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Diagnóstico y presentación de la Auditoria

Administrativa de acuerdo con el énfasis factorial

Ruby Elisa Acosta López

Elizabeth Del Carmen González Casadiegos

Jean Paul Moreno Triviño

Administración de Empresas, Fundación Universitaria del Área Andina.

Auditoría Administrativa

Tutor Kevin de Jesús Caraballo Cárcamo

20 de septiembre de 2021
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Análisis de la situación

Llevando a cabo el proceso de auditoría y con el desarrollo de las actividades se

evidencian varias falencias que pueden ser determinantes en el momento de la obtención de la

certificación de calidad para la empresa. También se encuentran componentes que afectan la

efectividad en los procesos establecidos.

A continuación se mencionan los hallazgos:

● Falta de comunicación asertiva al interior de la empresa: El manejo al interior de la

empresa no solo es sesgado (según el área) sino que también es hermético respecto al

resto de las áreas. No hay una comunicación abierta ni escalada; lo que sucede en la

parte misional de la empresa, no siempre escala a las directivas y la parte encargada

del apoyo logístico en la operación no informa el conocimiento que adquiere en

campo a la parte directiva. Hay una comunicación vertical, que no siempre escala. Por

otro lado, el área misional de la empresa no tiene una lectura clara, ni correcta del

comportamiento del sector, desconociendo amenazas latentes como lo son el

crecimiento de la competencia, la informalidad en el sector y el rango de precios que

el mercado ha establecido para el valor de los servicios.

● Falta de procesos unificados de manejo en la información. Al interior de la empresa

no se maneja un programa de manejo de archivos, ni formatos unificados dentro de la

empresa. Cada empresa maneja la información de manera independiente y no hay una

familiarización con la documentación. Se desconocen los procesos de archivo y

manejo de información de las distintas dependencias. Sumado a esto se encuentra que

a medida que el nivel jerárquico es más bajo, la documentación se vuelve deficiente y

las instrucciones son entregados de voz a voz. No hay una interacción organizacional

en la gestión documental.
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● Las diferencias significativas en infraestructura entre la parte administrativa y de la

empresa ha hecho crecer un sentimiento de desigualdad laboral. No se cuentan con

espacios de reunión conjunta para empleados y son pocos (casi nulos) los espacios en

los que los empleados pueden compartir en conjunto, sin distingo de área, rango, nivel

salarial y posición dentro de la empresa. El clima organizacional muestra tensiones

por las diferentes lecturas que cada nivel de la parte misional tiene. Sumado esto a las

falencias al interior de la empresa para comunicar y con un escenario que en

apariencia brinda desigualdades laborales se ha enmarcado en relaciones laborales

distantes y tensas en algunas ocasiones, lo cual afecta la calidad de la prestación del

servicio y el ambiente entre clientes internos y externos.

● En el desarrollo de las órdenes de servicio se establece que hay demoras por parte de

las coordinaciones en designar de forma clara y precisa de la labor a realizar. Poco

apoyo para la resolución de contingencias. El área encargada de salud y seguridad en

el trabajo, revisa únicamente el cumplimiento de los requisitos, sin una previa

capacitación o campaña de prevención y promoción de seguridad industrial. Además

no hay claridad en el por qué del cumplimiento de la norma. Otro tropiezo que afecta

la prestación correcta y efectiva de los servicios está en la sobre demanda de labores.

La parte de apoyo logístico no cuenta con funciones específicas ni conoce en dónde

empieza y hasta dónde va su deber laboral. Se limita estrictamente a obedecer órdenes

que en ocasiones se contradicen entre lo que se solicita por escrito y lo solicitado de

forma verbal.
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1. Combinar los hallazgos y diagnosticar.

Los hallazgos que encontramos fueron los siguientes:

● Falta de comunicación asertiva al interior de la empresa.

● Falta de procesos unificados de manejo en la información.

● Las diferencias significativas en infraestructura entre la parte administrativa y de la

empresa ha hecho crecer un sentimiento de desigualdad laboral.

