NIVELACION DE RECURSOS

La nivelación de recursos es uno de los problemas que hay que resolver una vez quese
efectúa el estudio y control de un proyecto mediante los métodos PERT y ROY.Con este
método se trata de unificar las necesidades del o de los factores deproducción necesarios
en la ejecución de un proyecto durante el tiempo necesariopara su realización, de tal forma
que no existan períodos con muchas necesidades del recurso objeto de estudio, y otros
períodos con escasas necesidades del mismo; así,si se consiguen unas necesidades
uniformes a lo larga de la ejecución del proyecto, ala persona responsable del mismo se le
plantearán menos problemas que en el caso en que tenga que enfrentarse a unas
necesidades variables que puedan provocar excedente o déficit de dicho recurso.
Por ejemplo, cuando estudiamos las necesidades de mano de obra en la ejecución deun
proyecto, si dicho recurso no está nivelado, podemos encontrarnos en la situaciónde unas
necesidades muy elevadas de jornales en unos períodos y por el contrarionecesitar escasos
jornales en otros, de tal forma que si se contrata mano de obra conarreglo a las necesidades
mínimas, habrá de contratarse mano de obra eventual enlos períodos de máxima necesidad
y por el contrario, si se contrata la mano de obramáxima, se incurrirá en excedente en
aquellas períodos de necesidades mínimas.
La nivelación de recursos en la ejecución de proyectos no supone incremento delcoste de
realización de la obra ya que el tiempo total no varía respecto del calculadoen el método
PERT, debido a que las actividades se desplazan dentro del intervaloque le permite su
holgura.

Cómo Llevar A Cabo La Nivelación De Recursos

Existen seis pasos determinantes para aplicar la nivelación de recursos con éxito:
1. Desarrollo de la estructura de desglose de trabajo: hay que comenzar por lo general y
terminar por lo más específico. La dirección a seguir partiría de las etapas del proyecto
para concluir en el detalle de los entregables. De cada nivel habrá que establecer la
programación correspondiente, coste estimado y medios de monitorización y control.
2. Establecimiento de dependencias: hay que definirlas de forma que el trabajo se ejecute
en el orden correcto y teniendo en cuenta que su origen puede ser variado. Las más
frecuentes son las lógicas, que tiene que ver con el tipo de trabajo a realizar; las
discrecionales, que reflejan las preferencias de la gestión a la hora de establecerlas; y,
por último, las que provienen de agentes externos al proyecto. Sobre cada una de ellas
hay que tratar de adquirir la visión más completa posible, puesto que, de otra forma, las
decisiones que se tomen podrían afectar a los plazos al crear restricciones innecesarias.
3. Asignación de recursos: en este ámbito la asignación se refiere fundamentalmente a los
de tipo humano y es cave para el siguiente paso, la nivelación de recursos. Se trata de
designar responsabilidades que, en una primera fase de planificación, vendrán
determinadas por roles. A medida que se vaya contando con más datos, cada uno de
estos roles o perfiles se podrá identificar con una persona concreta, la responsable de la
ejecución o supervisión de una tarea específica. La actualización y el consenso son
fundamentales para evitar errores y/o malentendidos que puedan afectar al normal curso
del proyecto.
4. Nivelación de recursos: la idea clave es buscar la coherencia. Su función principal es
evitar retrasos y para lograrlo hay que identificar los tiempos no utilizados mediante el
análisis de dependencias entre tareas. De esta forma se puede adquirir una ventaja
importante que siempre estará en función de la precisión con que se haya elaborado el
cronograma de actividades, los tipos de tareas, sus dependencias y limitaciones, y la
capacidad de actualización de la información. En el momento de aplicar la nivelación de
recursos, si aparecen conflictos en la disponibilidad se puede optar por retrasar ciertas
tareas, cambiar sus dependencias con respecto a otra, si es posible; o asignar un recurso
diferente.
5. Determinar la ruta crítica: la ruta crítica de un proyecto es la trayectoria más larga
duración a través de un diagrama de red y el camino más corto para completar el
proyecto. Las actividades que se encuentran incluidas en este grupo deben ser
controladas con lupa por parte del Project Manager y siempre habrá de dárseles prioridad
a la hora de aplicar la nivelación de recursos.

