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Instituto Tecnolgico de la Paz Equipo No.

Tcnicas de la organizacin:
1. 2. 3. 4. 5. Organigramas Manuales Diagramas de flujo Diagramas de proceso Formas

Objetivo
Dar a conocer cules son las principales tcnicas o herramientas necesarias para llevar a cabo una buena organizacin, la aplicacin que se le puede dar de acuerdo con los problemas planteados en distintos grupos sociales y cmo podramos representar grficamente la informacin de dicho grupo.

Tcnicas de organizacin: Son las herramientas necesarias para llevar a


cabo una organizacin racional; son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

Organigramas
Conocidos tambin como graficas de organizacin o cartas de organizacin, los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en:

Existen tres formas de representar los organigramas: Vertical: En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba abajo. Horizontal: Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha. Circular: Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia afuera. Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto horizontal como vertical.

Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin de la organizacin de la empresa. Los manuales de acuerdo a su contenido, pueden ser: De polticas Departamentales De bienvenida De organizacin De procedimientos De contenido mltiple De tcnicas

De puesto Son de gran utilidad ya que: Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Aumentan la eficiencia de los empleados. Son una fuente de informacin. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Manuales de organizacin Explican los detalles ms importantes de la organizacin; generalmente incluyen: Finalidad de cada elemento de la organizacin. Declaracin de funciones. Glosario de trminos utilizados.

Manuales departamentales Contienen: a) Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate, y los de sus secciones bsicas. b) Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. c) Carta de organizacin general y departamental. d) Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental. e) Descripcin de puestos f) Graficas de procesos, y de flujos. Ventajas: a) b) c) d) Describen el funcionamiento de un departamento. Se emplean para dar instrucciones en el departamento. Presentan el flujo de trabajo. Delimitan funciones, actividades y responsabilidades. e) Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

Manuales interdepartamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de informacin. Comprenden a todos los departamentos de la organizacin. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

Diagramas de flujo
Conocida, tambin, como grafica de flujo. Esta se puede definir como la representacin simblica y grafica de la secuencia lgica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado. Los diagramas de flujo facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento. Para esta comprensin ser necesario seguir smbolos convencionales para tener un significado preciso y convenir en ciertas reglas en cuanto su aplicacin. La simbologa que se utiliza es la establecida por la American National Standard Intitute (ANSI).

Simbologa que se utiliza

Importancia de los diagramas de flujo: Registra y trasmite un seguimiento, aplicacin y evaluacin referente al funcionamiento de las actividades de oficina representada en el procedimiento. Ayuda a la sistematizacin de las actividades. Coordinacin de las reas. Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades. Fomenta la comunicacin entre los empleados. Evita consulta de los empleados a los jefes superiores. Erradica la duplicidad de esfuerzos y actividades.

Elimina y reduce el atraso de actividades. Mayor rapidez de tomar decisiones.

Tipos de diagrama Lineales o verticales. De arriba hacia abajo (forma vertical).

De bloque u horizontales. De izquierda a derecha (forma horizontal).

Panormicos (por medio de dibujos): Estos nos permiten la interpretacin a simple vista.

Diagramas de proceso
George Terry los define como: la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento nos permiten: A. Una mayor simplificacin del trabajo. B. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulacin fsica. C. Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso. D. Eliminar demoras. E. Una mejor distribucin de la planta.

Simbologa Smbolo Nombre Operacin Descripcin Se utiliza principalmente cuando algo est siendo creado, cambiado o aadido. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus caractersticas. Acto de mover de un lugar a otro.

Inspeccin

Transporte

Espera o demora

Almacenamiento

Etapa en que algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca. Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carcter definitivo.

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. Escoger el procedimiento que se va a realizar. Determinar las tcnicas analticas. Analizar el trabajo. Hacer una lista. Establecer el procedimiento ms factible. Presentar la proposicin. Obtener la aprobacin. Preparar instrucciones. Implantar el nuevo procedimiento. Observar el procedimiento implantado. Preparar una gua de adelantos logrados. Llevar registros adecuados de realizacin.

Formas
Un documento, formulario, formato o forma impresa es aquel papel que tiene informacin formal de lo que acontece en la empresa. Ventajas Sirve como informacin de respaldo. Elimina la comunicacin informal. La responsabilidad se comparte. Evita conflictos entre el personal. Disminuye el atraso de actividades. Las actividades se uniforman. Reduce la incertidumbre del personal. Desventajas Inversin de ms tiempo. El exceso indiscriminado del manejo de formas podra propiciar la burocratizacin y retraso de las actividades.

Diseo de la forma 1. Funcin de la forma. 2. Conocer el titulo del documento. 3. Otorgar una clave que facilite su control e identificacin. 4. Identificar el logotipo de la empresa. 5. Conocer la frecuencia con que se empleara la forma. Partes fundamentales de una forma 1. Palabras: Escoger palabras adecuadas a utilizar. 2. Espacios: Se divide en dos clases: 1. Espacio llenable: Se colocan los datos o las palabras que son variables. 2. Espacio no llenable: Se coloca sigo o una clave. Ejemplo (*). 3. Lneas o rayados: De acuerdo con la forma se usan lneas de diversos gruesos. 4. Papel: Se selecciona el tamao, la calidad y el color. Partes principales de una forma

Encabezado de la forma: Contiene logotipo de la empresa, titulo del formulario, fecha y folio progresivo. Cuerpo: Es donde se encuentran los datos requeridos y que esta relacionado con el titulo de la forma. Pie de forma: Van los espacios para los nombres y firmas de quien solicito, aprob, o bien un espacio donde se colocan las observaciones a considerar.

Conclusin
Podemos decir que las tcnicas de organizacin nos brindan el manejo ms rpido, til y de ms fcil comprensin para llegar a la toma de decisiones en la que se ve involucrado determinado grupo social.

Bibliografa Libro: Fundamentos de administracin Autor: Munch Galindo, Lourdes