HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE DECISIONES

Angie Paola Amesquita

Eimy Alvarez Osorio

Ingrid Natalia Paez Vargas

Laura Ximena García Depaulo

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Fundación Universitaria del Área Andina

Herramientas para la toma de decisiones - AE - 202310-1A - 118

María Fernanda Hernández

05 de junio de 2023

1
 INTRODUCCIÓN

Los niveles de competencia que se generan internamente por el equipo de trabajo

reducen la capacidad de poder lograr los objetivos y metas planteados por la organización. Lo

cual el siguiente trabajo tiene como fin determinar la causa raíz del problema interna creando

una estrategia de plan de mejora.

COVIANDIN SAS debe contrarrestar los conflictos internos, buscando e

implementando métodos en los que se puede determinar las causas y poder canalizarlos de

forma constructiva estableciendo canales de comunicación dando así un manejo efectivo de

las problemáticas mencionadas

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 OBJETIVO GENERAL

Mejorar el ambiente laboral por medio de la comunicación entre los colaboradores de

COVIANDINA SAS

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Identificar la problemática actual dentro de la organización

● Determinar las causas que generan un clima organizacional inadecuado.

● Crear un plan de mejora de las relaciones internas con los colaboradores

● Dar solución a la problemática actual de la organización.

3
 1. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN

La siguiente afirmación es producto de la observación directa de la autora de este

trabajo, como pertenece a un área dentro de la empresa e interactúa a diario, se nota la falta

de comunicación.

Actualmente, COVIANDINA SAS tiene problemas con el clima organizacional, ya

que no existen suficientes canales de comunicación entre las diferentes funciones de la

empresa, lo que genera fricciones entre sus empleados.

Si bien estos procesos están claramente definidos y reflejados a través de un manual

de calidad, está claro que los factores personales que no permiten, intereses personales,

grandes guerras nacionales, servicios y preferencias retrasan el desarrollo de la organización.

Con base en lo anterior, la empresa enfrenta actualmente un clima organizacional

hostil, dadas las condiciones estresantes en las que se encuentran inmersos los socios en el

desarrollo de sus operaciones. De continuar esta situación, la empresa puede verse afectada,

ralentizando sus procesos, afectando no solo a los clientes internos, sino también a los

clientes externos con los que la empresa se relaciona principalmente.

COVIANDINA SAS es una empresa en Colombia, con sede principal en Bogotá la

cual opera en el sector Construcción de carreteras y vías de ferrocarril, Construcción de obras

de ingeniería civil y Actividades de ingeniería y actividades conexas de consultoría técnica.

El problema se resolvió considerando que la empresa aún debe desarrollar un

proyecto o trabajo de investigación para mejorar los canales de comunicación de los

4
empleados. Si bien se realizan integraciones y seminarios una o dos veces al año con

empresas que ayudan a mejorar el clima laboral, aún no se han desarrollado proyectos

específicos relacionados con temas abiertos, lo que significa situaciones como:

● Fallos comunicativos a la hora de escuchar, debatir y llamar la atención.

● Dificultad para comunicarse con colegas debido a discusiones sobre la

naturaleza del trabajo y falta de comprensión general de la misión y visión de

la empresa.

Fuente propia

2. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROBLEMA

Elemento descripción

● Mala comunicación laboral dentro de la empresa COVIANDINA SAS

● La falta de comunicación en la empresa crea un ambiente de trabajo difícil y

reduce la motivación de los empleados.

Antecedentes

Tales casos de conflictos laborales se pueden observar cuando se intercambia

información entre diferentes departamentos de la empresa. Ante la falta de una política de

comunicación clara, el área de mantenimiento vial no compartía información con el área de

operaciones en tiempo y forma, generando problemas entre los empleados de ambos lados.

Peor aún, puede afectar directamente los objetivos financieros de la empresa.

5
 Ubicación

Este problema se puede evidenciar en todas las áreas especialmente en el área de

mantenimiento vial y operación.

Tiempo

Este acontecimiento se ha evidenciado desde el momento que se ingresó a la

compañía que fue hace más de un año.

