Procedimiento SST

Gestión de los Documentos y de los

Datos

Responsable de SST Director Business Unit.

Tecnológica

Revisado y
Elaborado
Aprobado

Firma
Firma
 Procedimiento de SST
Título – Gestión de los Documentos y de los Datos

CONTENIDO
1 OBJETO ...................................................................................................................................................... 2
2 ALCANCE ................................................................................................................................................... 3
3 DEFINICIONES .......................................................................................................................................... 3
3.1. DOCUMENTO .......................................................................................................................................... 3
3.2. DATO ........................................................................................................................................................ 3
3.3. REGISTRO ................................................................................................................................................ 3
3.3. INFORMACIÓN DOCUMENTADA ....................................................................................................... 3
4 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................ 3
4.1. RESPONSABILIDADES DE TODAS LAS DIVISIONES, ÁREAS Y/O DEPARTAMENTOS ............... 4
4.2. RESPONSABILIDADES DEL ÁREA DE SST ........................................................................................ 4
4.3. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN ....................................................................................... 4
5 PROCEDIMIENTO..................................................................................................................................... 4
5.1. MANUAL SST ........................................................................................................................................... 4
5.2. PROCEDIMIENTOS DE SST .................................................................................................................. 5
5.3. INSTRUCCIONES DE SST ...................................................................................................................... 6
5.4. MODELOS O FORMATOS PARA LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SST. ....................... 7
5.5. CONTROL DE VERSIONES ................................................................................................................... 8
5.6. DOCUMENTOS Y/O DATOS DE ORIGEN EXTERNO ........................................................................ 8
6 REGISTROS ................................................................................................................................................ 9
7 REFERENCIAS ........................................................................................................................................... 9
8 HISTORIAL DE VERSIONES .................................................................................................................... 9

1 OBJETO

SGSST
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 Procedimiento de SST
Título – Gestión de los Documentos y de los Datos

Describir la sistemática implantada en para controlar la documentación y los datos relativos al

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) para asegurar que:
El Sistema de SST funciona en todo momento con los documentos y datos pertinentes en el estado
de la versión vigente, y que están revisados y aprobados antes de su emisión.
No se hace un uso no previsto de los documentos y de los datos obsoletos o invalidados o estos se
retiran de uso.
Se identifican adecuadamente los documentos y datos obsoletos o invalidados que sea necesario
conservar con fines legales o para conservar el conocimiento, o ambos.

2 ALCANCE
Este Procedimiento es aplicable a la documentación y los datos SST comprendida en las
actividades sujetas al Sistema de Gestión de SST de.
La documentación de SST que define y configura el sistema de gestión es la siguiente:
▪ Manual SST.
▪ Procedimientos SST.
▪ Instrucciones de SST.
▪ Modelos o formatos para la información documentada.
Asimismo, este procedimiento se aplica a la documentación de origen externo, en soporte físico o
electrónico, que aporte información o pueda también ser necesaria para el establecimiento,
implementación, operación y mantenimiento la planificación, Sistema de Gestión de SST.
En el caso de que, por operatividad la gestión de un documento de SST no pueda acogerse a este
procedimiento, se debe comunicar a la Dirección de SST y se elaborará el correspondiente
documento.

3 DEFINICIONES
3.1. DOCUMENTO

Se entiende por documento cualquier medio utilizado para contener información documentada,
tanto en soporte papel como en soporte electrónico, dirigido a describir o controlar la forma en la
que se harán las cosas, que pueden ser revisados para reflejar cambios en las circunstancias, y que
incluye los internos (planos, procedimientos, contratos, requerimientos iniciales del cliente, etc.) y
los externos (normas, reglamentos, especificaciones, etc.).
3.2. DATO

Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir las
consecuencias legítimas de un hecho.
3.3. REGISTRO

Se entiende por Registro de SST, en adelante registro, la evidencia que refleja los resultados de
alguna actividad, y que demuestra que una actividad ha sido realizada en un momento dado y/o
que se ha cumplido con un requisito específico. Éstos podrán ser documentos específicos o
evidencias en los sistemas de información de la compañía.
3.3. INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Información que tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.

