7 pasos para elaborar tu cronograma de actividades

Editor | Febrero 17, 2015 | Tu opinin nos interesa!

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Por Project Management Blog de Online Business School

La gestin de proyectos supone una planificacin precisa de todos aquellos

aspectos que intervienen en l. Adems de describir los objetivos, analizar los
recursos necesarios o disear las actividades, es preciso gestionar eficazmente el
tiempo.

El tiempo es un factor primordial en la gestin de proyectos, pues todo proyecto

se encuentra limitado por una o varias fechas de entrega que hay que respetar y
cumplir. Para sujetarse al calendario establecido, es necesario planificar
adecuadamente cada una de las actividades que componen el proyecto y distribuir el
tiempo de la manera ms eficaz, teniendo presente todos los elementos que
intervienen y los posibles imprevistos que puedan surgir.

Este tipo de planificacin suele representarse a travs de cronogramas de

actividades, grficos en los que se reflejan el principio y fin de cada actividad que
componen el proyecto.

Gracias a esta herramienta, puedes visualizar de forma clara y rpida la evolucin

del proyecto, y realizar un seguimiento preciso sobre el mismo. Este seguimiento,
imprescindible en la gestin de tiempos, te ayudar a comprobar si se estn
cumpliendo los plazos establecidos y a tomar las decisiones necesarias en caso
contrario.

Mtodos y herramientas para elaborar el cronograma de actividades

Existen diversos mtodos y herramientas de los que te puedes ayudar para elaborar
los cronogramas de actividades. Su eleccin depender de las caractersticas del
proyecto y sus necesidades.
 Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es uno de los mtodos ms populares,
ya que sirve para cualquier tipo de proyecto, con independencia del tamao y
sector de la empresa. Esa sencilla herramienta permite plasmar de manera grfica
el cronograma, a travs de una serie de barras horizontales, que sealan el inicio y
fin da cada una de las actividades del proyecto y su evolucin. Este tipo de mtodo
facilita el seguimiento de las tareas y la toma de decisiones.
Diagrama PERT: el diagrama PERT (Project Evaluation and Review
Techniques) es otra de las herramientas ms utilizadas para la gestin de
proyectos. Este tipo de mtodo es muy til para proyectos complejos y el
complemento ideal para el resto de mtodos. Este diagrama permite representar
las relaciones entre cada tarea y calcular el inicio y fin da cada actividad.
Mtodo CPM: el mtodo CPM (Critical Path Method) o mtodo del camino crtico,
facilita el clculo de la ruta ms corta para completar el proyecto en general y
simplifica su seguimiento y control.

Pasos para elaborar un cronograma

Con independencia de los mtodos y herramientas seleccionadas para gestionar el
tiempo, los pasos que debers realizar para elaborar el cronograma de actividades
son:

1. Recopilar la informacin clave para elaborar el cronograma. Lo primero que

necesitas es conocer el alcance del proyecto, todos aquellos requisitos y
caractersticas que lo definen, la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas, e
identificar los posibles obstculos y limitaciones que puedas encontrarte.
2. Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la informacin, llega el
momento de determinar qu actividades se llevarn a cabo para elaborar el
proyecto y el grado de prioridad de cada una. Estas actividades deben ser
planificadas, teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias que puedan
poner en riesgo al proyecto.
3. Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de otras,
mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultneamente y otras que no.
4. Establecer los recursos necesarios para cada actividad, tanto personales,
materiales como econmicos. No slo necesitas conocer qu materiales vas a
necesitar para el desarrollo de cada una de las actividades, tambin quin o
quienes lo van a llevar a cabo y el coste que tendr. Una ineficaz previsin de
los recursos puede provocar retrasos en las entregas y poner en riesgo el
proyecto.
5. Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada tarea, es el
momento de calcular el tiempo de duracin.
6. Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe
responsabilizarse de una serie de actividades, segn su naturaleza.
7. Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado el cronograma, debe ser
revisado constantemente y mejorado siempre que sea posible.

Para tener ms informacin sobre la planificacin de actividades y tiempo de un

proyecto, puedes descargarte el ebook gratuito: Planificacin de las actividades y
tiempo de un proyecto.