Organización y Métodos

1. FUNDAMENTACIÓN

La materia Organización y Métodos Administrativos plantea el estudio de la estructura organizativa y de los sistemas
administrativos de las organizaciones, con énfasis en los aspectos metodológicos de los procesos de reorganización y en
las técnicas de análisis y diseño organizacional, de modo de posibilitar el logro de los objetivos de las organizaciones en
condiciones de eficiencia.

QUE ES ORGANIZACIÓN Y METODOS?

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en
guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar
mayor eficiencia y simplicidad a los mecanismos de su administración en forma racional.
Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es “Una forma de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar
trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”.
Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Tipología De La Organización "Vivimos en una sociedad de organizaciones"(Ongallo, 2000)

A pesar de esa afirmación, hasta mediados del siglo XX, no se empezó a estudiar la organización HUMANA. Y es a
partir de entonces cuando han aparecido un sin fin de teorías, escuelas y autores que clasifican a este tipo de
organizaciones.

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN:
Tipología de la Organización
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo
social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, en función del tipo de relaciones
formales que pueden establecerse entre las unidades administrativas.

Organización Lineal o Militar.

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la
responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez
reportarán a un sólo jefe.
Ventajas:
a) Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas
b) No hay conflictos en la autoridad ni fugas de responsabilidad.
c) Es claro y sencillo
d) Útil en pequeñas empresas
e) La disciplina es fácil de mantener
Desventajas:
a) Es rígida e inflexible
b) La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos
c) No fomenta la especialización
d) Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación
simplemente.

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 Organización lineal o militar

Responsabilidad
Gerente General
Autoridad

Supervisor

Empleados

Organización Funcional (o de Taylor)

También denominada TAYLORISTA. Se basa en la índole de las actividades, agrupándose por el contenido de la
actividad y la dirección se atribuye a un único jefe. Las actividades agrupadas por función son el esquema mayormente
aplicado en la división por departamentos, lo que mejora la coordinación y también los costos de gestión. Taylor, quien
ante la dificultad de encontrar personal que reuniera la cantidad de conocimientos, preparación y condiciones necesarias
para resolver con acierto los distintos y variados problemas que se le presentaban al encargado de línea, estableció la
división y especialización del trabajo.
VENTAJAS: el personal acaba especializado en la materia asignada en su departamento tiene un mayor rendimiento y
calidad.
INCONVENIENTES: la línea de mando es difusa y ambigua
Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el
obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Organización Líneo - Funcional

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas
inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la
autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Organización staff

Línea y staff: En ella se pretende reafirmar la autoridad y responsabilidad directiva o de mando conjugándola con la
especialización para conseguir una estructura en la que se toma como base la del tipo lineal pero se le incorporan
especialistas que tienen meras funciones asesoras o de asistencia y ayuda a aquellos de la línea. En definitiva los
miembros STAFF, están para ayudar, recomendar, aclarar dudad y aconsejar.
VENTAJAS: Los directores de línea pueden decidir y dirigir más acertadamente descargándose de la necesidad de estar

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especializados en cada uno de los temas de los que son responsables.
INCONVENIENTES: Se crean conflictos de atribuciones entre los responsables de línea y los de staff.
Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de
las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.
Organización estaf

Gerente General ---------------- Asesor Jurídico

Director de
----------------- Consultor
Fabrica
de Director

Supervisor

Obreros

Organización por Comités

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar
una decisión en conjunto. Esta organización consiste en asignar diversos asuntos administrativos a un cuerpo de
personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común lo problemas que se les encomiendan,
generalmente se da en combinación con otros tipos.

Organización por comitès

Presidente

Comité de Comité de
----------------- ----------------
presupuestos Mercadotecnia

Obreros Supervisor Supervisor

Organización Matricial
También denominada DE PARRILLA Y DE PROYECTO. Es característico de las organizaciones muy desarrolladas
que trabajan por proyectos, es puesta en duda por algunos autores al considerarla un híbrido de la estructura divisional.
Pero parece que en el futuro tiene que tener aceptación este tipo de estructura. Se dice que surge el compromiso
existente en las organizaciones entre dos configuraciones divisionales distintas e incluso, entre una configuración
divisional y otra funcional, suponiendo entonces, una mezcla de las líneas de dependencia de cada puesto. En una
organización de tipo matricial, cada puesto debe atender a 2 jefes, al director de división y al director de zona, lo que
crea problemas al exigir una especial atención en deslindar responsabilidades.
Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de
organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Conclusión
La organización es fundamental en todo momento, tanto en nuestra vida personal, como la laboral, ya que sin ella es
prácticamente imposible realizar hasta la mas mínima actividad..

