FORMALIZACIÓN

DE LA ORGANIZACIÓN

TEMA 03
 DISEÑO DE MAPA DE
ORGANIGRAMAS PROCESOS

DIAGRAMAS DE MANUALES
FLUJO ORGANIZACIONALES
 DISEÑO DE
ORGANIGRAMAS
Concepto de organigrama
Es una representación gráfica del esqueleto de
una organización, mostrando los cargos
jerárquicos
 Finalidad
Desempeñan un papel informativo
Es una herramienta para el análisis organizacional, ya
que como instrumento de análisis servirá para detectar
fallas en la estructura, en un organigrama vemos
claramente cada unidad o departamento y la relación
con otras unidades.
 TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Analítico Generales Suplementario

Son específicos, su Muestran visión muy Son complemento de
información es simple de la lo analítico
detallada organización pero la
y completa. información de
mayor importancia
Clasificación de los organigramas

Forma geómetrica
Naturaleza
Finalidad
Contenido
 Según su forma geométrica
Vertical Horizontal

Circular
 Su naturaleza
Micro Macro Meso
administrativos administrativos administrativos
De una sola Más de una Una o más
organización. organización organizaciones del mismo
sector de actividad
 Su finalidad
Informativo Analítico
Objetivo: Estar a la disposición de Analiza determinadas caracteristicas
todo mundo. de la organización

Formal Informal
Aprobado por la institución No aprobado por ninguna
institución
 Su contenido
Integrales Funcionales Puesto, plaza y
unidad
Representa las Incluye las funciones Deja expresado los puestos
relaciones entre principales de cada ocupados y la cantidad de
unidades. unidad o departamento personas pra cada puesto
Ejemplo
 MAPA
DE
PROCESOS
 Definición

Es una representación gráfica

que nos permite entender
rápidamente, el conjunto de
actividades implicadas para
conseguir un objetivo
La utilidad de un mapa de procesos reside en el hecho de
que permite definir y describir correctamente el proceso en
cuestión. Esto se traduce en que las personas que trabajan
en dicho proceso tienen un documento que les aporta una
información concreta y tangible.
 Los procesos proporcionan una solución a los problemas
presentes y futuros de la organización.

En el sentido más amplio, se pueden definir como

colecciones de tareas y actividades que juntas, y solo juntas,
transforman las entradas en salidas.
¿Qué beneficios aporta?
Definir objetivos y y alinearlos
Estructura coherente de la organización
Analiza los procesos
Ayuda a la eficacia y la eficiencia
Identifica oportunidades
Mayor capacidad de adaptación y
flexibilidad
 5 etapas de procesos organizacionales
Inicial: Les falta control y son difíciles de predecir. En este nivel la gestión es
ineficiente.

Gestionado: Se buscan soluciones a los problemas a medida que aparecen, aunque

se nota la falta de proactividad en la gestión.

Definido: Se ha ganado en comprensión sobre los procesos gracias a un enfoque

proactivo, que hace la gestión más eficaz.

Cuantitativamente gestionado: Los datos y métricas que se recogen periódicamente

permiten ganar en control.

Optimizado: La mejora continua es la prioridad en la gestión y eso se nota en el

avance hacia la excelencia de los diferentes procesos.
 3 Tipos de procesos
Estratégicos Procesos Clave
Destinados a definir y Procesos que estan
controlar las metas de la directamente
organización, sus vinculados a los bienes
políticas y estrategias o servicios que se
entregan a clientes
Procesos
Complementarios
Procesos que abarcan
actividades que sirven
de soporte a los clave
¿Cómo se hace un mapa
de procesos
paso a paso?
 #1
Definir el objetivo.

Es basicamente definir el objetivo

o la meta a la que se quiere
llegar.
Con esto se obtiene un punto
claro de dónde partir y a qué se
quiere llegar con la actividad que
se está realizando.
 #2
Identificar a los actores que van a
intervenir en él.

Se entiende por actores a

todas aquellas personas,
empresas o instituciones
que formen parte del
proceso a realizar.
 #3
Elaborar el grupo de interés al cual nos
dirigimos

En este punto hay que

definir las necesidades y
las expectativas que los
clientes/usuarios, que
queremos captar, tienen.
 #4
Plasmar la linea de acción
Es establecer la línea que se sigue en el
proceso /procesos a analizar.
Para ello es necesario responder a qué
se dedica la empresa.
La respuesta es lo que se conoce como
procesos clave y es lo que plasmaremos
en este segundo punto.
 #5
Identificar los procesos de apoyo
Seguro que el proceso principal
requiere de procesos extra que le
ayuden a desarrollarse por
completo. Estos procesos de ayuda
son los que hay que enumerar en
este punto.
 #6
Establecer los procesos estratégicos

Se conocen como procesos

estratégicos a todos
aquellos que hacen
referencia a la dirección
de la organización
 #7
Desarrollo y orden de las tareas

Ya claros todos los procesos y su

correspondiente jerarquía, hay
que profundizar en cada proceso
describiendo las tareas y
actividades de las que se
compone. Esto permitirá, a su
vez, secuenciar el orden de las
tareas.
 #8
Plasmar todos los procesos

Plasmar todos estos procesos

en el mapa y establecer
relaciones entre ellos
Ejemplo
DIAGRAMAS
DE
FLUJO
Definición
Es una representación gráfica de los
pasos que seguimos para realizar un
proceso; partiendo de una entrada, y
después de realizar una serie de
acciones, llegamos a una salida.

