COMO CONTROLAR EL CRONOGRAMA

El Cronograma es fundamental para el desarrollo de las actividades de cualquier proyecto. Su

correcta gestión permite controlar los tiempos, plazos y duración de las distintas fases del
proyecto. Por ello, resulta imprescindible que los profesionales dedicados a la Dirección de
Proyectos conozcan en profundidad las claves para la gestión del Cronograma en Proyectos.

El Cronograma en los proyectos según el PMI®

La sexta edición del PMBOK® Guide del Project Management Institute (PMI®), organismo de
referencia mundial en Dirección de Proyectos) establece una descripción de qué es el cronograma
en un proyecto. En este sentido, el cronograma abarca todos los procesos necesarios para
asegurar el correcto desarrollo de las actividades dentro de los plazos especificados, además de las
herramientas para el control y seguimiento de la planificación temporal y la programación del
proyecto.

Procesos para la Gestión del Cronograma del Proyecto

El PPMBOK® Guide plantea 6 procesos fundamentales que se deberían realizar, como mínimo, a la
hora de poner en marcha cualquier proyecto. Un proyecto puede ser, por ejemplo, la construcción
de una autopista O bien, algo menos complejo como la puesta en marcha de un evento de
publicidad para una marca de cosméticos.

1. Planificación de la Gestión del Cronograma

Se trata de una etapa previa. En esta fase se selecciona la metodología y las herramientas de
planificación del Cronograma. De este modo, se establecerán las reglas y enfoques para el proceso
de elaboración del Cronograma. Los métodos de uso más frecuente son el de la ruta crítica y el de
la cadena crítica.

2. Definición de las actividades

Este proceso consiste en identificar y documentar las acciones específicas a realizar en el proyecto,
para cumplir con los entregables y los objetivos del mismo. Es una fase clave para poder planificar
el Calendario o Cronograma del proyecto.

3. Secuenciación de las actividades

Tras haber identificado todas las actividades que conllevará el proyecto, es necesario
establecer un orden de las mismas. Este orden no tiene por qué ser secuencial, ya que dos
actividades pueden coincidir en el tiempo. Si bien, esta definición dentro del Cronograma permite
resolver, de forma adecuada, las exigencias técnicas impuestas al proyecto. Todo ello obteniendo
una combinación óptima de costos y plazos.
4. Estimación de la duración de las actividades
Para estimar el tiempo necesario para terminar cada actividad del proyecto, será necesario utilizar
la información del alcance del trabajo, de los tipos de recursos necesarios, de las cantidades
estimadas de los recursos y sus calendarios de utilización. Esta información puede provenir de un
experto o de personas del equipo que estén más familiarizados con el trabajo en cuestión.

5. Desarrollo o creación de un cronograma de actividades

En esta etapa es cuando se elabora en sí el cronograma del proyecto, teniendo en cuenta las fases
anteriores. Este proceso es iterativo y en él se definen las fechas de inicio y finalización de las
actividades del proyecto.

6. Control del Cronograma

Controlar el Cronograma es un componente del proceso de realizar el control integrado de
cambios. Este proceso se lleva a cabo durante la ejecución del proyecto y consiste en el
seguimiento al estado del proyecto, de acuerdo al cronograma de actividades, para registrar el
avance del proyecto y gestionar los cambios que puedan surgir y que afectarían la línea base del
calendario.

Máster en Dirección de Proyectos

La gestión del Cronograma de un Proyecto según las recomendaciones del PMI® es abordada en
el Máster en Dirección de Proyectos de EALDE Business School. Se trata de un máster online que
prepara para liderar proyectos y obtener la Certificación PMP®.
 ¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos es el proceso de planificación y programación de los
recursos y actividades de tu equipo. Los recursos pueden abarcar de todo, desde el
equipamiento y los fondos económicos hasta las herramientas técnicas y el
volumen de trabajo de los empleados. En definitiva, todo lo que sea útil para
concretar tu proyecto.
Cuando decidas cómo gestionar o asignar los recursos de tu equipo, considera
estas preguntas:
1. ¿Cuál es la disponibilidad de cada recurso?
2. ¿Cuáles son los cronogramas para cada actividad?
3. ¿Cuántos recursos se necesitarán para llevar a cabo todas las actividades?
4. ¿Quién es la mejor persona para realizar la actividad de manera eficaz?

