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Instituto Tecnolgico Superior de Huatusco

Gestin de proyectos de software

Unidad 6 Supervisin y Revisin del Proyecto


Las fases de planificacin y programacin son cruciales, sin embargo, pocas veces los planes se cumplen al
pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva ms tiempo del previsto, etc. Llamamos seguimiento
al proceso de recopilacin de datos sobre el funcionamiento real del proyecto y su incorporacin al programa,
as como la obtencin de los informes pertinentes para que el director y el personal implicado est informado
de los cambios ocurridos frente a la programacin de trabajos inicial. Llamamos control a la funcin que utiliza
los datos proporcionados por el seguimiento para llevar la ejecucin real del proyecto de acuerdo con los planes
previstos. La evaluacin es una fase posterior al control. En la fase de evaluacin es donde haremos juicios
sobre la calidad y efectividad del proyecto. En definitiva, controlar implica tomar las medidas correctivas
necesarias cuando los hechos difieren de lo previsto ms de lo que se considera admisible para cada proyecto.
Para establecer un seguimiento adecuado del proyecto, necesitaremos conocer qu informacin es la que se
necesita para realizar un control efectivo del mismo. As, dependiendo de las caractersticas del proyecto se
actualizar el programa semanal, mensualmente, etc. El ltimo paso de la Gestin de Proyectos es la
Evaluacin. Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El anlisis de
los mismos har las decisiones futuras ms realistas. Por ejemplo, debemos preguntarnos si hemos
infraestimado la duracin de las actividades, si las prelaciones establecidas han sido correctas, si hemos
asignado el trabajo al personal adecuado o si ha habido retrasos en la recepcin del material, as como si la
calidad era apropiada.

6.1 Administracin de Recursos


Todo proyecto requiere para su realizacin una serie de recursos. Los recursos necesarios para el desarrollo
del proyecto generalmente se clasifican en cuatro tipos:
Humanos: Para poner en marcha cualquier tipo de proyecto de debe disponer de personas adecuadas
y capacitadas para realizar las actividades y tareas previstas.
Fsicos: Los recursos fsicos tradicionalmente comprenden varios aspectos como terrenos, edificios,
maquinaria, equipos, infraestructura, bibliografa, documentacin, medios de transporte, tecnologa, etc.
Sin embargo, este tipo de recursos no siempre deben ser adquiridos, pero s puede ser cubiertos o
sustituidos con lo que se tiene.
Tcnicos: En caso de que el proyecto contemple herramientas o recursos especficos, es necesario
establecer las alternativas tcnicas elegidas y las tecnologas a utilizar. Cuando un proyecto contempla
la adopcin de innovaciones tecnolgicas, es bueno tener presente, que muy probablemente, la
adopcin de la innovacin no se va a producir en un su totalidad.
Financieros: Los recursos financieros hacen referencia al presupuesto necesario para la operacin del
proyecto. Se sabe que cualquier accin tiene un costo que es asumido por todas las partes
comprometidas en su puesta en marcha. Los recursos no necesariamente tienen que provenir de
entidades especializadas en financiar proyectos.
Sin los Recursos un proyecto no podra ser ejecutado. Uno de los aspectos de mayor complejidad en la Gestin
de Proyectos es el manejo (o Administracin) de los Recursos asignados a l (en especial si stos son
humanos).
La Administracin de Recursos en la Gestin de Proyectos no consiste slo en asignar un recurso a una tarea,
sino que involucra adems conocer las caractersticas (destrezas, por ejemplo, en el caso de recursos humanos)
de esos recursos para realizar su asignacin de la manera ms inteligente de forma tal de garantizar que la
tarea pueda realizarse con los parmetros de eficiencia ideales.
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Por razones obvias, en la Gestin de Proyectos el Recurso humano es el que ofrece mayores particularidades
y es por ello se resume a continuacin algunos aspectos que deben ser tomados en cuenta cuando se trata con
este tipo de recurso en un proyecto:
Tomar en cuenta las destrezas y costo del Recurso para asignarlo a la tarea adecuada.
Mientras ms experimentado sea el recurso mayor ser su costo, por lo tanto es importante considerar si la
tarea se puede realizar, en el mismo tiempo, empleando un recurso de alta experiencia o varios recursos de
mediana a baja experiencia, siempre tratando de optimizar los costos/tiempo.
Optimizar el nmero de recursos asignados a la tarea.
A mayor cantidad de recursos asignados a una determinada tarea, mayor tender a ser el costo de ejecucin
de sta.
Evitar exceder las horas diarias de trabajo del Recurso, para no caer en el pago de horas Extra. Generalmente,
el costo de una hora extra es mayor que el costo de una hora de trabajo Normal y, sin lugar a dudas, la
optimizacin de costos es otro de los aspectos a tomar en cuenta en la Gestin de Proyectos.
Durante la fase de seguimiento del proyecto realizar las re-asignaciones de recursos necesarias que permitan
mantenerlos en el mximo de su productividad.
Evitar subutilizar al Recurso, asignndolo a otras tareas cuando est disponible.
El xito o fracaso de un proyecto esta medido en funcin del logro de sus objetivos y posteriormente por la
administracin de los recursos asignados al mismo. Cuando se habla de recursos, se hace referencia a los
requerimientos necesarios para lograr la realizacin de un proyecto: a) Tiempo b) Personas c) Dinero d)
Equipo e) Instalaciones o instrumentos.
En muchas organizaciones la asignacin de recursos responde a una sola variable: Disponibilidad. No
obstante, el establecimiento de un plan adecuado permite asegurar que todos los recursos necesarios para el
establecimiento del coste del proyecto estn debidamente asignados.
Se precisa aplicar tres procesos para la gestin de los recursos al asignarlos al proyecto. Estos procesos se
presentan a continuacin:
Planificacin de Recursos. Identificacin del tipo de recursos materiales requeridos, la cantidad precisa y el
perodo de necesidad en el proyecto. Comprende la identificacin de los recursos necesarios para el desarrollo
del proyecto, teniendo en cuenta las tecnologas disponibles, la utilizacin de recursos internos y de recursos
existentes en el mercado, etc., as como las restricciones existentes para el uso de tales recursos (por ejemplo,
disponibilidad, seguridad, consideraciones ambientales y culturales, acuerdos de trabajo, regulaciones
gubernamentales, inversiones necesarias, impacto en el medio ambiente, etc.).
Asignacin de Recursos. Obtencin de los recursos materiales, su asignacin al proyecto y su retirada durante
la desactivacin del proyecto. La adquisicin de recursos externos -si fuera precisa- se efectuar de acuerdo
con los procesos de gestin de adquisiciones del proyecto. La asignacin a cada tipo de recursos, es parte de
la gestin del proyecto, focalizada por la planificacin estratgica. Partiendo del anlisis de qu recursos se
tienen, definir cules falta y establecer el plan de accin para conseguir los que faltan. Es entonces ah, donde
el concepto de administracin estratgica entra en juego. Al principio puede ser genrica (por ejemplo, cantidad
de ingenieros senior), pero a medida que avanza el proyecto debe ser ms especfica (por ejemplo,
disponibilidad de cierto especialista, asignacin de nombres propios a los recursos, actividades reservadas a
personal con experiencia previa en el proyecto, etc.). Identificacin de recursos de plena disposicin y
compartidos (con qu otras actividades o proyectos y caractersticas de los mismos). Se tendrn en cuenta las
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capacidades corporativas existentes en los Centros de Servicio de la organizacin (por ejemplo, tratamiento de
textos, traduccin, reproduccin, servicios informticos, servicios administrativos, etc.).
Control de Recursos. Comprobacin del uso apropiado de los recursos materiales. Las desviaciones respecto
al plan de recursos deben ser identificadas y analizadas, para proponer las acciones subsiguientes necesarias.
Las decisiones y acciones deben ser tomadas slo tras tener en cuenta las implicaciones sobre otros procesos
y objetivos del proyecto. El control adecuado permitir: Que el proyecto coincida o se acerque a los estimados
con precisin; Consistencia con los objetivos tcnicos y de plazo de ejecucin del proyecto, y Consideracin
de un presupuesto de coste razonable en funcin de los logros del proyecto.