NIVELACIÓN DE RECURSOS

"Esta herramienta trata de hacer una redistribución con base

en una buena cantidad de apreciaciones y análisis: primero
revisa TODOS los recursos existentes y cuando encuentra
uno con sobreasignación, determina las tareas que lo usan,
examina su situación dentro del programa y, cuando sea
posible, desplaza alguna de ellas para mejorar la distribución
del tiempo de los recursos."
¿Que es?
Permite efectuar una redistribución de las actividades sobre la
base de disponer de holguras en el plazo total del proyecto y
que las actividades admitan alternativas de ejecución en forma
acelerada.
En el caso de los recursos financieros el objetivo de la
nivelación es minimizar el déficit y maximizar el superávit, o
 sea maximizar el saldo acumulado. La razón de esto radica en
que si logramos generar disponibilidad de recursos
financieros, estos pueden tener un uso alternativo por la vía de
reinvertir
En el caso de los recursos humanos y físicos el objetivo
fundamental de la nivelación es conseguir saldo acumulado
igual a cero.
Si bien la técnica de nivelación permite mejorar la
distribución de los recursos no asegura un punto óptimo de
utilización de dichos recursos. En particular, se puede tender
a postergar los inicios de las actividades para no comprometer
muchos recursos, lo que por el contrario reduce las holguras y
aumenta e riesgo de incumplimiento

Objetivo
· Que la duración del proyecto no exceda de la prevista, camino
crítico.
· Que los consumos de los diferentes tipos de recursos durante
el período de ejecución del proyecto sean lo más uniformes
posibles.
Empecemos por definir:
Recursos

Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizar para

realizar una tarea, que es limitado en cantidad y que afecta la
programación del proyecto. La forma más rápida de definir
recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe
todos los datos básicos en una sola vista. Para obtener la hoja
de recursos use emenú Ver - Hoja de recursos, que colocará
la siguiente vista en la pantalla

En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la

definición de un recurso, con un manejo similar al de una hoja
Excel. Los datos son los siguientes:
 Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40
caracteres.
 Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre.
El campo es opcional y puede usarse para búsquedas y
clasificaciones más rápidas.
 Grupo. Información opcional que sirve para definir
grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos
grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa
y similares.
 Capacidad máxima. El número máximo de unidades del
recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es
requerido; si no se llena se asume uno.
 Tasa estándar. Valor pagado al recurso por unidad de
tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser
cualquiera de las válidas además de "a" para pago por año.
 Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras
trabajadas. Se define igual al anterior.
 Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho
de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores.
 Acumular. Forma como se hará el asiento contable del
costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al
inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida
que la tarea avanza.
 Calendario base. Calendario de disponibilidad del
recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que
se define igual al calendario base del proyecto. Si no se
especifica uno, asume el del proyecto.
 Código. Campo opcional, puede recibir cualquier
codificación que se desee. Útil para clasificar recurso,
informes, etc.
Tal como se recomendó atrás para encadenar actividades,
antes de ingresar los recursos a Project es conveniente
elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo de
trabajo.
En el caso de nuestra bodega se adicionarán los recursos de
tipo administrativo que se incluirán en las tareas insertadas al
inicio del proyecto. La hoja de recursos del proyecto se
muestra en la figura siguiente:
Asignación de recursos
Los recursos deben ser asignados a las tareas correspondientes
con el fin de que Project pueda controlarlos, y aunque existen
varias formas para hacerlo, la más fácil es usar la
herramienta Asignación de recursosdentro del diagrama de
Gantt.
Asignación inicial

Para asignar un recurso a una actividad específica, se coloca

el cursor sobre la actividad a trabajar y se presiona el botón de
la herramienta de asignación

para invocar el formulario de asignación de recursos:

En este formulario aparecen todos los recursos que existen en
el proyecto; si la actividad marcada ya tiene algo asignado, el
recurso correspondiente aparecerá con una marca de chequeo
en la columna izquierda del formulario y un número, que
indica la cantidad de unidades asignadas, en la columna de la
derecha.
Si se quiere asignar un nuevo recurso, se marca éste con el
ratón sobre el botón de chequeo, lo que transformará el cursor
en una flecha acompañada de una cara. Manteniendo
presionado el botón, se arrastra el ratón hasta marcar la
actividad en la que se va a asignar y se suelta, con lo cual
automáticamente se le asigna una unidad del recurso.