CONCEPTO DE TIPOLOGÍA Y SU UTILIDAD

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Tipología: estudio y clasificación de clases (tipo) que se practica en diversas ciencias (logía).
Utilidad: reduce la variedad y posibilita análisis comparativos.

Clasificaciones:

Variables Tipología

Tamaño micro, pequeña, mediana, grande

naturaleza primaria, secundaria, terciaria

dependencia pública, privada

dividir y agrupar actividades departamentalización funcional, geográfica,

Por producto, por proceso, etc.

relaciones formales entre las Lineal, funcional, lineo-funcional, línea staff,
unidades administrativas Comisional, en red.

Organizaciones enfermas y sanas

Cuatro tipos de organizaciones enfermas

1. Pasiva-agresiva
Es una organización con alto nivel de actividad y actitud positiva. Arribar a consensos para hacer cambios
fundamentales no representa un problema serio. Sin embargo, implementar los cambios es una tarea casi imposible.
Remedios:
- Convocar nuevas personas, "sangre nueva".
- Trabajar en forma conjunta la mejora de los cuatro ladrillos del ADN: derechos para la toma de decisiones,
información, motivaciones y estructura.

2. Descoordinada
Es una organización que rebosa de capacidad intelectual e iniciativa: cuenta con gente inteligente con claro perfil
emprendedor pero que -con frecuencia- no empuja en la misma dirección ni tampoco lo hace al mismo tiempo. Se
disfruta de un ambiente sin limitaciones, en el que se puede adoptar una idea y hacerla funcionar. Pero, debido a la
ausencia de una dirección firme "desde arriba" y a la falta de una base sólida de valores comunes "por debajo", las
iniciativas chocan o simplemente se van esfumando. El resultado es por tanto una organización excesivamente amplia,
siempre al borde de perder el control.
Remedios:
- Conseguir que los ejecutivos decidan, más que presidan.
- Recompensar el esfuerzo colectivo.

3. Sobre-expandida
Es una organización que está literalmente rebasando su capacidad, porque se ha expandido más allá de su modelo
organizativo original. Dado que el poder está demasiado reservado a las capas superiores, la organización tiende a
reaccionar lentamente a los desarrollos del mercado y, con frecuencia, no puede modificar su manera de funcionamiento
habitual. El legado de una dirección y de una modalidad de toma de decisiones "arriba-abajo" está sumamente arraigado.
Remedios:
- Promover la iniciativa de los emprendedores.
- Profesionalizar el modelo de management.
- Cultivar el liderazgo en todos los niveles.

4. Sobre-gestionada

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Agobiada por múltiples niveles de gestión, esta organización es un estudio de casos de "parálisis por análisis". Está más
preocupada por "los árboles que por el bosque", y los managers invierten el tiempo en supervisar el trabajo de los
subordinados en lugar de visualizar el horizonte para poder detectar oportunidades o amenazas. A menudo muy
burocrática y muy política, esta organización frustra a las personas emprendedoras y a las personas que están orientadas
a resultados.
Remedios:
- Aplanar la organización.
- Delegar los derechos para la toma de decisiones en forma explícita.
- Ofrecer más información para ganar confianza.
- Promover líderes en todos los niveles.
Tres tipos de organizaciones saludables

5. Justo a tiempo
Aunque no siempre es proactiva ni tampoco se prepara para el cambio, este tipo de organización ha demostrado la
capacidad de superar obstáculos cuando es necesario hacerlo sin perder de vista el panorama global. Tiene una actitud
dinámica e inspira un impulso creador, que con frecuencia son verdaderos adelantos, pero también puede llegar a agotar
a las mentes más lúcidas. Por la falta de estructuras y procesos consistentes y disciplinados, los éxitos de esta
organización son solamente "puntuales".

