1 Gestión de Alcance, Tiempo y Costos.

Junio 6 de 2020

GESTIÓN DE ALCANCE, TIEMPO Y COSTOS

Por: Juan G. Cohen Z.

Estadísticas de empresas especializadas, como por ejemplo Gartner, nos señalan que sólo en el
orden del 20% de los proyectos se finaliza obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los
recursos estimados. (Anex, 2008)

Las bases de un buen proyecto están en realizar una adecuada gestión del alcance, tiempo y
costos, la planificación de estas tres variables son determinantes para que los resultados sean los
esperados. No se debe improvisar en la gestión de alcance, tiempo o costos. El azar jamás debe ser
una premisa para un buen gerente de proyectos.

La pobre gestión del alcance puede repercutir en que los trabajos necesarios para dar los
resultados o productos no estén bien definidos o algunos no existan, o que no se haya tenido en cuenta
a los interesados o incorporando adecuadamente a cada uno de ellos.

Uno de los casos más habituales, de lo que no se debe hacer en la gestión del alcance, se
presenta cuando se consideran resultados o entregables no solicitados, creyendo que esto beneficiará a
la organización o interesados

Para la buena gestión del alcance se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

A. Planeación del alcance

B. Definición del alcance
C. La EDT
D. Verificación del alcance
E. Control del alcance

En la planeación, se delimita y se identifica el ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo? y dónde de los

entregables. Con la definición se aclara que es y qué no en el proyecto, que se incluye y que se
excluye. La EDT es la que organiza de manera minuciosa el trabajo, lo divide estratégicamente y
define la estructura jerárquica con la que se deben realizar las actividades. La verificación es la
comparación con lo requerido, es la revisión previa, cuando uno o más resultados del proyectos están
listos para entregar. Debe contestar a la pregunta ¿Es esto lo que me solicitan que entregué?
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De la buena gestión del tiempo depende que el proyecto se realice dentro de los plazos
requeridos. La gestión del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día, tampoco es
triplicarse a uno mismo para poder hacer más cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer más
cosas; se trata de concretar lo que es más importante. (Valenzuela, 2008).

Si quieres que tu proyecto cumpla con los plazos establecidos se debe tener en cuenta lo
siguiente (PMBOK Capítulo 6, 2017 pág 173):

A. Planificar la Gestión del Cronograma

B. Definir las Actividades
C. Secuenciar las Actividades
D. Estimar los Recursos de las Actividades
E. Estimar la Duración de las Actividades
F. Desarrollar el Cronograma
G. Controlar el Cronograma

Ahora, el cronograma debe realizarse teniendo en cuenta los entregables y no las actividades
(Colodzin, 2009 pág. 2). Para que esto sea posible una buena identificación de todos los entregables y
tener la estructura de desglose del trabajo (EDT) bien detallada, desembocará en una mejor
administración del tiempo y los plazos necesarios para el presupuesto del tiempo en los proyectos.
Para la determinación de la duración de las actividades, se debe utilizar la regla del 1 - 10% de Eric
Uyttewaal, puesto que con esa división a intervalos discretos, se tiene mayor control del tiempo para
cada entregable y en general del cumpliento global del cronograma.

La gestión del costo está ligada con la adecuada administración del tiempo y el alcance. El
riesgo de incumplimiento del presupuesto del proyecto y que este sea viable dependerá del manejo de
los otros dos.

La clave para el control de costos efectivo es analizar el desempeño de estos de manera

periódica y oportuna. Es crucial que las varianzas del costo y las ineficiencias se identifiquen al
principio, de modo que se puedan aplicar acciones correctivas antes de que la situación empeore
(Clementes, 2007).
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Se deben integrar procesos y herramientas que permitan llevar una gestión de costos eficaz y
realista de la situación, de la fase o proyecto; dentro de estas y la más utilizada es el desarrollo del
presupuesto, el cual se basa en información anticipada como el EDT, cronograma, estimación de
costos, recursos, entre otras (Marín, 2014).
La Gestión de costos Incluye (PMBOK, Capítulo 7, 2017 pág. 231):

A. Planificar la gestión de costos

B. Estimar los costos
C. Determinar el presupuesto
D. Controlar los costos

La gestión de costos en una cultura organizacional no proyectizada traerá dolores de cabeza al

Gerente de proyectos, puesto que, sus colaboradores, en el caso que ingresen de esta misma, estarán
acostumbrados a trabajar con el día a día.

Se debe tener un acuerdo inicial sobre cómo tratar los costos, esto es, unos centros de costos
definidos para el proyecto y cada una de sus fases, comités de compras, en el que se establezca ¿Qué?
¿Cómo? ¿A quién? le compro o le pago y en qué tiempos, a ¿30 o a 60 días? por ejemplo, algunas
organizaciones prefieren mantener un buen flujo de caja y pagar a 60 o 90 días, pero esto puede llevar
a que sus proveedores incrementen el costo de sus productos o servicios en comparación si el pago
fuese inmediato o a 30 días.

También ocurre que al inicio del proyecto no se determinaron objetivamente los tiempos para
la depreciación de equipos e infraestructura, por ejemplo, si se adquieren equipos de cómputo para la
realización de un proyecto de 12 meses, se debería estimar la depreciación de estos con base en el
tiempo en el que prestarán sus servicios al proyecto, es decir 12 meses y no teniendo en cuenta su
duración normal 3 a 4 años, puesto que una vez terminado el proyecto ¿A quién se le aplica ese costo
por depreciación?, seguirá cargado este costo del proyecto a la organización hasta que el equipo
cumpla sus ciclo de vida? En la experiencia personal he tenido este tipo de situaciones por lo que me
inclino a que los costos por depreciaciones de equipos que sean para realizar un proyecto estén
limitados al tiempo de duración del proyecto. Hacerlo de la otra forma traerá un costo falsamente bajo
que a final de cuentas deberá ser pagado por el patrocinador o cualquier otro interesado.

Los impuestos, exenciones, beneficios laborales y costos administrativos y un supuesto por

imprevistos deben estudiarse e integrarse al análisis de los costos del proyecto, pues estos por estar
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casi a la vista, usualmente no son tenidos en cuenta y terminan por afectar las metas de presupuesto
fijadas.

En conclusión se deben gestionar alcance, tiempo y costo para un proyecto ajustado a los
requerimientos del patrocinador y que cumpla con sus expectativas. la planeación, el detalle y el
control de cada uno mejorará nuestra experiencia en la gerencia de proyectos.

REFERENCIAS
1. A. Anex. Por qué Fracasan los Proyectos en las Organizaciones.Revista Gerencia. Septiembre
2008. ​http://www.emb.cl/gerencia/articulo.mvc?xid=1275
2. E. Valenzuela. Gerencia de Proyectos: Gestión del tiempo. 2008.
3. Project Management Institute, Inc. La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía del PMBOK) 2017. Sexta Edición 2017 pág. 173)
4. M. Colodzin. The Five Secrets of Project Scheduling. 2009. PMI. Virtual Library, pág 2.
5. J. G. Clementes. Administración exitosa de proyectos. México. 2007. Cengage Learning, Inc
6. E. R. Marín. Guía metodológica para proyectos de condominios horizontales aplicando la
Guía del PMBOK. 2014. Cartago: Tecnológico de Costa Rica.
7. Project Management Institute, Inc. La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía del PMBOK) 2017. Sexta Edición 2017 pág. 231)