● En el desarrollo de las órdenes de servicio se establece que hay demoras por parte de

las coordinaciones en designar de forma clara y precisa la labor a realizar.

Combinación y diagnóstico para los hallazgos encontrados:

Como eje central a solucionar se evidencian las falencias comunicativas al interior de

la empresa. Al no haber un lineamiento claro en las políticas de la compañía orientadas a la

comunicación asertiva, se da lugar a la comisión de errores que entorpecen los procesos.

Sumado a lo anterior, se encuentra necesario la unificación de los procesos y la articulación

de todos los áreas para que de forma transversal trabajen conjuntamente orientados a la

misma vía de direccionamiento, de modo tal que, cada proceso de cada área sea apoyado por

la sotras y se trabaje en un apalancamiento constante, que conduzca la buen desarrolla de los

procesos y que a su vez estos contribuyan al cumplimiento de los objetivos dispuestos por la

empresa.

a. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Partiendo del punto que la empresa C & T Vial Logística cuenta con un área

administrativa que dirige en su totalidad el funcionamiento de la compañía, debe establecer

en sus políticas, la supervisión constante de las formas en las que se están ejecutando los

procesos, así como hacer uso estratégico del área de recursos humanos para que se planteen
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formas efectivas y asertivas de comunicación promoviendo espacios de comunicación que

resulten sanos y seguros para el entorno y el clima organizacional.

b. ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

Aunque se cuenta con documentación clara y específica en materia de áreas, procesos,

cargos y funciones, la empresa no realiza seguimiento ni control de forma continua a los

direccionamientos establecidos, dando espacio a que cada área trabaje de forma

independiente sin integrarse con las otras. Este comportamiento afecta el buen

funcionamiento en en la práctica el resultado es que los procesos se vean afectados por las

fallas comunicativas. Adicionalmente, en no llevar a cabo los planes de seguimiento y

monitoreo planteado por la directivas, hace que no se esté cumpliendo con los planes de

acción enmarcados en las políticas de gestión de calidad de la compañía, por lo tanto, a la

hora de ejecutar los procesos se generan espacios susceptibles y oportunos para cometer

errores, muchos que en ocasiones pasan desapercibidos.

c. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

Los principales factores que no permiten el progreso y eficacia en la organización

son:

La Comunicación: debido a que el personal no está comunicado asertivamente hace

que se pierda la capacidad de prosperar en la organización.

La Infraestructura Organizacional: no hay una correcta organización lo que hace

difícil ordenar los procesos tanto administrativos como operativos.

Funciones del Personal: Sin un listado organizado de funciones no se puede llevar a

cabo las metas dentro de la organización.

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¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Evidentemente al interior de la empresa hay falencias comunicativas, por lo tanto la

recomendación principal es a fortalecer los sistemas de comunicación y establecer

lineamientos que lleven a la organización a la claridad y precisión en la instrucciones dadas

para desarrollar los servicios. Además, se deben crear políticas dirigidas a la mejora en el

clima organizacional.

d. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

Bajo el esquema que actualmente se viene desarrollando la empresa consigue alcanzar

objetivos a corto plazo como lo son la prestación de sus servicios, el mantenimiento de los

clientes, pero al mismo tiempo le es difícil mejorar en los procesos y garantizar la calidad en

ellos, lo que le supone dificultades en la certificación de calidad que busca. Por otro lado, el

querer ampliar los servicios y el espectro de clientes está condicionado por la mejora en la

articulación de las áreas y el trabajo mancomunado entre ellos. Dicho de otro modo, bajo el

esquema que la empresa viene manejando se le va dificultar cumplir con los objetivos de

mediano y largo plazo enfocados en el crecimiento, expansión y gestión de calidad.

e. Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

Al desarrollarse una auditoría interna, se establece un seguimiento a las

recomendaciones dadas como una exposición de los hallazgos encontrados por parte del

equipo auditor y ante las directivas de la empresa que en este caso puntual fueron los

solicitantes.Por lo tanto, si debe examinarse el resultado y hallazgos de la auditoría con el

equipo auditor, pero el resultante de esto, no debe ser materia de conciliación, puesto que al

ser un trabajo, autónomo, independiente y objetivo, debe haber respeto por el proceso

autónomo que permite exponer situaciones que están afectando de forma negativa el
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desarrollo de .los servicios por la afectación en los procesos que se evidencian. Dicho esto, la

conciliación debe ser interna en la compañía en las formas y maneras que busquen dar

seguimiento a las recomendaciones entregadas por parte del equipo auditor.