Magnitud

La falta de una buena comunicación conduce a la ira, la frustración, el mal ambiente

de trabajo, la baja productividad y la rotación de empleados.

Causas

● Falta de liderazgo

● Objetivos confusos

● Falta de competencias

● No hay retroalimentación

● Colaboradores desmotivados

Fuente propia

3. MARCO METODOLÓGICO

¿Qué entiende por comunicación?

6
 Si bien el concepto básico de la comunicación es muy claro, resulta que no se explica

claramente a nivel organizacional, pues en muchos casos los individuos piensan que este

proceso pertenece solo a la alta dirección, porque piensan que viene del éxito con el proceso

de comunicación, donde. Además, estas definiciones no tienen en cuenta a todos los actores

que intervienen en el proceso, lo que hace que la comunicación no se utilice de forma

suficiente y coherente por desconocimiento.

¿Cómo percibe la comunicación entre directivos y subordinados?

El 53% de los encuestados admitió que la interacción con sus superiores es

relativamente buena. Este porcentaje muestra lo que en general es estable, pero requiere una

estimación de la proporción de la población que considera perjudicial esta variable y

corresponde al 47%. En este sentido, se puede apreciar que los objetivos estratégicos

formulados por la alta dirección no son efectivamente comprendidos, debido a que los

canales de comunicación en la organización no son utilizados en su totalidad.

7
 Imagen 1, Fuente propia

¿Cómo percibe la comunicación entre las diferentes áreas de Coviandina?

El 66% de los encuestados expresó un escenario bastante preocupante para esta

variable, pues a pesar de un nivel aceptable de comunicación entre gerentes y pares, es claro

que existe una brecha importante en la comunicación global del plan corporativo. Esto se

sumó al 3% de oficiales que le dieron al programa la calificación más baja. Según los

entrevistados, esto se debe principalmente a: intereses personales, horas extras, competencia

entre regiones, celos, etc.

Fuente propia

4. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ANÁLISIS 5W2H

8
 ¿Cuál es el problema? Un mal clima laboral

¿Dónde ocurre el problema? En todas las áreas de la empresa

¿Cuándo ocurre el problema? En todas las situaciones de la compañía,

pues actualmente no existe una
comunicación asertiva.

¿Responsable del problema? Líderes de la compañía como jefes y

líderes de las diferentes áreas de la
compañía

¿Como sucede? El clima laboral en la compañía se

evidencia en los déficits de los procesos y
la falta de comunicación, no existe
retroalimentación en las actividades
realizadas dentro de la gestión.

¿Por qué sucede? Esto sucede porque no se tienen

establecido cultura de liderazgo y escucha
activa, entre directivos y subordinados.

5. LLUVIA DE IDEAS

● No existe un plan de comunicación:

La empresa no cuenta con un plan de comunicación establecido por lo cual no se

informa a los empleados, gerentes y partes interesadas, cómo, dónde y cuándo deben

comunicarse. Sin ese plan, puede resultar difícil saber cuál es el proceso correcto para

comunicarse.

● Es una organización demasiado jerárquica:

Maneja estructura demasiado vertical o compleja que dificulta el flujo de

información; alguna información puede perderse y otra a los destinatarios distorsionada,

9
tienen diferentes oficinas en diferentes lugares geográficos y eso complica aún más la

colaboración y la comunicación.

● No hay líneas de comunicación abiertas con los jefes:

Los empleados no pueden comunicarse fácilmente con la gerencia, entonces es difícil

que los gerentes hagan un seguimiento de lo que están haciendo sus empleados y qué tipo de

progreso están logrando y qué requieren para aumentar sus niveles de productividad. La falta

de líneas de comunicación entre los empleados y la gerencia hace que los empleados sean

menos productivos e incluso pueden sentirse menos valorados, ya que no hay forma de que se

aborden, eficientemente, sus problemas.

● Envió de información irrelevante:

Si los gerentes envían mensajes constantemente a sus empleados y esos mensajes son

irrelevantes para sus funciones, los empleados comenzarán a ignorar esos mensajes. Esto

puede ser un problema real, especialmente si se ignora un mensaje urgente porque los

destinatarios asumen que podría ser irrelevante.

