AO DE LA CONSOLIDACION ECONOMICA Y SOCIAL DEL PER
FACULTAD DE INGENIERIA E.A.P. ingeniera DE Sistemas
CICLO: 2010-I MATERIA: Actividades TEMA: Mapeo de Procesos DOCENTE: Ing. Javier Alberto Manrique Quionez
ALUMNO: Retuerto Candelario, Simei Jairo
HUACHO - PER 2010
MAPEO DE PROCESOS
Objetivos: En este documento se conocern los conceptos, mtodos y tcnicas bsicas para construir e interpretar el Mapa de Procesos de una Organizacin. Entender como mapear procesos para el anlisis y diagnstico de procesos, asi como las herramientas de ingeniera de procesos y mejora continua para la identificacin de reas de oportunidad en costos, tiempos, productividad, operacin, recursos y servicio. Siendo por ultimo el mas importante el mejorar la rentabilidad dentro del sistema de Gestin de la Calidad. Importancia: Es una forma fcil de entender el gerencimiento de los procesos a todo el personal de la empresa, que represente la situacin particular o propia de la organizacin y donde primordialmente se identifiquen las interrelaciones de los procesos como mecanismo para mejorar las comunicaciones al interior. Definicin: Se constituir en la puerta de entrada al mundo de los procesos dentro de las empresas. Haciendo una analoga al mundo de Internet, el mapa de procesos es como la pgina de inicio de un portal web. De ah en adelante ser ms fcil la orientacin y navegacin por cada uno de los procesos. Beneficios: Provee una visin global Muestra las relaciones y los roles Ayuda a explicar el proceso Permite identificar los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requiere documentar Ayuda a simplificar las actividades del proceso, pues facilita la identificacin de complejidades innecesarias o repeticin de tareas Ayuda a la estandarizacin del proceso Pasos para el mapeo de procesos Identificar los principales resultados de la organizacin o proceso (salidas) Identificar a los clientes inmediatos (internos o externos) Identificar los principales insumos que requiere el proceso para producir cada uno de los resultados Identificar la procedencia de los insumos (suministradores) Identificar las principales etapas del proceso (subproceso) Gestionar las etapas con el enfoque de procesos Identificar las interacciones entre cada etapa Identificar los procedimientos a documentar por cada etapa del proceso
Establecer objetivos para cada proceso e indicadores numricos que indiquen lo lejos, lo cerca de cumplir con los objetivos Definir al dueo del proceso y de cada etapa, para asegurar su correcta implementacin Herramientas para el mapeo de procesos Diagramas de flujo IDEF Software para el mapeo Simulaciones Diagramas de flujo El uso de diagramas de flujo simples es un buen comienzo para analizar procesos y comunicar el proceso al equipo A mano: Brownpaper, Post-its Software: Micrografxs, ABC Snapgraphics, SW Visio IDEF (Integrated computer aided DEFinition) Por que usar esta herramienta? La familia de los mtodos IDEF fue codesarrollada por la industria y el gobierno (USA) Su propsito de proveer una estructura compresiva y flexible para describir, analizar y evaluar prcticas de negocio No hay propiedad sobre el mtodo y soportado por estndares internacionales Caractersticas Diseada para aspectos especficos de un problema o proveer diferentes perspectivas de l Provee un mecanismo explicito para integrar los resultados de una aplicacin IDEF con otra Generar buenas prcticas de recoleccin de antecedentes, anlisis, diseo y estructuracin de actividades Mejorar el desempeo de los que parten en esta rea Forzar al uso de tcnicas formales, de manera de asegurar el entendimiento y comunicacin Software para el mapeo de procesos Creciente inters en el mapeo y optimizacin de procesos Inters en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en trminos y estndares Ejemplos Logia work Pomatis income, process designer e-topware, business designer Simulaciones Usada para manejar elementos dinmicos what-if y to be
Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados Son tiles para mapear procesos complejos Sirven para identificar ndices de utilizacin de dinero, personas, tiempo, cuellos de botella, recursos subutilizados, etc El mapeo de procesos permite obtener Un medio para que los equipos examinen los procesos interfuncionales Un enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo Un panorama de todos los pases, actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso La comprensin de como varias actividades estn interconectadas y donde podran estar fallando la conexiones o actividades Conclusiones El mapeo de procesos representa una herramienta de gran utilidad cuando se busca la integracin o automatizacin de los procesos a travs de software porque permite la deteccin de errores sistemticos y trabajos duplicados adems de facilitar la comprensin de las secuencias e interacciones entre los actores Es una herramienta para determinar los diferentes procesos realizados en un sistema dentro de una organizacin, mediante la diagramacin de los mismos. Y en caso necesario modificarlos o simplemente mejorarlos para un mejor flujo de trabajo obteniendo as un incremento en la productividad. Su implementacin: Mejorar procesos o modificarlos. Conocer los procesos que se realizan dentro de un sistema. Maximizar el aprovechamiento de tecnologas Determinar las funciones y procedimientos de un proceso Automatizar los sistemas o solo ciertos procesos. Una forma fcil de entender el gerenciamiento de los procesos a todo el personal de la empresa, es mediante el diseo de un mapa de procesos, que represente la situacin particular o propia de la organizacin y donde primordialmente se identifiquen las interrelaciones de los procesos como mecanismo para mejorar las comunicaciones al interior, que son normalmente deficientes por no conocer qu productos y requisitos requieren los clientes internos y ms grave an, cuando se desconocen las necesidades de los clientes externos, que son los que pagan por los servicios y productos. En primer lugar debe definirse un MAPA DE PROCESOS, que se constituir en la puerta de entrada al mundo de los procesos dentro de las empresas. Haciendo una analoga al mundo del internet, el mapa de procesos es como la pgina de inicio de un portal web. De ah en adelante ser ms fcil la orientacin y navegacin por cada uno de los procesos. Existen diversas formas de representar la interrelacin de los procesos dentro de una organizacin, pero antes de hacer dicha representacin, lo ms recomendable es aplicar el enfoque por procesos, utilizando el principio de
aplicar un pensamiento de derecha a izquierda, es decir, de identificar primero los clientes, los productos, los requisitos que el cliente exige y con esto identificar los procesos que se requieren para producir los bienes y/o servicios. Lo anterior se debe hacer en perfecta coherencia con la misin de la empresa. A continuacin se presenta un grfico que sirve de base para determinar cules son los procesos primarios que la empresa debe realizar para satisfacer a sus clientes:
Una vez identificados se puede proceder a definir el mapa de procesos que contenga los tres grupos de macroprocesos ya explicados en el captulo anterior. El diseo en s mismo corresponde al ingenio y creatividad de la persona o grupo de personas que lo realizan. Por lo tanto existen mltiples maneras para dibujar el mapa, pero sin perder nunca de vista que su objetivo primordial es el de describir las interrelaciones de stos para obtener los productos y servicios que se entregan a los clientes externos. Existen otros usos y aplicaciones al identificar e interrelacionar los procesos, como es el caso de la conocida cadena de valor propuesta por Porter y otras metodologas muy tiles para gerencia como el Lean Manufacturing que ayudan a la alta direccin a identificar e incorporar los elementos diferenciadores que ayudarn a mantener y atraer nuevos clientes. Por ahora nos concentraremos en construir un mapa de procesos que le sirva a quienes participan dentro de ellos conocer sus interrleaciones y cmo de all en adelante desplegar los procesos hasta llegar al nivel que permitan controlarlos y mejorarlos. A manera de ejemplos, se presentan varias propuestas de mapas de procesos que diversos autores proponen:
