¿Cómo optimizar la gestión y el

seguimiento de los recursos de un

proyecto?
¿Cómo hacer correctamente la planificación y estimación de recursos
de un proyecto?

El éxito de la gestión de un proyecto se apoya en el proceso de estimar

correctamente los recursos de las actividades que lo componen.
Estos deben ser determinados por la Dirección del proyecto lo antes
posible, idealmente antes de que el proyecto se ponga en marcha.

En este artículo, te presentamos una serie de buenas prácticas, consejos

y herramientas con los cuales podrás estimar los recursos que
requieren tus proyectos y cómo supervisarlos.

¿Qué es la estimación de recursos?

La estimación de recursos consiste en la planificación y garantía de la disponibilidad de los
mismos para asegurar el buen desarrollo y éxito de un proyecto. La gestión de los recursos
disponibles es esencial para cualquier proyecto y debe tenerse en cuenta incluso antes de
que el mismo comience.

La gestión de las cantidades de recursos necesarios, así como su optimización, son dos de
los factores clave para cumplir a cabalidad con la entrega de un proyecto.

¿Cómo estimar costos de un proyecto?

La estimación de los recursos está anclada a la gestión de un proyecto en el sentido más
amplio, pues incluye diferentes aspectos relacionados con el proceso, tales como:

 la proyección de la duración y coste de las actividades (presupuesto provisional),

 la estructura de desglose de los recursos identificados por categorías (humanos,
materiales, etc.),
  la asignación de recursos para cada actividad (según los perfiles y habilidades).
Todo esto es coordinado por el/la Director⋅a de Proyecto, el cual debe asegurarse de que el
mismo sea rentable y los plazos se cumplan.

Veamos ahora cómo llevar a cabo la estimación de los recursos.

1. Estimación de las necesidades

Según los diferentes tipos de recursos que puede requerir tu proyecto, debes estimar todas
las necesidades con la mayor precisión posible. Para ello, identifica los recursos, ya sean
internos o externos, y construye una estructura jerárquica para los mismos (categoría y
tipo).

Este paso no es evidente, teniendo en cuenta que debe realizarse antes del comienzo del
proyecto, en un momento en que todavía hay incertidumbre sobre cómo se llevará a cabo.

👉 Si cuentas con experiencia como Director⋅a de Proyectos, apóyate en tu experiencia o

recurre a los registros de tu empresa, referentes a proyectos pasados que hayan sido
exitosos.

2. Creación de un Plan de Gestión

Dentro del marco del Project Management, la planificación representa visualmente la
organización de las necesidades de recursos, ya sean humanos, materiales o financieros,
durante un período de tiempo determinado.

La creación de un Plan de Gestión de recursos permite saber qué recursos utilizar y cuándo.
Por ejemplo, este puede incluir un Diagrama de Gantt que permita visualizar:

 La asignación de recursos, según las actividades y los plazos con los que se cuenta,
 los posibles conflictos que puede haber al momento de la asignación de recursos.

3. Seguimiento de los recursos

Para evaluar una situación y tomar las decisiones correctas, debes implementar Indicadores
Clave de Desempeño (KPI). Estos te permiten hacer una comparación entre lo estimado y
lo realmente ejecutado. Por ejemplo:

 Recursos humanos → ¿cuán productivos son los recursos? Ejemplo de cálculo: número de
días/hombre asignados a una tarea, multiplicado por el porcentaje de finalización de esa
tarea.

 Recursos materiales → ¿cuál es la disponibilidad o la capacidad de ese equipo? Ejemplo de

cálculo: número de horas de trabajo previstas en un equipo, comparado con el número de
horas disponibles de este último = carga del equipo.
  Recursos financieros → ¿cuál es el costo actual de mi proyecto? ¿Está dentro del
presupuesto asignado? Ejemplo de cálculo: suma de todos los gastos dedicados al proyecto
hasta el tiempo “t”.

4. Anticipación de riesgos e imprevistos

Tanto los riesgos como los imprevistos, pueden afectar el buen funcionamiento del
proyecto. Por lo tanto, debes prepararte para cualquier eventualidad:

 ¿Cómo reaccionar cuando una máquina se avería?

 ¿Qué hacer si un empleado abandona el proyecto?
 ¿Qué hacer si uno de los proveedores se declara en bancarrota?
Ante tales situaciones, contar con soluciones previstas desde el principio, limita los
impactos que puedan tener en el proyecto.

5. Implementación de herramientas especializadas

Contar con las buenas herramientas de trabajo, también hace parte de una buena gestión de
los recursos. El software de gestión de proyectos, por ejemplo, permite simplificar y
automatizar la estimación de recursos.

Sus funcionalidades destinadas a los/las Directores de Proyecto contribuyen a aumentar la

productividad de tus equipos gracias a un reparto equitativo de la carga de trabajo y a la
simplificación de ciertas actividades.
Control de proyectos: recursos y
tiempos
Secuenciar las actividades
El proceso de secuenciar las actividades implica entender las relaciones entre las
actividades y organizar su desarrollo (secuencialmente, superpuestas o en paralelo) de tal
forma que se optimice el cronograma del proyecto, teniendo en cuenta al mismo tiempo las
restricciones del proyecto.