6. Precisión militar
En esta organización cada persona sabe cuál es su función y la lleva a cabo con diligencia, logrando por tanto una
ejecución general fluida y consistente. Es jerárquica y funciona bajo un modelo de administración de alto control que
permite ejecutar grandes volúmenes de transacciones con eficacia. Puede concebir y ejecutar estrategias brillantes- a
menudo repetidas veces- porque ha instruido a la organización y su funcionamiento se basa en el manual.

7. Resiliente
Esta organización inspira respeto y envidia porque parece lograr todo con facilidad: ganancias, talento, respeto. Parece
destinada a algo grande y funciona "a todo vapor". La organización es flexible y divertida. Si bien se puede dar "un golpe
en el camino" actual como le pasa a todas las compañías” la organización se recupera rápidamente y aprende de la
experiencia. Tiene el perfil más "sano", precisamente porque no se "duerme en los laureles" sino que siempre está
buscando la próxima batalla competitiva o una innovación del mercado.

EL PAPEL DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

¿Qué se entiende por sistema y qué por procedimientos? por sistema se entiende por los medios con los que se vale la
empresa para que su personal pueda operar y lograr los objetivos. y por procedimiento se entiende como el método
específico que crea una rutina cronológica para llevar a cabo un trabajo, el cual lograra alcanzar los objetivos

¿Cuál es la función de los sistemas y procedimientos dentro de la administración general? el cómo se hacen las cosas, las
formas y medios que se emplean para llevar a cabo las tareas, junto con la metodología con la que se lleva a cabo estos
esquemas.

¿Quién es el responsable de los sistemas de procedimientos? el personal de la empresa (supervisor, administradores...

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http://webs.ono.com/jorgeperez67/webquest_tema9/proceso.htm
Funciones
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización,
dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y
diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
“Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración” y se pueden destacar de
la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera
función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y
procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse
actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la
administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de
técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo
y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e
investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas
técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades
realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus
divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para
resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y
productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
10. Compatibilizar y/o emitir normas básicas de los sistemas de administración
11. Elaborar normas, reglamentos, manuales de organización, de funciones y de procedimientos y la implantación
progresiva de los sistemas de administración
12. Vigilar y mantener el funcionamiento adecuado de los sistemas e integrar la información generada por los
mismos.
13. Realizar diagnósticos generales de la estructura orgánica de las distintas unidades académico-administrativas de
la universidad.
14. Coadyuvar en la evaluación de las tareas relacionadas con la racionalización administrativa
15. Participar en la capacitación y adiestramiento de personal, para estandarizar los sistemas administrativos en cuya
formulación haya participado
16. Sugerir modificaciones en las reglamentaciones, formas de operación y otros procedimientos que tiendan a
mejorar los procesos administrativos.
17. Estudiar y recomendar procedimientos de simplificación del trabajo en el diseño de formularios y flujogramas
que tiendan a mejorar la eficiencia y calidad entre las unidades.
18. Proporcionar asesoramiento a todas las dependencias de la Universidad en materia de métodos y procedimientos
administrativos.

“Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir
tres fases de desarrollo administrativo”
1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo
(inicial) (intermedia) (consolidación)

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 Análisis de estructuras y funciones Teoría de sistemas Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas

Elaboración de organogramas Administración por proyectos Informática

Elaboración de diagramas de flujo Administración estratégica Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento

del personal y los sistemas de la organización
a. Fase de Desarrollo (Inicio):
Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el
estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución
del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Intermedia):
En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del
comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Consolidación):
Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de
recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

Origen de Organización y Métodos

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización
administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la
aparición del Estados y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa
que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y
otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos
administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este
período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las
funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas
administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura
como del funcionamiento.

Objetivos

Los principales objetivos del Departamento de Organización y Métodos, se traducen fundamentalmente en:

• Fortalecer la gestión universitaria, a través del análisis y la modernización de las estructuras organizacionales, la
integración e implantación de los sistemas de administración y control interno, evitando la duplicación y
dispersión de funciones.
• Analizar y desarrollar la estructura organizacional de la Universidad bajo criterio y metodología de orden técnico.
• Desarrollar la capacidad administrativa y gerencial en la aplicación de los sistemas de administración

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• Compatibilizar las normas básicas de los sistemas de administración y control interno de la Universidad, para
lograr una administración transparente, eficiente y eficaz.