● Formas de comunicación incorrectas:

Las diferentes interacciones requieren diferentes modos de comunicación. El tema y

la urgencia del mensaje definirán la forma correcta de comunicación. Por ejemplo, si tienes

un mensaje urgente para los empleados, enviar correos a sus direcciones individuales no es la

forma correcta de abordar este problema. Llamarlos directamente puede ser una forma eficaz

de asegurarse de que reciben el mensaje urgente,

● No hay plataformas para la comunicación en el lugar de trabajo:

10
 Las empresas deben utilizar plataformas de comunicación seguras para relacionarse

con sus empleados. Si no cuentan con eso, los miembros del equipo encontrarán otras formas

de comunicarse entre sí, que pueden no ser menos seguros. Por ejemplo, pueden enviarse

correos electrónicos, que contienen información confidencial, entre sí y esto puede poner en

riesgo la seguridad de la información y, además, dificultar el monitoreo de la productividad.

Imagen 2, Fuente ideas propia, fuente de imágenes Google consultados el 5 mayo de

2023

11
 6. DIAGRAMA DE ISHIKAWA(DIAGRAMA DE CAUSA- EFECTO)

Imagen 3, Fuente propia

Imagen 3, Fuente ideas propia, Diagrama de Ishikawa

7. PLAN DE MEJORA DE LA COMUNICACIÓN DE LOS

COLABORADORES DE LA EMPRESA COVIANDINA SAS

● Identificar el problema, promover la receptividad. capacitar a los recursos humanos.

● Capacitador e implementación de tecnologías para la comunicación.

Siempre podemos recuperarnos de las fallas de comunicación para comunicarnos

mejor. Una buena manera de hacerlo es seguir a nuestros equipos y ver cómo se comunican e

interpretan la información. Esto nos ayudará a reducir la ocurrencia de interrupciones en la

comunicación. Nos tomaremos el tiempo para estudiar y analizar cómo se comunican las

12
personas que nos rodean, aclarar sus inquietudes y objetivos, y brindarles las herramientas y

la capacitación que necesitan para comunicarse.

Hoy en día, existen muchos medios de comunicación, tanto electrónicos como

tradicionales, y el uso adecuado de cada uno de ellos es importante para gestionar

eficazmente las comunicaciones internas. Gracias a la tecnología con potentes capacidades de

gestión de la información, todas las herramientas disponibles están disponibles.

Es importante considerar a todas las partes involucradas en el proceso de

comunicación, quienes comunican lo que se comunica y quienes reciben el mensaje. (cliente

o empleado). Independientemente de quién esté involucrado, el costo de mantener una falla

de comunicación es alto, especialmente después de identificar la falla.

Fuente propia

1. Una vez seleccionada la mejor alternativa como grupo, diseñen los

objetivos que se deben alcanzar para lograr la solución del problema.

Método tormenta de cerebros.

Como grupo de trabajo decidimos escoger el método de Brainstorming, ya que con

base a la problemática del mal clima laboral en Coviandina SAS para obtener de manera

neutral posibles soluciones con lluvia de ideas del grupo, el método nos ha permitido obtener

numerosas ideas importante para la resolución de la problemática.

13
 ● Angie Paola Amesquita: Líder y secretario

● Eimy Alvarez Osorio ( Participante ): Hoy mi idea, para solucionar el mal

clima laboral de La empresa Coviandina SAS, con base en que actualmente no tienen líderes

idóneos que permitan una comunicación asertiva, capacitar a los líderes, o en su defecto hacer

cambio de ellos, esto con fin de dar paso a nuevos pensamientos a nuevos ideas y cambios

que permitan rotación de personal idóneo y apto para fomentar un ambiente laboral que

piense en sus trabajadores y en el progreso de la empresa, esto con el fin de disminuir el

estrés laboral, ya que al perecer los líderes sólo piensan en trabajar y lograr los objetivos de la

empresa, y los trabajadores se sienten presionados con el tiempos de entregas, y al final

siempre están corriendo para cumplimento de objetivos.

