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Contienen informacin sobre los procedimientos que se siguen para realizarse las
operaciones internas en una dependencia o entidad con el fin de cumplir
Sistemticamente con el fin de cumplir sistemticamente con sus funciones y
objetivos.
Contenido del manual de procedimientos
1. Texto. En l se expresan por escrito las informaciones o instrucciones que
contienen en el procedimiento. El texto describe el procedimiento, enumera las
operaciones que lo integran, en orden cronolgico, precisa en qu consiste cada
operacin y quien debe ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que
deba ejecutarse.
2. Diagramas. Un diagrama administrativo es un modelo grafico que representa en
forma esquemtica y simplificada algn fenmeno administrativo, ya sea de
organizacin, de procedimiento. Los diagramas pueden ser: organogramas, fluxogramas o diagramas de flujo, de produccin, de oficina, de personal, cronogramas,
estadsticos, que expresan datos, hechos o fenmenos comparables y sus relaciones,
replantados por puntos, lneas, figuras o volmenes y diversos.
3. Formas. Es importante incluir en el manual de procedimientos las formas
empleadas en las operaciones secuenciales del procedimiento que se describe. La
forma impresa es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que
cuenta con estaciones para que se anote en ellos una informacin variable. Ejemplo
de forma: puede ser un cheque o una factura y un ejemplo de machote pueden ser
los que sirven de base para elaborar algunos contratos o cartas que suelen utilizarse
con frecuencia pero que no estn impresas.
Los principales temas que debe contener un manual de procedimientos son los
siguientes:
* Identificacin
* ndice
* Contenido
* Prologo y/o introduccin
* Objetivo de los procedimientos
* reas de aplicacin
* Polticas o normas de informacin
* Descripcin de las operaciones
* Formularios impresos
* Diagramas de flujo
4. Un calendo-grama de actividades
La de informacin que se debe recopilar en cada uno de los apartados del manual y
un modelo.
*Identificacin: nombre oficial de la dependencia, nombre completo de los
procedimientos que refiere el manual.
*Nombre de la unidad coordinadora cuya unidad bsica corresponde a los
procedimientos sealados.
* Nmero de identificacin del o de los procedimientos en su caso.
* Lugar y fecha de elaboracin.
* Responsables de su elaboracin
* Cantidad de ejemplares impresos
1. ndice o contenido: es la parte que presenta de una manera sinttica y ordenada los
elementos constitutivos del documento o los temas principales que comprende el
manual.
2. Prologo y/o introduccin: aqu deben explicarse en forma clara y concisa los
objetivos del manual.
3. Objetivo de los procedimientos: es conveniente que todo procedimiento tenga su
objetivo que explique en el manual de forma clara y precisa a fin de que el personal de
la dependencia sepa para que se desarrolla.
4. reas de aplicacin: este apartado se refiere al mbito de procedimientos y
contiene una relacin de las unidades orgnicas que intervienen en los
procedimientos. Tambin se deben sealar los puestos que intervienen por secuencia
de aparicin dentro del procedimiento.
5. Polticas o normas de operacin: para facilitar las tareas de las unidades orgnicas
que intervienen en el procedimiento, se determinan las polticas o normas operativas
que deben observarse en el desarrollo del procedimiento.
6. Descripcin de las operaciones: es el punto central del manual de procedimientos
en este apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones
que deben realizarse dentro de un procedimiento.
7. Formularios o impresos: las formas impresas que se utilizan dentro de un
procedimiento para captar, registrar y proporcionar informes.
Diagramas de flujo
Representan en forma grafica la secuencia en que se realizan las operaciones en un
determinado procedimiento o recorrido; con el fin de obtener una visin de conjunto de
un procedimiento.
Fuentes de informacin del manual de procedimientos
Documentacin: se puede obtener informacin documental en los archivos de la
institucin, que son fuente til de procedimientos de trabajo, tambin se pueden
localizar en los archivos, leyes, reglamentos, decretos, circulares internas y manuales
administrativos.
Personas: cuando la documentacin que sea recopilado es insuficiente u obsoleta se
debe recurrir a los servidores pblicos responsables de las reas, donde se realizan
los procedimientos de trabajo.
Realidad administrativa: la limitante que se observa en la realidad administrativa es el
rea de trabajo que puede estar distante como las unidades desconcentradas y por
otra parte el tiempo para observar directamente el rea de trabajo.
Para facilitar en anlisis de operacin se debe tener los siguientes:
Claridad. Al tener los mdulos un correcto diseo y una adecuada distribucin, las
anotaciones que se hagan en ellos facilitan la comprensin, utilizacin o captacin
inmediata de los datos registrados.
Agrupacin y jerarquizacin. Los datos deben agrupare, tomando en consideracin su
importancia y utilidad posterior.
ndice de saturacin. El diseo de una forma debe basarse en un ndice d saturacin
de datos.
Movimiento. El diseo adecuado de una forma facilita su llenado mediante el
movimiento en espiral, lo cual le da una imagen dinmica.
Ritmo. La distribucin de los datos que contiene una forma, debe contar con un ritmo
que permita al lector captar rpidamente la secuencia de los mismos.
Imagen residual. Debe preocupar el disear las formas de manera que el lector se
lleve como ltima imagen aquello que se desea conservar en su memoria.
El control de las formas
El control de las formas consiste en proveer a la dependencia de todas las formas
necesarias para el buen desempeo de sus funciones, al tratar de eliminar todas
aquellas que se dupliquen o son obsoletas.
Para el control de las formas lo primero que tiene que hacerse es clasificar las formas
segn el criterio funcional, por unidad orgnica o por sus caractersticas fsicas.
Despus de su clasificacin es conveniente elaborar un catalogo de formas.
Factibilidad del estudio de formas
Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigacin previa de las
formas que operan en una dependencia, tomando en consideracin:
1. El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus caractersticas
relevantes, tales como la cantidad de unidades administrativas que involucran el
nmero de operaciones y las formas que se emplean.
2. Recursos humanos: personal tcnico necesario para la investigacin y, en su caso,
para el anlisis, diseo y control.
3. Recursos materiales para el diseo y reproduccin: el equipo de diseo depende
del volumen de formas manejadas en la institucin y sus posibilidades econmicas.
4. Requisitos mnimos: una vez determinado el tipo de procedimiento en que
intervienen las formas, su importancia, su volumen y los recursos materiales, se
plantea la necesidad de verificar los requisitos mnimos indispensables en cantidad y
calidad.
Bibliografa
Resumen tomado del Libro: Organizacin y mtodos en la Administracin Pblica, de
Gustavo Quiroga Leos.