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Servicio Nacional De Aprendizaje

(SENA)

Análisis y desarrollo de software (2834833)

Caracterización de procesos
Instructora
Astrid Maritza Calvache Chicangana

Grupo número #1
Alejandra Pinzón Navarrete
Blanca Ruby Aguirre Valencia
Fabián Alejandro Cruz Cruz
Juan Felipe Monroy Jimenez
Pedro José Pérez de la Cruz

07 de octubre de 2023
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Tabla de Contenido

Introducción

4 análisis de los procesos a nivel de negocio

4.1 Identificar los procesos

4.2 Determinar el equipo de trabajo

4.3 Generar los diagramas de los procesos de negocio

4.4 Realizar un diagnóstico de cada proceso

4.5 Puntos de mejora

4.6 Nuevo proceso mejorado

4.7 Caso de estudio

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Introducción

El análisis de los procesos a nivel de negocio permite a las organizaciones tener una

visión clara y precisa de cómo se ejecutan las actividades en la empresa, identificar

cuellos de botella y desperdicios, detectar áreas de mejora, así como también

comprender cómo los procesos afectan a los resultados de la organización.

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Caracterización de procesos

Análisis de los procesos a nivel de negocio

Teniendo en cuenta la base de la teoría general de sistemas y partiendo de la

visión del ‘todo’, se debe desestructurar ese ‘todo’ en subprocesos, esto nos sirve para
ordenar cada factor de nuestro producto o servicio, ayudando a la vez a transformar el
negocio y la mejora de sus operaciones y servicio al cliente. Un ejemplo de esto puede
ser la TGS la cual se va a dividir como se muestra en la siguiente imagen.

Determinación del Equipo de Trabajo para Mejorar Procesos

Para mejorar los procesos, es esencial formar un equipo de trabajo adecuado. Este
equipo se basa en la información reunida y los requisitos identificados. Idealmente,
quienes conocen los procesos en detalle deben formar parte de este equipo.

El equipo debe estar compuesto por:

El líder del proyecto o del proceso en cuestión.

Un alto miembro de la organización que comprenda los objetivos estratégicos.

Los empleados que están involucrados en el proceso.

Trabajadores de otras áreas que posean experiencia relevante y deseen conocer las
mejoras planeadas.

Este equipo será fundamental para identificar, analizar y documentar las mejoras
necesarias en los procesos.
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4.1 Identificar los procesos

La identificación de procesos es un paso crucial en la mejora y optimización de

cualquier organización. Para llevar a cabo este proceso de manera efectiva, se deben

seguir una serie de actividades que se dividen en dos escenarios:

Escenario 1: Antes de la interacción con la organización:

Antes de involucrarse directamente con la entidad u organización, es esencial obtener

información sobre el contexto empresarial en el que opera la empresa. Esto implica

comprender el tipo de organización, ya sea un banco, una empresa de energía, un

proveedor de servicios o un fabricante de productos. Además, es crucial conocer las

sedes físicas de la organización.

Escenario 2: Durante la interacción con la organización:

Cuando existe la posibilidad de interactuar directamente con la entidad, se procede a la

recolección de información utilizando técnicas específicas, que incluyen:

Método de observación: Observar el funcionamiento real de los procesos.

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Encuestas: Recopilar datos a través de formularios estructurados.

Focus Group: Realizar sesiones de grupo para recopilar información de manera

conjunta.

Entrevistas: Conversar directamente con personas clave de la organización.

Estas técnicas permiten identificar y documentar una serie de elementos esenciales,

que incluyen los roles de las personas involucradas, los contactos con

responsabilidades, la misión, visión y objetivos estratégicos de la organización, la

estructura organizacional (representada en un organigrama) y la distribución de las

dependencias u oficinas.

Con estos datos en su lugar, se sientan las bases para el paso inicial de identificar,

comprender y localizar los procesos que requieren mejoras. Estos procesos se

describen en detalle, incluyendo su ubicación física, los actores involucrados, los

tiempos requeridos y los costos asociados.

Este enfoque metódico y estructurado es esencial para cualquier organización que

busque mejorar la eficiencia y la eficacia de sus procesos. Los datos recopilados y la

comprensión de los procesos existentes son la base para futuras mejoras y

optimizaciones.
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4.2 Determinación del Equipo de Trabajo para Mejorar Procesos

Para mejorar los procesos, es esencial formar un equipo de trabajo adecuado. Este
equipo se basa en la información reunida y los requisitos identificados. Idealmente,
quienes conocen los procesos en detalle deben formar parte de este equipo.
El equipo debe estar compuesto por:
1. El líder del proyecto o del proceso en cuestión.
2. Un alto miembro de la organización que comprenda los objetivos estratégicos.
3. Los empleados que están involucrados en el proceso.
4. Trabajadores de otras áreas que posean experiencia relevante y deseen conocer
las mejoras planeadas.
Este equipo será fundamental para identificar, analizar y documentar las mejoras
necesarias en los procesos.
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4.3 GENERAR LOS DIAGRAMAS DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO

Se trata de representar una secuencia lógica los elementos expresados en la TGS,

nombre del proceso el cual debe ser un verbo (fabricar, validar, informar); permite

modelar en un dibujo el proceso de manera rápida, dinámica y sencilla.