● Ingrid Natalia Paez Vargas (Participante): Diseñar los planes de

comunicación, definir y estandarizar que la comunicación entre jefes y subordinados fluya en

ambos sentidos, que la información de los jefes sea correcta y acertada hacia los empleados y

que los empleados arma escuchados, escuchar las necesidad de los empleados y dar prioridad

a ellos, hacerle saber que son un pilar importante para la empresa, centrada principalmente en

la mala comunicación que hay en la empresa Coviandina y la falta de personal motivados por

ir a sus puesto de trabajo.

● Laura Ximena García Depaulo (Participante): Hoy un factor importante a

tener en cuenta son las tecnologías de la información, esta solución radica básicamente en la

utilización de los medios tecnológicos, capacitado el personal de recurso humano, y rotar en

14
toda la empresa los medios por los cuales pueden comunicar inquietudes y problemáticas, que

sean los líderes quien tengan el control del manejo de la información, proporcionando una

parte de tranquilidad a sus empleados.

3. Una vez seleccionada la mejor alternativa como grupo, diseñen los objetivos que se

deben alcanzar para lograr la solución del problema

Tabla 1 : Objetivos Clima Laboral

4. Estructuren el plan de acción para los objetivos definidos en el punto anterior,

basados en el siguiente formato:

15
 Estos objetivos se entrarían a validar sus resultados trimestrales por ende nuestro

primer corte de finalización sería el 05/09/2023.

Tabla 2: Fuente Propia

5. Definan la estructura organizativa, indicando si se requiere la incorporación

de personal, movimientos internos o desvinculación, o si existen necesidades de

formación, capacitación o evaluaciones de desempeño.

16
 Imagen 4: Organigrama Conviandina sas

Movimientos internos y necesidades de la organización:

1. Mejorar la relación entre los trabajadores para así aumentar el trabajo en equipo, la

comunicación asertiva y los valores de la empresa.

2. Fortalecer el interés de los empleados frente a sus actividades diarias, para así tener

un espacio armonioso y un mejor ambiente laboral.

17
 6. Establezcan un cronograma de implementación, guiados por el siguiente

formato explicado en el referente de pensamiento:

Tabla 3: Cronograma de actividades Conviandina sas

7. Definan los indicadores con los cuales se medirá y controlará el cumplimiento

de los objetivos y clasifíquelos en indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.

18
 Tabla 4: Indicadores de eficacia y eficiencia.

8. Diseñen la ficha técnica para cada uno de los indicadores establecidos en el

punto anterior.

19
● 1er Indicador

Tabla 5: Fuente propia.

● 2do Indicador

20
 Tabla 6: Fuente propia.

● 3er Indicador

21
 Tabla 7: Fuente propia.

● 4to Indicador

22
 Tabla 8 : Fuente propia.

● 5to Indicador

23
Tabla 9: Fuente propia.

24
 CONCLUSIONES

Durante el desarrollo del taller se identifica que en el proceso de toma de decisiones es un

proceso permanente y tras implementar las alternativas de solución se desglosan más situaciones para

analizar donde es de importancia generar todo su proceso y diferenciar las distintas etapas que

conforman el proceso de toma de decisiones en la empresa.

Es importante reconocer que las decisiones pueden tomarse en un contexto de certidumbre,

incertidumbre o riesgo. En el primer caso, es el más inusual en las empresas, se conocen todos los

datos necesarios para tomar la decisión. En estado de incertidumbre los datos de las alternativas son

incompletos, por lo que la decisión se basa en supuestos. Finalmente, existe riesgo si se conoce las

probabilidades asociadas a un resultado satisfactorio para cada alternativa. Dependiendo de la

situación se puede utilizar métodos cuantitativos de ayuda a la toma de decisiones, por ende es

fundamental el proceso de toma de decisiones en la empresa por que contribuye a desarrollar

herramientas que mejoren la productividad de una empresa, y esto drive para definir el rumbo de la

organización y determinar las acciones necesarias para cumplir sus objetivos.

25
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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