2. Presentación del diagnóstico

a. ¿Se deben preparar los documentos para hacer el diagnóstico?

En el marco de la propuesta de auditoría interna, el equipo auditor presentó un plan de

auditoría que consiste en tres fases, con un total de doce actividades a realizar. Cada fase

consta de varias actividades y cada actividad cuenta con formatos que respaldan la ejecución.

De igual modo cada fase entrega un informe final que describe el desarrollo y los documentos

de soporte y formatos diligenciados en ella. En aras de la transparencia y la objetividad del

proceso de auditoría interna, el total de la documentación que incluye formatos diligenciados,

reportes, informes y demás será puesto a disposición de la compañía para que le sirvan de

ayuda y guía a la hora de implementar las mejoras propuestas en las recomendaciones dadas.

b. indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

Dado que el plan de auditoría propuesto interviene en varias áreas de la compañía, se

estableció un sistema de gestión documental que permite establecer de forma específica en

qué área y momento de los procesos se evidencian falencias que afectan el buen desarrollo de

este. El equipo auditor apoyado en el sistema de gestión documental se permite de forma

precisa especificar los factores que inciden de forma negativa el buen desarrollo de los

procesos y evidencia como la suma de incidentes da como resultante en la problemática

central planteada que son las fallas de comunicación al interior de la compañía.

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c. Exponer a las personas involucradas

Dentro del plan de auditoría propuesto se estableció la intervención en distintas áreas

de trabajo de la compañía, esto con el fin de cubrir un espectro más amplio de la compañía y

entendiendo como parte misional de la empresa el conjunto de distintas áreas que intervienen

en la prestación de los servicios. Entendiendo que el plan de auditoría interna establece como

acciones iniciales la entrevista a todas las personas auditadas y la implementación de las listas

de chequeo de las áreas y sus procesos, no se haya necesario identificar puntualmente a las

personas, más bien sí identificar las áreas y los momentos en los que se cometen estos

errores. De igual modo, la compañía cuenta con el apoyo documental del cual se puede servir

para identificar los responsables de las distintas fases del proceso donde se enmarcan las

situaciones a mejorar. De este modo los resultados de la auditoría se centran en el

mejoramiento de los procesos y no en la búsqueda de culpables individuales sobre los cuales

recaiga una responsabilidad, ya que los deberes son compartidos y se entiende que las fallas

de comunicación son generalizadas en la empresa.

d. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

En el plan de auditoría propuesto se estableció la entrega y socialización de un

informe final el cual contaba con unas recomendaciones generales y un plan de seguimiento a

estas acciones. En dicho informe se incorpora un estimado de cómo las acciones encaminadas

a la mejora en las políticas de comunicación y de clima organizacional facilitan las mejoras

para el cumpliiento de carto, mediano y largo plazo de los objetivos de la compañía. De tal

modo que la empresa al impulsar campañas que promuevan la asertividad y la calidez del

clima organizacional, está implementando acciones de cambio positivas direccionando todas

las empresas a la consecución de los objetivos trazados.

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Referencias

C & T Vial Logística S.A.S. Web de la empresa auditada.

https://www.cytlogistica.com/servicios

Reporte financiero de C & T Vial Logística S.A.S:

https://www.emis.com/php/company-profile/CO/C_T_Vial_Logistica_SAS_es_39179

99.html

RUES. https://www.rues.org.co/

ISO 9001: https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9001:ed-5:v1:es

Trabajo Eje 2: Auditoria Administrativa Eje 2 - Final