Estimar los recursos de las actividades

Una vez secuenciadas las actividades es necesario estimar los tipos y
cantidades de materiales, personas, equipos o proveedores que serán
requeridos para cada actividad (Wuttke, 2014).
Aunque se trata de una primera estimación que será revisada con más profundidad en el
proceso de desarrollar el cronograma, este proceso es especialmente dificultoso porque hay
que estimar todos los tipos de recursos que van a ser necesarios, no solo los
relacionados con personas.
Supongamos, por ejemplo, que en la estimación de los recursos de una obra identificamos un
camión grúa. Necesitamos saber si la altura que debe abarcar es estándar o no, ya que la
disponibilidad, el coste y posiblemente los permisos requeridos serán completamente
diferentes en un caso o en otro.
Tal vez esta información tan detallada no la tengamos inicialmente y se refine posteriormente
en el proceso del desarrollo del cronograma, pero cuanto antes dispongamos de ella, mejor
podremos estimar el tiempo y el coste del proyecto.
Recomendaciones para la estimación de
recursos y tiempos
Algunos autores apuntan que una de las mayores causas de desviación en la gestión de
proyectos es la incorrecta estimación inicial de recursos para la realización de las actividades,
de ahí la importancia de realizar una adecuada asignación.

A título orientativo se muestran algunas

recomendaciones para la estimación de recursos y
tiempos (Rodríguez y otros, 2007):
1. Constan todas las actividades que permiten completar un hito.
2. Existen resultados claros y observables para cada actividad.
3. Cada hito no debería descomponerse en más de 10 actividades. Cada actividad no
debería suponer más de 10 a 15 días/hombre de trabajo.
4. No asumir que, si una persona necesita completar un trabajo en diez días, diez lo
podrán hacer en un día. El tiempo y los recursos no siempre son intercambiables.
5. Foco: no asignar muchas tareas en el mismo periodo de tiempo a una misma persona
o la misma persona a varios proyectos. No asignar a varias personas para hacer la
misma cosa.
6. No planificar los recursos asumiendo una productividad del 100 % en el trabajo. Usar
un máximo del 85 % y reconocer que un 15 % puede ser tiempo improductivo. Tener
en cuenta los periodos vacacionales, las bajas laborales y los imponderables en las
estimaciones.
7. Planificar al mejor profesional para las tareas más complejas y, si le sobra tiempo,
asignarle las demás.
8. Identificar las actividades que consumen más recursos, que involucran a más
personas y en departamentos diferentes, y que ocupan más tiempo en el calendario.
Planificar estas con más detalle, dejando márgenes de tolerancia y acordando
compromisos con las partes.
9. Reducir el número de interdependencias con las actividades al mínimo posible, de
manera que el camino crítico sea lo más corto posible. Procurar, siempre que sea
posible, que las actividades más importantes para completar un hito no estén en el
camino crítico.
10. Reservar tiempo suficiente para la toma de decisiones del cliente y para la revisión y
evaluación de los entregables y resultados intermedios. Dejar espacios libres en el
calendario (colchones o buffer).

Desarrollar el cronograma
Desarrollar el cronograma supone obtener una programación detallada de las
actividades del proyecto basada en los procesos anteriores, es decir, la secuencia de las
actividades, la estimación de los recursos y la estimación del tiempo. Adicionalmente, debe
tener en cuenta otros parámetros como los requisitos de los recursos o las restricciones del
cronograma.
Desarrollar el cronograma es casi siempre un proceso iterativo, ya que el primer resultado
cumplirá difícilmente con las expectativas, fecha e hitos acordados (Wuttke, 2014). Esto
implica que serán necesarias sucesivas revisiones y estimaciones hasta comprobar que el
cronograma es viable para todas las partes afectadas. El resultado de este proceso es la línea
base del cronograma, que forma parte del plan de gestión del proyecto.

Controlar el cronograma
El proceso controlar el cronograma permite validar si la ejecución del cronograma se
corresponde con lo inicialmente planificado, procediendo a su revisión y actualización.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para

detectar desviaciones con respecto al plan y establecer acciones
correctivas y preventivas para minimizar el riesgo (PMI, 2013).

Compresión del cronograma

La compresión del cronograma es una técnica utilizada por el director del
proyecto para reducir la duración total del proyecto (Wuttke y otros, 2014).

Las técnicas más usadas de comprensión del

cronograma son la intensificación (crashing) y la
ejecución rápida (fasttracking):
1. La intensificación permite acortar la duración de una actividad, por ejemplo,
añadiendo recursos o trabajando horas extras. Esta técnica supone un incremento de
los costes, por lo que su utilización es recomendable solamente en actividades
vinculadas a la cadena crítica.
2. La ejecución rápida significa avanzar en paralelo actividades inicialmente previstas
como secuenciales, siempre y cuando ello fuera posible.

La ejecución rápida aumenta el riesgo de errores y problemas de ejecución del

proyecto, por lo que debe ser controlado adecuadamente.
Herramienta de programación: Las herramientas de programación permiten automatizar el
análisis de la red del cronograma evitando la utilización de métodos manuales y están
estrechamente relacionadas con los softwares de gestión de proyectos.