UNIVERSIDAD CENTRAL

INGENIERÍA INFORMÁTICA

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

CURSO II-86

ENSAYO

CÓMO OPTIMIZAR LA GESTION DE UN PROYECTO

ESTUDIANTES:

SOFIA ARIAS CALDERON

PROFESOR

MARCO VARGAS DURAN

OCTUBRE 2022
 Cómo optimizar la gestión del plazo de un proyecto

La gestión del plazo de un proyecto busca la entrega a tiempo y para ello, una de

las tareas más importantes es la detección de todos los elementos que pueden
causar un retraso. A la hora de administrar el tiempo de un proyecto suele ser
recomendable apoyarse en metodologías y técnicas que faciliten el control y la
monitorización del consumo de este activo tan preciado. En muchos casos se
utilizan softwares, gratuitos o de pago, que cumplen esta función simplificando la
actualización de eventos e hitos, gracias al automatismo que garantizan y
multiplicando la eficacia de la gestión, al evitar los errores humanos.

Los métodos más efectivos para llevar a cabo la gestión de plazo de un proyecto

Diagrama de Gantt: ayuda a planificar el tiempo previsto de duración para cada

una de las actividades del proyecto. Su manejo es simple y claro, estando
especialmente indicado para la gestión de proyectos sencillos. La principal
desventaja de este método es que no muestra las dependencias entre actividades.
PERT: permite llevar a cabo la planificación y control de un proyecto en base a
cálculos probabilísticos. Está indicado para la gestión de proyectos de cualquier
tipo y aporta gran eficiencia en la de proyectos complejos. Sus principales
inconvenientes son el riesgo que implica de centrarse demasiado en el camino
crítico y que las actividades requieren de una definición clara y completa, que
derive en la estabilidad de sus interdependencias.
Método del camino crítico: permite identificar la ruta e
actividades de proyecto que implica la mayor duración, lo que posibilita la
determinación del plazo mínimo de consecución de proyecto. Su principal
inconveniente es la complejidad que implican sus cálculos a medida que aumenta
la del proyecto en sí y el hecho de que no contempla la gestión de los recursos
asociados a cada actividad.
Método de la cadena crítica: este método se basa en la gestión de amortiguadores
de tiempo y es uno de los que aportan mayores probabilidades de éxito al
simplificar la gestión del plazo de un proyecto y su control, aumentando su
eficacia. Además, esta técnica consigue solucionar el problema de las limitaciones
de recursos compartidos, permitiendo al proyecto superar los principales cuellos
de botella con resultados de éxito.

Lo fundamental contar con una planificación bien pensada para poder ejecutar de
manera adecuada y en el menor tiempo posible, minimizando la posibilidad de que
surjan errores. 

Determina el alcance de tu proyecto

Son las tareas que se deben realizar, pero acotarlas de forma más
precisa ,permitirá desglosarlas en un sistema de trabajo más analítico desde el
que luego podrá proceder a organizarlo con un software gestión de proyectos. Se
trata de un primer paso sencillo, pero esencial, para poder desarrollar el proyecto
posteriormente en las mejores condiciones.

Localiza un proyecto dentro de un contexto

Localizar el contexto del proyecto ayudará a visualizar los condicionantes que lo

rodean y a organizar en consecuencia. Lo ideal es trabajar en un entorno en el
que todo el proyecto es logísticamente independiente de terceros, para que pueda
organizarlo y desarrollarlo por completo desde el propio alcance de trabajo o del
equipo. Sin embargo, esto no siempre es posible, así que en esta instancia debe
considerar todas estas variables para poder organizar luego de forma acorde.

Subdividir las tareas

Cuando tengas un proyecto perfectamente delimitado, habrá llegado la hora de

subdividir las tareas. Si es un proyecto que está realizando en solitario, lo que
debe hacer es simplemente subdividir todos los pasos que debe dar para poder
realizar el proyecto. Una de las mejores maneras de hacerlo es utilizar el sistema
Kanban, una metodología japonesa diseñada para utilizar un sistema de tarjetas
donde cada tarjeta representa un elemento clave de la organización: por ejemplo
una tarea, un empleado, un colaborador, una fase del proceso de producción,
etcétera. El sistema Kanban permite percibir visualmente las diferentes tareas de
forma sencilla para poder reorganizarlas fácilmente en función de la percepción
del panorama general, optimizando el flujo de trabajo y puliendo los problemas
estructurales de la organización.

Crea un cronograma

Seguidamente debe crear un cronograma para ejecutar las tareas. Un cronograma

no solo consiste en una línea de tiempo tentativa, sino que pasa en buena medida
por una organización donde unos procesos pueden depender de otros para poder
funcionar. La organización de las tareas sobre un tablero más su implementación
en un cronograma flexible puede resultar completa, especialmente algunos
aspectos algorítmicos (por ejemplo, hacer tal tarea si no se puede completar tal
otra, o hacer cierta tarea solo cuando dos pre-tareas estén listas). 

Para facilitar el trabajo en este aspecto, es mucho mejor aplicar el método Kanban
con una plataforma de gestión dinámica como Kabanize, que permitirá disfrutar de
todas las ventajas de Kanban combinadas con una interfaz de usuario sencilla y
un sistema de drag & drop para poder gestionar todas las tarjetas ágilmente,
incluyendo recursos de automatización de flujos de trabajo de corte algorítmico.

Mantener un control de la evolución del proyecto

Finalmente, debe ir realizando un seguimiento del recorrido de tu proyecto para

asegurarte de que todo se lleva a cabo adecuadamente. Kanbanize es una de las
mejores herramientas en este aspecto, porque cuenta con una completa suite de
analíticas con las que va a poder analizar de forma exhaustiva todo el recorrido del
proyecto, desde el tiempo que toma cada tarea hasta cuáles son los cuellos de
botella en el flujo de trabajo. Esto permitirá reorganizar el proyecto sobre la
marcha, reasignar tareas o modificar el plan de trabajo para que se adecúe a las
circunstancias y permita obtener el mejor resultado en el menor tiempo.

Recuerdar que la flexibilidad es clave

En un contexto en el que es trasladado el trabajo al ámbito digital cada vez más y

en el que las tendencias de las empresas y los clientes se renuevan cada día, es
fundamental poder abordar los proyectos desde un enfoque flexible. Herramientas
como Kanbanize permitan hacerlo ágilmente para que pueda sacar el mejor
partido de cada uno de los proyectos.
 Referencias

proyecto. OBS Business School. Recuperado 20 de octubre de 2022,

de https://www.obsbusiness.school/blog/como-optimizar-la-gestion-del-plazo-de-
un-proyecto

elDiario.es. (2021, 23 marzo). ¿Cómo optimizar la organización de proyectos para

entregarlos antes y sin errores? Recuperado 20 de octubre de 2022,
de https://www.eldiario.es/madrid/somos/chueca/canal-empresas/optimizar-
organizacion-proyectos-entregarlos-errores_1_7336563.html