Cada paso se apoya en el anterior y

sirve de sustento al siguiente
 La presentación gráfica de sistemas es una
forma ampliamente utilizada como herramienta
de análisis, ya que permite identificar aspectos
relevantes de una manera rápida y simple.
Ventajas
Es una representación gráfica de las secuencias de
un proceso, presenta información clara, ordenada y
concisa.

Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre

las etapas indicadas.

Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos

de escaso valor añadido etc.
Ventajas
Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el
flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora.

Identifica los lugares y posiciones donde los datos

adicionales pueden ser recopilados e investigados.

Ayuda a entender el proceso completo.

Permite comprender de forma rápida y amena los

procesos.
 06 pasos para hacer un diagrama

1 Elegir el proceso que se va a

diagramar ¿Que?

2 Determinar cuales son los

componentes del proceso ¿Como, con
que, que opciones existen?
 06 pasos para hacer un diagrama

3 Ordena las actividades ¿Cual es la

lógica a seguir?

4 Elije los símbolos correctos para cada

actividad
 06 pasos para hacer un diagrama

5 Acomoda y conecta las actividades

6 Indica el comienzo y el final del

proceso
Símbolos comunes de los diagramas de
flujo

Esta figura representa un

proceso, una acción o una
función.

Símbolo de proceso

Este símbolo representa el punto

de inicio, el punto de fin y los
posibles resultados de un camino
Símbolo de Inicio y fin
Símbolos comunes de los diagramas de
flujo

Representa la entrada o la
salida de un documento

Símbolo de documento

Indican una pregunta que debe

responderse. El diagrama puede
dividirse en 2
Símbolo de decisión
Símbolos comunes de los diagramas de
flujo

Este símbolo se emplea en los

diagramas más complejos y conecta
elementos separados

Símbolo de conector

Para conectar elementos separados

en múltiples páginas
Simbolo de enlace fuera de
pagina
 Símbolos comunes de los diagramas de
flujo

Representa los datos que están

disponibles como entrada o salida,
y también representa los recursos
empleados o generados
Símbolo de entrada y salida

Empleado junto con contexto, agrega

una explicación o comentarios }
necesarios dentro de un rango Simbolo de comentario
específico
Ejemplo
 MANUALES
ORGANIZACIONALES
Definición
Son documentos que sirven como medios
de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de
una organización.
Tipos de manuales
Se presentan 7 tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:

A.- Manual de Organización.

B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
G.- Manual del usuario
Manual de organización
Es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemática,
información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes
históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o
entidad.

Ejemplo: Manual que te dan como

docente en Lamar al entrar.
Manual de organización

Manual General de Organización: refleja la

estructura orgánica de la organización en su
totalidad

Manual Específico de Organización:

Comprende las funciones y responsabilidades de
una unidad en especial.
Manual de Políticas
Contiene escritas en el las políticas establecidas por una institución, en este
documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben
enmarcarse las actividades.

Ejemplo: En algunos lugares que

tienen la política de no devolución
Manual de Políticas
Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la
Institución, incluye como elemento primario todas
aquellas disposiciones generales, las cuales las establece
cada unidad administrativa a efectos de sus propias
responsabilidades y autoridad funcional.

Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una

función operacional o una unidad administrativa en
particular.
Manual de procedimientos
Documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades
de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y
tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas,
generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse
estas actividades

Ejemplo: Proceso para preparar un

platillo en un restaurante
Manual de procedimientos

En el manual de procedimientos se específica:

Quién debe hacer una actividad;
Qué debe hacerse en esa actividad;
Cómo debe hacerse la actividad;
Dónde debe hacerse; y
Cuándo debe hacerse la actividad.
Manual para especialistas
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de
actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación
de los empleados que cumplen iguales funciones.

Ejemplo: Manual para el equipo de un

hospital dedicado al área de COVID
Manual del empleado

Contiene aquella información que resulta de

interés para los empleados que se incorporan a
una empresa sobre temas que hacen a su
relación con la misma, y que se les entrega en el
momento de la incorporación.

Ejemplo: Manual para cuando recien

entro una persona a HP
Manual de propósitos
multiples
Reemplaza total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión
de la empresa o el volumen de actividades no justifique
su confección y mantenimiento.
Manual del usuario
Es el documento que se le da a la persona recibiendo al producto o servicio con la
intención que conozca la información relevante como (uso, cuidados, politicas,
gárantias)

Ejemplo: Cuando compras una

televisión y te viene con su instructivo
Ejemplo