6.2 Administracin del Tiempo


La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede
considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.
Algunas caractersticas del tiempo son:
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las
actividades diarias aun emprendedor.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de
efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la
gran paradoja del tiempo.

6.3 Evaluacin y Ajustes del Proyecto


La evaluacin es un proceso que procura determinar, de la manera ms sistemtica y objetiva posible, la
pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de actividades a la luz de objetivos especficos. Constituye una
herramienta administrativa de aprendizaje y un proceso organizativo orientado a la accin para mejorar, tanto
las actividades en marcha, como la planificacin, programacin y toma de decisiones futuras.
La evaluacin de proyectos es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados
por un proyecto a partir de la comparacin entre el estado actual y el estado previsto en su planificacin. Es
decir, se intenta conocer qu tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qu tanta capacidad
poseera para cumplirlos.
En una evaluacin de proyectos siempre se produce informacin para la toma de decisiones, por lo cual tambin
se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relacin con sus
fines, adems de promover mayor eficiencia en la asignacin de recursos. En este sentido, cabe precisar que
la evaluacin no es un fin en s misma, ms bien es un medio para optimizar la gestin de los proyectos.
La evaluacin de proceso e impacto es un componente fundamental de la planeacin de programas sociales.
El seguimiento y la evaluacin son absolutamente necesarios, no slo para establecer si los objetivos
propuestos estn siendo logrados, sino tambin para obtener informacin que permita modificar o reorientar a
tiempo los programas.

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CRITERIOS UTILIZADOS PARA EVALUAR PROYECTOS
La evaluacin de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer
sus conclusiones. En funcin del campo, empresa u organizacin de que se trate, es que se emplearn una
serie de criterios u otros que guarden relacin con los objetivos estratgicos que se persigan.
No existen criterios nicos, por lo general los criterios surgen en funcin de la naturaleza de cada proyecto pero
existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los
proyectos.
Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades identificadas
y los intereses de la poblacin e instituciones (consenso social). Se observa especialmente en la evaluacin exante pero tambin en los dems tipos de evaluacin.
Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se observa en las evaluaciones de tipo
continuas y ex-post.
Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado los recursos disponibles en la
implementacin del proyecto. Este criterio es usual en el anlisis costo-beneficio realizado en la
evaluacin ex-ante.
Sostenibilidad: Establece que es la medida en que la poblacin y/o las instituciones mantienen vigentes los
cambios logrados por el proyecto una vez que este ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de
impacto.
Es fundamental considerar la evaluacin desde las propias necesidades, y alcances de las acciones para con
la poblacin meta.