4 RESPONSABILIDADES

SGSST
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Título – Gestión de los Documentos y de los Datos

4.1. RESPONSABILIDADES DE TODAS LAS DIVISIONES, ÁREAS Y/O DEPARTAMENTOS

▪ Elaborar y/o colaborar en el borrador del ejemplar original del Documento de SST, y sus
revisiones aplicables a su División y/o Área y/o Departamento.
▪ Cumplimentar, distribuir, controlar, archivar y conservar los Documentos de SST aplicables
exclusivamente a su División y/o Área y/o Departamento, de acuerdo con lo que establezca
dentro de los propios documentos.
▪ Definir el formato y la clase de registro a aplicar en cada caso.
▪ Cumplimentar, distribuir, controlar, archivar y conservar los registros aplicables a su Área o
Departamento.
4.2. RESPONSABILIDADES DEL ÁREA DE SST

▪ Coordinar y asesorar en la elaboración del ejemplar original del Documento de SST,

normalizándolo para asegurar su homogeneidad.
▪ Aprobar y archivar el Documento de SST normalizado y sus versiones, por debajo del nivel
de procedimiento.
▪ Controlar y revisar la documentación de SST que define y configura el Sistema de Gestión
de SST.
▪ Verificar que los registros definidos por las Áreas son válidos conforme para aporta
evidencias de los procesos.
4.3. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN

▪ Aprobar el Documento los procedimientos principales del SST normalizado y sus versiones.
5 PROCEDIMIENTO
5.1. MANUAL SST

Elaboración: La persona responsable de Dirección de SST es la encargada, por delegación de la

Dirección General, de elaborar y verificar el Manual de Gestión de SST según las directrices
emanadas de la Dirección General y en colaboración y coordinación con los diferentes Divisiones,
Áreas y Departamentos de la empresa.
Aprobación: La Dirección General de as es responsable de revisar y aprobar el Manual de Gestión
de SST, por lo que no entrará en vigor sin contar con dicha aprobación. La aprobación quedará
reflejada en la portada del Manual mediante la firma del responsable de SST y de la Dirección
General en los apartados de << Verificado >> y << Aprobado >> respectivamente.
Edición: El Manual de Gestión de SST está organizado en capítulos, según el índice general que
figura al comienzo del mismo.
En todas sus hojas figura en la cabecera, el logotipo de, que aparece en el borde superior izquierdo,
el título del documento y su referencia de control; y en el pie de página, aparece el nº de páginas
y el total de las páginas, el nº de versión y fecha de versión del Manual.
Distribución: SST realiza la distribución del Manual y de sus revisiones de un modo controlado que
asegure la no utilización de documentos obsoletos. Para ello, emplea el servidor informático de y
SharePoint, donde se encuentran los archivos de la documentación del Sistema de Gestión.
Para organizaciones externas, la distribución se realiza acompañando al Manual de Gestión de SST
el registro RS-06.01S (Listado de Documentos de SGSST), y con arreglo a él, se facilitan copias
controladas.
Control: La copia vigente del Manual de Gestión de SST, es decir que se actualiza ante posibles
revisiones, está en poder SST. Pueden existir copias no controladas del Manual entregadas
únicamente a título informativo y que no serán actualizadas.
Queda prohibida la reproducción total o parcial de copias controladas del Manual.
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Título – Gestión de los Documentos y de los Datos

La versión vigente del Manual de Gestión de SST, quedará reflejada en el registro RS-06.01S (Listado
de Documentos de SGSST),
Modificaciones: El Manual de Gestión de SST se revisa siempre que se produzcan cambios en la
organización de y/o en su Sistema de Gestión de SST. No obstante, cualquier persona
perteneciente a que considere oportuno o necesario modificar alguna parte del Manual de Gestión
de SST, se lo comunica por escrito a dicha Dirección, indicando en la propuesta:
▪ Apartado del Manual a modificar.
▪ Motivos por el que se considera necesaria la revisión
Una vez estudiada la propuesta por SST o el área afecta y realizadas las consultas que esta estime
oportunas se comunica al emisor de la propuesta su aceptación o denegación.
En caso de que sea aceptada la propuesta de modificación, esta habrá de ser verificada y aprobada
preferentemente por las mismas personas que llevaron a efecto la revisión inicial.
El control de cambios irá al final de cada documento.
Archivo: el área de SST archiva el original del Manual de Gestión de SST en su edición vigente en
soporte papel y/o soporte electrónico,
La custodia y archivo de las copias controladas del Manual de Gestión de SST es responsabilidad
de los receptores del mismo.
5.2. PROCEDIMIENTOS DE SST

Elaboración: La responsabilidad en la elaboración de los Procedimientos de SST y sus