Bien, entonces, ¿qué es un plan de

gestión de recursos?
Un plan de gestión de recursos se usa para gestionar y asignar todo tipo de
recursos que necesites para tu proyecto. Un plan eficaz establece los recursos
específicos (incluidos los recursos humanos, financieros, técnicos y físicos) y
todas las actividades necesarias durante el curso de un proyecto o iniciativa.
Como gerente de proyectos, este plan te servirá como guía y te brindará una
visión integral de todas las piezas de un proyecto: el presupuesto, el personal,
la carga de trabajo y los recursos tecnológicos, entre otras cosas. Puedes
gestionar, programar y asignar fácilmente todos los recursos y, al mismo tiempo,
maximizar la disponibilidad de recursos. Aprender a gestionar los recursos te
permitirá a ti, y a tu equipo, ejecutar proyectos de manera efectiva.
Por qué tu equipo se puede ver
favorecido por un plan de gestión de
recursos
Con frecuencia, no notamos que los miembros de nuestro equipo están tapados
de proyectos hasta que es demasiado tarde. Pero no tiene por qué ser así. La
gestión de recursos te permite a ti, el gerente o líder del equipo, asegurarte de que
los demás miembros se sientan seguros con respecto a la cantidad de trabajo que
tienen que realizar, así como también, con respecto a las herramientas que
necesitan para poder cumplir con cada trabajo.
Un plan efectivo para la gestión de los recursos no solo te ayuda a asignar esos
recursos como corresponde, sino que sirve para que los proyectos fluyan sin
problemas y, en consecuencia, evitas que los empleados sufran agotamiento.
Cuando la gestión de recursos se hace bien, empoderas a tu equipo para que
produzca su trabajo a un ritmo constante y con una mejor calidad. Mejor aún, al
saber que cuentan con la capacidad productiva suficiente como para hacer el
trabajo de la mejor manera posible, los integrantes de tu equipo se sentirán
satisfechos al terminar el día.

5 beneficios de la gestión de
recursos
Si no estás del todo convencido de que la gestión de recursos sea esencial para el
éxito de tu equipo, analicémosla con más detalle. Observa estas ventajas que no
querrás perderte:

1. Observa el panorama completo

Cuando sabes lo que está haciendo tu equipo, puedes asignar mejor los recursos
para los proyectos nuevos que surjan. Mantener un plan de gestión de recursos a
partir de una fuente única de referencias te ofrece una visión desde adentro.
Puedes realizar cambios en tu plan de gestión de recursos para prevenir la
sobrecarga de trabajo y maximizar la eficiencia del equipo. La visión global de alto
nivel te ayuda a unir los puntos de los recursos con las tareas específicas y, a la
vez, con el cronograma del proyecto, para así poder decidir si el volumen de trabajo
de una persona es mucho o poco. Esta es tu oportunidad para detectar posibles
problemas desde un principio.

2. Distribuye el trabajo como corresponde

Probablemente, conozcas las fortalezas y debilidades de los miembros de tu
equipo. A medida que asignas los recursos, es importante tener en cuenta quién
tendrá más éxito con cada tarea o actividad. Habla con tu equipo con regularidad y
permíteles formar parte del proceso de toma de decisiones. Se sentirán
empoderados desde el comienzo. Controla quién tiene demasiado trabajo en otros
proyectos y quién tiene disponibilidad extra para asegurarte de emplear su tiempo
de manera efectiva.

3. Mantén al equipo informado

Para no dejar lugar a dudas, asegúrate de ser transparente con tu equipo. Es
importante porque cuando todos saben quién hace qué y para cuándo, la
confusión disminuye y los miembros del equipo tienen más claridad en cuanto a
sus responsabilidades. Además, pueden ver cómo su parte del proyecto encaja
con la visión global del equipo o la empresa. Y cuando un equipo trabaja bien en
conjunto, los proyectos automáticamente marchan mejor. Además, trabajar así es
más divertido.

4. Establece objetivos realistas

No tiene sentido establecer objetivos que sabes que no se podrán alcanzar. Por el
contrario, la gestión de recursos te da la posibilidad de definir lo que puedes llevar
a cabo de manera realista y cuándo lo harás. Tener todo especificado, incluidos
todos los recursos necesarios, te ayuda a detectar las dependencias y a hacer los
ajustes, de ser necesario. A veces, esto implica nivelar los recursos de tu equipo:
cambiar las fechas de entrega y las prioridades por otras más razonables. A pesar
de que sabemos que nadie tiene la intención de incumplir las fechas de entrega,
equilibrar los recursos de forma proactiva puede ser útil para evitar que en tu
equipo alguien se olvide por completo de algún plazo.