El diagrama de procesos es una de las herramientas más útiles para cualquier entidad

que quiere gestionar proyectos de todo tipo tanto a nivel interno como externo a ella,

permite dar importancia y generar control a todos los procesos de una compañía.

diagrama de procesos

Es la forma en la cual se aplica el enfoque sistémico para representar de manera

gráfica los componentes de las principales actividades, muestra el flujo secuencial de

interacción de las actividades de un proceso a través de símbolos gráficos para

proporcionar una visualización del funcionamiento de este.

Es una de las herramientas que más ayuda en la consecución de una mejor gestión

empresarial integral.

Los diagramas de procesos más utilizados para la gestión de proyectos son el diagrama

de Gantt y el diagrama de Pert. Los dos diagramas permiten planificar, simplificar,

programar actividades, asignar responsabilidades, pesos por valor de actividad de

forma sencilla y muy visual que facilitan su entendimiento.

tipos de diagramas de procesos

 Diagrama de Flujo
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 Diagramas de Gantt

 Diagrama de pert

elementos de un diagrama de procesos

Para construir, representar o dibujar un diagrama de procesos, existe un lenguaje de

escritura conformada por una serie de símbolos aceptados que han sido establecidos

por el estándar ANSI.

Estos diagramas están compuestos por elementos gráficos como lo son terminadores,

símbolos de procesos, subprocesos y de decisiones, líneas con flechas y conectores.

1. procesos o actividades

Su representación es un rectángulo, deben ser descritos con una frase única y

sustantivo, por ejemplo: “Redactar un nuevo informe para presentar a la gerencia de la

empresa”

2. subprocesos

Estos se representan con un rectángulo y líneas dobles a cada lado, sirven para

determinar funciones más simples al diagrama de flujo incluso reutilizables.

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3. nodos de decisión

Se representan mediante un triángulo doble y son los que muestran los puntos de

decisión a seguir bien sea de positivo” si” se responde a la decisión de si o negativo

“no”.

4. conectores

Representados por círculos o cuadros conectores.

5. líneas de flecha

Utilizadas gráficamente para mantener el hilo conductor del flujo de trabajo la

coherencia y claridad en un diagrama de procesos. Se pueden dibujar hacia todas las

direcciones.

6. conector para elementos fura de pagina

Permite establecer relaciones para elementos que no están en la misma pagina

7. entrada manual

Permite representar una acción la cual requiere intervención humana.

8. almacenamiento

Representa el sitio donde se aloja la información a manera de datos que son de

carácter estático.

9. múltiples documentos

Representa la necesidad de tener en cuenta varios elementos de información o normas,

especialmente son considerados como entradas.

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10. terminadores

Se representan por un rectángulo con esquinas curvas, deben aparecer siempre al

inicio y al final de un diagrama de flujo para indicar la parte del documento o grafico en

donde inicia y donde finaliza un diagrama.

un buen diagrama de procesos

1. Ubicar o según sea el caso abstraer los componentes del proceso.

2. Ordenar de manera lógica las actividades.

3. Elegir los símbolos adecuados conforme el tipo de tarea.

4. Hacer la conexión y relación entre las actividades.

5. Representar el comienzo y el final de cada proceso.

6. Validar, socializar con los integrantes del equipo y revisar el diagrama de procesos.

dividendos de los diagramas de procesos

Utilizar un diagrama de flujo aporta beneficios a las empresas

1. Permite obtener la primera aproximación desde el punto de vista algorítmico de cada

actividad o proceso, así como también puntos de interoperabilidad.

2. Favorece la comprensión del proceso que trata de simular.

3. Permite identificar de una forma rápida los inconvenientes y donde se producen.

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4. Permite definir claramente las fronteras de cada proceso.

5. También es una buena herramienta de capacitación, instrucción y formación para

nuevos empleados que se integran dentro de la empresa facilitando su proceso de

adaptación a la organización.
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4.4 Realizar un diagnóstico de cada proceso

Es fundamental para identificar problemas y deficiencias. Para ello, se emplean

estrategias como entender las causas específicas de cada caso, realizar simulacros y

utilizar herramientas de software para analizar resultados.

4.5 Puntos de mejora

Es importante crear informes para de esta manera dar mejoras, es obligatorio el poder

relacionar los alcances de las soluciones con los objetivos estratégicos de la

organización.

4.6 Nuevo proceso mejorado

El proceso de recopilación y análisis de la información obtenida de los pasos anteriores

permite identificar áreas de mejora en la compañía. A través de reuniones y análisis, se

diseña un nuevo proceso que busca alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa y

mejorar su eficiencia y eficacia.

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Ejemplo de diagrama:
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4.7 Caso de estudio

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Conclusiones

En resumen, analizar cómo funcionan las cosas en una empresa es fundamental para

mejorarla. Identificar y entender los procesos de trabajo, formar equipos de personas

adecuados y crear diagramas que representen visualmente estos procesos es como

abrir una puerta para descubrir cómo hacer las cosas de manera más eficiente.

Cuando encontramos problemas en esos procesos, podemos señalar áreas donde

debemos mejorar. Estas mejoras, una vez aplicadas, crean procesos nuevos y

mejorados que ayudan a la empresa a alcanzar sus objetivos.

Dibujar diagramas de procesos es como hacer mapas para entender mejor cómo

trabajamos. Estos mapas nos ayudan a encontrar dónde están los problemas y las

cosas que no funcionan bien.

En resumen, este método no solo nos hace trabajar mejor, sino que también nos

permite ver cómo cada tarea que hacemos influye en el éxito general de la empresa. En

definitiva, analizar los procesos en una empresa es una práctica crucial para

mantenerse competitivo en el mundo de los negocios actual.