Para cambiar la cantidad asignada, lleve el puntero del ratón

hasta el campo correspondiente al frente del nombre del
recurso y digite la cantidad, que puede ser menor que la
unidad para asignar menos del 100% del tiempo del recurso.
También es posible entrar un número mayor que la capacidad
máxima del recurso.
Debe tenerse en cuenta que si el proyecto maneja tareas cuya
duración depende de los recursos, una primera asignación
asume que la duración dada a la tarea era la justa para esta
asignación, de modo que la duración de la tarea no se
modifica. Si luego de esta asignación se modifica la cantidad
de recurso asignado, y es éste el recurso que está controlando
la duración, ésta será ajustada al nuevo cálculo.
 NIVELACIÓN DE RECURSOS
El resultado de todo el trabajo anterior es la asignación
completa de los recursos que consideramos necesarios para
ejecutar cada una de las tareas. Es posible, y muy probable,
que algún recurso haya quedado asignado con un trabajo
mayor a su disponibilidad -Sobreasignación de Recursos- ,
cosa que Project no objeta pero si avisa de su existencia
colocando en la Barra de Estado un mensaje que dice "Redist:
nnn", donde “nnn” será el nombre del último recurso que
encontró sobre asignado.
La nivelación consiste en redistribuir las tareas en el tiempo
con el fin de eliminar la sobreasignación, y la mejor forma es
tratar de hacerlo manualmente, para lo cual se cuenta con
varias herramientas.
En primer lugar es necesario conocer la ruta crítica del
proyecto ya que no nos será posible mover tareas que se
encuentren dentro de ella, así que active la opción Ver - Más
presentaciones... , que muestra el siguiente cuadro:
Escoja en la lista Gantt detallado y presione el
botón Activar para que aparezca el nuevo diagrama, cámbiele
su dimensión utilizando Ver - Zoom, escoja Proyecto
completo y presione Aceptar. El nuevo diagrama de Gantt
que aparece tiene las tareas críticas señaladas en color rojo.
Ahora necesitamos ver la asignación de recursos a cada tarea,
para lo cual se divide en dos la ventana de Project
utilizando Ventana – Dividir,que muestra el Gantt en la mitad
superior de la pantalla y el formulario de recursos en la
inferior.

Coloque el cursor en cualquier sitio de la mitad inferior y haga

clic para fijarlo a esta ventana. Acto seguido, llame la
opción Ver - Gráfico de recursos para ver en la ventana
inferior un histograma que muestra la asignación de recursos
para la tarea seleccionada en la vista de Gantt, utilizando
barras azules para la asignación normal y barras rojas para la
sobreasignación.
La combinación de vistas nos permitirá estudiar con todo
cuidado los problemas de asignación existentes para poder
tomar los correctivos necesarios. Si se presenta una situación
como la anterior , las siguientes pueden ser las decisiones a
tomar para controlarla:
 Subir la capacidad máxima del recurso, lo cual implica
mayores costos de contratación de personal o adquisición de
más equipo.
 Cambiar un recurso por otro. Permitido en caso de
recursos equivalentes, normalmente es una buena solución
que no afecta los costos del proyecto.
 Permitir horas extras. Para autorizar horas extras en la
ejecución de una tarea, posicione el cursor en la ventana
inferior, vaya el menú Ver - Más presentaciones y
elijaFormulario de tareas, Formulario Detalles de
tarea oFormulario Nombre de tarea. Cuando tenga en
pantalla el formulario escogido vaya a Detalles en el
menú Formato y elija allí Trabajo de recursos. El formulario
mostrado tendrá una columna para definir las horas extras
permitidas en cada tarea y por cada recurso (note que Project
no asigna horas extras de forma automática).