5. Mejora las próximas planificaciones

Si sigues de cerca el trabajo de cada uno de los empleados que dependen de ti y
asignas los recursos disponibles en función de esa información, notarás que lo
harás cada vez mejor con el paso del tiempo. A medida que te familiarizas con el
proceso de gestión de recursos, adquieres una mayor habilidad para estimar y
pronosticar el volumen de trabajo a futuro. También puede ser útil para justificar
por qué necesitas más presupuesto o personas si recibes un proyecto similar.
Además, te permite tomar decisiones informadas a la hora de planificar la cantidad
de empleados que necesitas.

5 pasos para crear un plan de

gestión de recursos
Puedes crear planes para gestión de recursos en cualquier herramienta. De
hecho, teóricamente, incluso podrías usar una hoja de cálculo para analizar los
detalles de la utilización de los recursos y su disponibilidad. Pero la mejor
herramienta para gestión de recursos será una que funcione como la fuente de
referencias central de tu equipo.
Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudar a que los
equipos se mantengan sincronizados, cumplan con los plazos y alcancen sus
objetivos. Con Asana para la gestión de los recursos, accedes fácilmente a
información sobre qué hacen todos en tu equipo, qué recursos están disponibles y
cómo evitar el agotamiento. Con los Portafolios y la Gestión de recursos, puedes
obtener claridad sobre cuál es el volumen de trabajo de tu equipo y asignar los
recursos en función de esta información. Después, cuando surja un proyecto
nuevo, podrás usar ese conocimiento de los recursos de tu equipo para gestionar
mejor el personal del proyecto nuevo. A continuación te mostramos cómo hacerlo:

1. Define los objetivos del proyecto

Para asignar mejor los recursos de tu equipo, debes saber cuáles son los objetivos
del proyecto. Por ejemplo, ¿es un simple blog o artículo, o una campaña más
comprometida? ¿Qué métricas se usarán para medir el éxito de tu proyecto?

2. Unifica conceptos sobre el alcance del

proyecto
¿Qué es el alcance del proyecto? De ser posible, reúnete con los involucrados del
proyecto para unificar conceptos acerca de cuánto tiempo y recursos habrá que
dedicar a esta iniciativa. Te aportará una idea más clara de cuál será el plan del
proyecto y te ayudará a decidir qué recursos son los más adecuados para el
trabajo. En esta instancia del proceso, puede ser de gran ayuda que pongas en
práctica la fluidez de los recursos (o smoothing), nos referimos a que te asegures
de que no te falten recursos dentro del alcance y cronograma del proyecto.

3. Identifica los tipos de recursos que

necesitas
Tal como lo mencionamos antes, un recurso en el plan de gestión de recursos
puede incluir equipamiento para el equipo, software, el presupuesto o el volumen
de trabajo de los empleados. La identificación de los tipos de recursos que
necesitas es una parte fundamental de la creación del plan para gestión de
recursos, ya que te permite determinar los recursos con que ya cuentas.

4. Identifica los recursos disponibles

Este punto es fundamental para la gestión de recursos. Lo ideal es que si tu
equipo gestiona proyectos con una herramienta de gestión del trabajo como Asana,
podrás entender perfectamente qué tiene cada uno por hacer y, además,
identificar quién debería formar parte del personal involucrado en este proyecto.
Dependiendo del alcance del proyecto, es probable que debas equilibrar los
recursos y cambiar la prioridad de otros trabajos para evitar cargar a tu equipo con
demasiado trabajo.

5. Controla el progreso del proyecto

Para ser un excelente gerente de recursos, comunícate con frecuencia con los
miembros de tu equipo durante el ciclo de vida del proyecto. Pregunta cómo están.
¿Sienten que tienen demasiado trabajo o, por el contrario, el proyecto tiene
demasiado personal asignado? Aclárales que cuentan con tu apoyo y, lo que es
más importante, que entiendes el trabajo que tienen que hacer. Es una excelente
manera de mostrar continuamente el respaldo que brindas a tu equipo.