UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICE- RECTORADO ACADÉMICO

COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
SEMESTRE II SECCIÓN 3

BOLETINES DE PROCEDIMIENTOS

Profesor: Integrantes:

Donny Cordero Karliannys Leo C.I. 28.678.542

Eros Barrera C.I. 27.730.856
Noeli Meneses C.I. 30.091.715
Jokastha Goncalvez C.I. 30.404.702
Albamar Fernández C.I. 30.404.349

Ciudad Bolívar, marzo del 2021

 Introducción

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades

que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò

más de ellas.

Este presenta real importancia en una empresa para facilitar las labores de auditoría, para

entrenar el nuevo personal de la empresa, en la consulta del personal de trabajo, entre otros.

Para que estos objetivos se cumplan nuestro boletín debe estar elaborado de manera correcta

por ello en el siguiente trabajo se mostrará, su importancia y elaboración además de presentar

el diagrama de flujos, el cual es otro método al momento de mantener la organización en una

empresa. Esta herramienta es una manera de representar visualmente el flujo de datos a través

de sistemas de tratamiento de información. Los diagramas de flujo describen que operaciones

y en que secuencia se requieren para solucionar un problema dado.

Y como punto final se presentarán los formularios con sus tipos y partes de manera

detallada. Los formularios son un documento impreso que transmite información específica de

una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y

es parte integrante del método.

 Boletines de procedimientos

Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la

realización de las funciones de una unidad administrativa, o de más o menos de ellas.

Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su

responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,

autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y a cualquier

otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.

Se utiliza para determinar cómo se van a ejecutar ciertos procedimientos de trabajo, según

la función y sus métodos, es imprescindible la realización de manuales que contengan

información y ejemplos de formularios, políticas, instructivos que puedan auxiliar a la

apropiada ejecución de las actividades dentro de una empresa.

Importancia

Este tipo de documento contiene la descripción de una serie de pautas que deben seguirse

para realizar funciones específicas de cómo deben desarrollarse las actividades de cada

empresa. Se utiliza para determinar cómo se van a ejecutar ciertos procedimientos de trabajo,

según la función y sus métodos, es imprescindible la realización de manuales que contengan

información y ejemplos de formularios, políticas, instructivos que puedan auxiliar a la

apropiada ejecución de las actividades dentro de una empresa. La importancia es que permite

conocer con detalle las tareas, ubicación, responsable de cada labor y los puestos responsables

de su ejecución; además es muy útil a la hora de auditar la empresa.

 Las ventajas de que una empresa utilice el boletín de procedimientos

 Facilitar la uniformidad de control con el cumplimiento de la rutina de trabajo, sin

permitir la arbitrariedad.

 Permite evaluar la operatividad de las unidades del negocio.

 Facilita las labores de las auditorias.

 Es de gran ayuda para el entrenamiento del nuevo personal de la empresa.

 Controla los procedimientos de manera ordenada según los puestos de responsabilidad

facilitando la reingeniería de los procesos.

 Interviene en la consulta del personal de trabajo.

¿Cómo se estructura un manual de procedimientos?

 Identificación: Logotipo, nombre, lugar y fecha de elaboración, número de revisión,

unidades responsables de la elaboración, clave de la forma.

 Índice o contenido: relación de capítulos.

 Prólogo y/o introducción: Exposición sobre el contenido del manual, objeto y áreas de

aplicación.

 Objetivos de los procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con

los procedimientos.

 Áreas de aplicación de los procedimientos: Esfera de acción que cubren los

procedimientos.

 Responsables: unidades administrativas y/o puestos que intervienen.

  Políticas de operación: Lineamientos generales de acción y responsabilidad de las

instancias que participan en los procedimientos.

¿Qué es un diagrama de flujo?

El diagrama de flujo, también conocido como flujograma, es una herramienta utilizada para

representar la secuencia de las actividades en un proceso. Para ello, muestra el comienzo del

proceso, los puntos de decisión y el final del mismo. Todo ello proporciona una visualización

del funcionamiento del proceso, volviendo la descripción más intuitiva y analítica. Esta

herramienta también expresa el flujo de la información, los materiales, las derivaciones del

proceso y el número de pasos.

El uso de un diagrama de flujo ayudará a mejorar los resultados del negocio en varias áreas

o departamentos. Es una herramienta genérica que puede adaptarse para una amplia variedad

de propósitos y para describir varios procesos, como un proceso de fabricación, un proceso

administrativo o de servicio, o un plan de proyecto.

Símbolos de diagramas de flujo

Los diagramas de flujo usan formas especiales para representar diferentes tipos de acciones

o pasos en un proceso. Las líneas y flechas muestran la secuencia de los pasos y las relaciones

entre ellos. Estos son conocidos como símbolos de diagrama de flujo.

El tipo de diagrama dicta los símbolos de diagramas de flujo que se utilizan. Por ejemplo,

un diagrama de flujo de datos puede contener un Símbolo de Entrada o Salida (también

conocido como Símbolo de E/S), pero no es muy común verlo en la mayoría de los diagramas

de flujo de procesos.

Con los años, la tecnología ha evolucionado, y con ella también la diagramación. Algunos

símbolos de los diagramas de flujo que se utilizaron en el pasado para representar tarjetas

perforadas de computadora, o cinta perforada, han pasado a la historia.

Importancia del diagrama de flujo

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un

procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la

mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de

cualquier método o sistema.

