la cual se pueda medir el avance.

GRÁFICO 2-7

2.5.1 Desarrollar el Cronograma: Entradas

 .1Lista de Actividades
 .2 Atributos de la Actividad
 .3 Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
 .4 Requisitos de Recursos de la Actividad
 .5 Calendarios de Recursos
.6 Estimados de la Duración de la Actividad
.7 Declaración del Alcance del Proyecto
 .8 Factores Ambientales de la Empresa
 .9 Activos de los Procesos de la Organización
 
2.5.2 Desarrollar el Cronograma: Herramientas y Técnicas
 .1 Análisis de la Red del Cronograma
 .2 Método de la Ruta Crítica
 .3 Método de la Cadena Crítica
 .4 Nivelación de Recursos
 .5 Análisis “¿Qué pasa si…?”
 .6 Aplicación de Adelantos y Retrasos
 .7 Compresión del Cronograma
 .8 Herramienta de Planificación

 2.5.3 Desarrollar el Cronograma: Salidas

 .1 Cronograma del Proyecto
 .2 Línea base del Cronograma
 .3 Datos del Cronograma
 .4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
2.6 CONTROLAR EL CRONOGRAMA

Controlar el Cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto

para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.
Controlar el Cronograma consiste en:
 • determinar el estado actual del cronograma del proyecto
 • influir en los factores que generan cambios en el cronograma
 • determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado
 • gestionar los cambios reales conforme suceden
 Controlar el Cronograma es un componente del proceso de Realizar el Control Integrado de
Cambios (Sección 1.5).

GRÁFICO 2-8
2.6.1 Controlar el Cronograma: Entradas
 .1 Plan para la Dirección del Proyecto
 .2 Cronograma del Proyecto
 .3 Información sobre el Desempeño del Trabajo

2.6.2 Controlar el Cronograma: Herramientas y Técnicas

.1 Revisiones del Desempeño
 .2 Análisis de Variación
 .3 Software de Gestión de Proyectos
 .4 Nivelación de Recursos
 .5 Análisis “¿Qué pasa si…?”
 .6 Ajuste de Adelantos y Retrasos
 .7 Compresión del Cronograma
 .8 Herramienta de Planificación

 2.6.3 Controlar el Cronograma: Salidas

 .1 Mediciones del Desempeño del Trabajo
 .2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
 .3 Solicitudes de Cambio
 .4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
 .5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

https://es.slideshare.net/janoeg/5gestin-del-tiempo-del-proyecto-2