modificaciones, corresponde al Director de División, Área y/o Departamento afectado por la
actividad objeto del Procedimiento, en colaboración con el área de SST y se organiza en las
siguientes secciones:
▪ Objeto. - Describe de forma clara y concisa el motivo del procedimiento.
▪ Alcance. - Define los límites de aplicación del procedimiento.
▪ Definiciones. - Define si procede, de forma breve aquellos términos y conceptos necesarios
para la comprensión del procedimiento.
▪ Responsabilidades. - Indica los responsables de llevar a efecto las actividades que se
describen en el procedimiento.
▪ Procedimiento. - Describe en detalle las secuencias de operaciones, actividades y tareas a
realizar y el método de realización.
▪ Registros. - Indica los registros de SST relacionados con el procedimiento.
▪ Referencias. - Indica los documentos necesarios para ilustrar, documentar o desarrollar con
mayor profundidad las actividades indicadas.
▪ Historial de versiones. – Indica la fecha y cambios de cada versión del documento.
Aprobación: La Dirección de es responsable de aprobar los Procedimientos de SST, revisando que
su contenido no contradice el Sistema de Gestión establecido ni las políticas de la compañía. La
aprobación quedará reflejada en la portada del Procedimiento.
Edición: Toda persona de que deba elaborar un Procedimiento de SST seguirá en la medida las
siguientes reglas generales.
En todas las hojas figurará en la cabecera el titulo identificativo del Procedimiento y su referencia
de control, según necesidad, así como el logotipo de
que aparecerá en el borde superior izquierdo.
▪ Se debe indicar el nº de páginas y el total de las páginas del documento
▪ En las páginas del documento se debe indicar el nº revisión o de versión y/o la fecha de
edición del mismo en su defecto

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Título – Gestión de los Documentos y de los Datos

Codificación: Los Procedimientos de SST se codifican con el siguiente código D; en donde:

▪ P: lo identifica como procedimiento de Gestión de SST
▪ X: lo identifica como documento de Gestión de SST
- S: Seguridad y Salud en el Trabajo.
▪ NN: identifica el nº que un determinado PX ocupa en el conjunto de los PX, comenzando
por el “01”.
▪ D: identifica la dirección responsable del PS, con las siguientes claves:
- S: Seguridad y Salud en el Trabajo.

Distribución: Una vez aprobado el Procedimiento de SST, se procede a su distribución. El

responsable de la División, Area o Departamento que lo elaboró a lo indicado en este
procedimiento para el Manual de Gestión SST sustituyendo únicamente el término Manual por el
de Procedimiento.
Control: Análogamente a lo indicado para la distribución de los procedimientos, se controlarán los
mismos de acuerdo con lo indicado para el Manual de Gestión de SST, sustituyendo únicamente
el término Manual por el de Procedimiento.
Modificaciones: Los Procedimientos de SST se revisan, o cuando las circunstancias lo requieran,
por las direcciones responsables de los mismos. No obstante, cualquier persona perteneciente a
que considere oportuno o necesario modificar un procedimiento de SST (o parte del mismo) se lo
comunica por escrito a la Dirección responsable del Procedimiento, indicando en la propuesta:
▪ Documento a modificar.
▪ Motivos por el que se considera necesaria la revisión
Una vez estudiada la propuesta por el área que elaboró el Procedimiento inicial, y realizadas las
consultas que se estimen oportunas se comunica al emisor de la propuesta su aceptación o
denegación.
En caso de que sea aceptada la propuesta de modificación, esta habrá de ser verificada y aprobada
preferentemente por las mismas personas que llevaron a efecto la revisión inicial.
Archivo: el área de SST archiva el original de cada Procedimiento de SST emitido y sus revisiones,
en su edición vigente, en soporte papel y/o soporte electrónico. La custodia y archivo de las copias
controladas de los Procedimientos de SST es responsabilidad de los receptores de los mismos.
5.3. INSTRUCCIONES DE SST

Elaboración: La responsabilidad en la elaboración de las instrucciones de SST y sus modificaciones,

corresponde al Director de División, Área y/o Departamento afectado por la actividad objeto de la
instrucción, en colaboración con el área de SST y se organiza en las siguientes secciones:
▪ Objeto. - Describe de forma clara y concisa el motivo de la instrucción.
▪ Alcance. - Define los límites de aplicación de la instrucción.
▪ Definiciones. - Define si procede, de forma breve aquellos términos y conceptos necesarios
para la comprensión de la instrucción.
▪ Responsabilidades. - Indica los responsables de llevar a efecto las actividades que se
describen en el procedimiento.
▪ Procedimiento. - Describe en detalle las secuencias de operaciones, actividades y tareas a
realizar y el método de realización.
▪ Registros. - Indica los registros de SST relacionados con de la instrucción.
▪ Referencias. - Indica los documentos necesarios para ilustrar, documentar o desarrollar con
mayor profundidad las actividades indicadas.
▪ Historial de versiones. – Indica la fecha y cambios de cada versión del documento.

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 Procedimiento de SST
Título – Gestión de los Documentos y de los Datos

Aprobación: La Dirección de es responsable de aprobar la instrucción, revisando que su contenido

no contradice el Sistema de Gestión establecido ni las políticas de la compañía. La aprobación
quedará reflejada en la portada de la instrucción.
Edición: Toda persona de que deba elaborar una instrucción de SST seguirá en la medida las
siguientes reglas generales.
En todas las hojas figurará en la cabecera el titulo identificativo de la instrucción y su referencia de
control, según necesidad, así como el logotipo de que aparecerá en el borde superior izquierdo.
▪ Se debe indicar el nº de páginas y el total de las páginas del documento
▪ En las páginas del documento se debe indicar el nº revisión o de versión y/o la fecha de
edición del mismo en su defecto
Codificación: las instrucciones de SST se codifican con el siguiente código: IX D; en donde:
▪ I: lo identifica como instrucción de Gestión de SST
▪ X: lo identifica como documento de Gestión de SST.
- S: Seguridad y Salud en el Trabajo.
▪
▪ NN: identifica el nº que un determinado PX ocupa en el conjunto de los PX, comenzando
por el “01”.
▪ D: identifica la dirección responsable del PS, con las siguientes claves:
- S: Seguridad y Salud en el Trabajo.