 Metodología Para La Elaboración De Diagrama De Flujo

El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de actividades,

operaciones, movimientos, decisiones y otros eventos que ocurren dentro de un proceso. Esta

representación se efectúa a través de formas y símbolos gráficos utilizados usualmente:

 Los símbolos gráficos para dibujar un diagrama de flujo están más o menos normalizados,

por lo que no debiera haber problema en conocer el significado de las formas.

 Identificar el inicio y el final del proceso

 Observar todo el proceso

 Definir los pasos en el proceso

 Elaborar un borrador del diagrama de flujo

 Revisar el borrador con el personal involucrado

 Realizar los ajustes en el diagrama

 Verificar la secuencia del diagrama contra proceso real.

En el diagrama de flujo se pueden hacer las siguientes recomendaciones:

 Si hay operaciones que no siempre se realizan como está en el diagrama, anotar las

excepciones en el diagrama.

 Probar el Diagrama de Flujo tratando de realizar el proceso como está descrito en el

mismo, para verificar que todas las operaciones son posibles tal cual figuran en el diagrama.
 Partes componentes del diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son usados comúnmente por los analistas de sistemas para

visualizar las series de procesos en un sistema de negocios. Un diagrama de flujo es una útil

herramienta para diseñar un sistema de negocios eficiente y para solucionar problemas o

mejorar un sistema existente.

 Terminador: Un terminador es representado por un pequeño rectángulo con esquinas

curvas. Los terminadores aparecen al inicio y al final de los diagramas de flujo. El terminador

final aparece solamente una vez en un diagrama.

 Procesos: Un proceso es representado por un rectángulo. Éste se refiere a una acción en

un proceso de negocios y debe describirse de forma clara y concisa. Un proceso puede ser

descrito usando una frase única del tipo verbo-sustantivo, por ejemplo "Ordenar material de

oficina". Este mismo nivel de detalle debe mantenerse en los procesos de un diagrama de

flujo.

 Subprocesos: Un subproceso está representado por un rectángulo con líneas dobles en

cada lado. Un subproceso es un proceso importante que puede descomponerse en procesos

más simples que pueden desarrollarse en otro diagrama de flujo.

 Decisión: Una decisión está representada por un diamante. Un proceso que puede

responder a una decisión de "sí" o "no" requiere un cuadro de decisión.

 Conector: Un conector está representado por un pequeño círculo o un cuadro conector y

se etiqueta usando letras. Un diagrama de flujo escrito en una sola página es más claro que un

diagrama en varias páginas. Un conector asegura que los procesos estén conectados de forma

lógica y correcta en varias páginas.

  Líneas de flecha: Las líneas de flecha dibujadas en una dirección, de preferencia de

arriba hacia abajo, mantienen la claridad de un diagrama de flujo. Evita líneas de flecha que se

ciclen debido a que esto puede indicar redundancia en el proceso de negocios. Si los ciclos son

necesarios extiende las líneas de flecha hacia arriba y a la izquierda para mayor claridad.

Formularios

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información

variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede

considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información

para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se

imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información

variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para

rellenarlos posteriormente.

Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o

seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se

espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea

llenado con un número válido para un año, etc. Los formularios presentan una visión ordenada

de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

Tipos de formularios

1. Formularios Pre-impresos.
 Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de

diferente tipo:

 Hojas Sueltas: Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a

quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre

máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan

hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de

escribir.

 Hojas Continuas: Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas.

Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de

formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.

 Tarjetas: Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El

gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación,

tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

 Sobres: Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen

sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de

correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia,

se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y

transportación del contenido sin riesgos.

2. Formularios electrónicos

Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se

presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga

información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos

pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los

campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe

elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de

verificación de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratón para que

aparezca una "X" en la casilla adecuada. También es posible especificar una serie de

respuestas "por omisión" en campos específicos, con vistas a facilitar aún más la labor de

cumplimentación del formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la propia

computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretación de los datos

introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Además, si la

computadora está conectada a una red, los formularios electrónicos pueden ser

cumplimentados y compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de

documento, eliminando así por completo la necesidad de los formularios en papel. Windows

viene con muchos programas accesorios útiles, incluyendo un procesador de texto elemental

(WordPad), un programa de gráficos (Paint) y un programa de comunicación

(HyperTerminal). También proporciona varias herramientas útiles, como Calculadora

(Calculator) y Block de notas (Notepad). Para otras funciones (de acuerdo a las necesidades),

se utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible diseñar formularios electrónicos que

garantizan una rápida y correcta recogida de información.

Tipos de campos en formularios

Se pueden usar diversos tipos de campos en los formularios. Aunque los datos siempre se

capturan como cadenas de caracteres, difieren respecto a la forma en que se presenta su

captura. Hay que matizar que no es posible hacer ningún tipo de comprobación sobre los datos

que el usuario va introduciendo (ello se haría posteriormente en el propio script, o bien usando

JavaScript).

Partes del formulario

 Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como

identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la

introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

 Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los

que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se

desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los

datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.

 Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas

y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también

se asienta el código de registro.

 Conclusión

Para concluir podemos destacar que los boletines de procedimientos concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la

conducta de los integrantes de una empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de

acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Estos representan una

guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación,

que contiene información ordenada y sistemática, en el cual se establecen claramente los

objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha

utilidad para lograr una eficiente administración.

Los diagramas de flujo son uno de los principales instrumentos en la realización de

cualquier método o sistema, ellos permiten la visualización de las actividades innecesarias y

verifica si la distribución del trabajo está equilibrada. Con ella, se indica la secuencia de un

proceso, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la

representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Y por último los formularios, es un medio de transmitir información. El propósito

fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz

procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de

actividad humana para registrar y pasar la información.