Distribución: Una vez aprobada la instrucción de SST, se procede a su distribución. El responsable

de la División, Área o Departamento que lo elaboró a lo indicado en este procedimiento para el
Manual de Gestión SST sustituyendo únicamente el término Manual por el de Procedimiento.
Control: Análogamente a lo indicado para la distribución de los procedimientos, se controlarán los
mismos de acuerdo con lo indicado para el Manual de Gestión de SST, sustituyendo únicamente
el término Manual de la instrucción.
Modificaciones: Las instrucciones de SST se revisan, o cuando las circunstancias lo requieran, por
las direcciones responsables de los mismos. No obstante, cualquier persona perteneciente a que
considere oportuno o necesario modificar un procedimiento de SST (o parte del mismo) se lo
comunica por escrito a la Dirección responsable de la instrucción, indicando en la propuesta:
Documento a modificar.
Motivos por el que se considera necesaria la revisión
Una vez estudiada la propuesta por el área que elaboró la instrucción inicial, y realizadas las
consultas que se estimen oportunas se comunica al emisor de la propuesta su aceptación o
denegación.
En caso de que sea aceptada la propuesta de modificación, esta habrá de ser verificada y aprobada
preferentemente por las mismas personas que llevaron a efecto la revisión inicial.
Archivo: el área de SST archiva el original de cada instrucción de SST emitido y sus revisiones, en
su edición vigente, en soporte papel y/o soporte electrónico. La custodia y archivo de las copias
controladas de las instrucciones de SST es responsabilidad de los receptores de los mismos.
5.4. MODELOS O FORMATOS PARA LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SST.

Los modelos o formatos utilizados para la información documentada que requieran ser
codificados seguirán la siguiente norma:
RS-TT.NN.nD

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▪ R: lo identifica como registo.

▪ X: lo identifica como documento de Gestión de SST
- S: Seguridad y Salud en el Trabajo.
▪ TT: documento del sistema de la que emana el registro. PS: procedimiento e IS instrucción.
▪ NN: identifica el nº que un determinado PX ocupa en el conjunto de los PX, comenzando
por el “01”.
▪ n: número correlativo del registo.
▪ D: identifica la dirección responsable del PS, con las siguientes claves:
- S: Seguridad y Salud en el Trabajo.

El contenido (los datos registrados) de un registro no se puede modificar.

El diseño, formato, presentación, etc. de los registros se revisan en función de las necesidades que
surjan como consecuencia de modificaciones en los datos a registrar, en los requisitos de sistema,
en los procesos, o cualquier otra situación que lo aconseje. Para ello, se sigue la misma sistemática
que con cualquier otra parte del procedimiento que lo estableció.

5.5. CONTROL DE VERSIONES

En el documento RS-PS.06.1S Listado Documentos SST, se incluyen las versiones en vigor de cada
uno de los documentos del sistema de gestión. Estos documentos estarán disponibles para
consulta de todos los trabajadores.
Este listado recoge el código, nombre, versión y fecha del documento del SGSST.
Cada procedimiento e instrucción, tiene su propio cuadro de control de versiones en el cuerpo del
documento.
5.6. DOCUMENTOS Y/O DATOS DE ORIGEN EXTERNO

Modificaciones: La documentación y/o datos de origen externo, que son necesarios para la
planificación, operación y control de los procesos del Sistema de Gestión de SST., se recibirá en, a
través de la Área y/o el Departamento que corresponda en cada caso.
Los datos personales de los Clientes serán tratados y protegidos según la legislación vigente. El
titular de esos datos podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición
ante la Dirección de
Archivo y conservación: Las Divisiones y/o Áreas y/o Departamentos productores de registros y
los destinatarios de ejemplares de los mismos, archivarán los registros, o sus copias, en formato
electrónico y/o en papel, adecuadamente para garantizar su conservación y evitar su deterioro o
daño, y en forma y lugar adecuados para facilitar su recuperación y, en su caso, evaluación.
Los registros en formato electrónico o los incluidos en los Sistemas de Información se mantienen
de acuerdo con el proceso de gestión del sistema informático para el mantenimiento de los
equipos y de su software, adoptado por el, para todas sus empresas y que se basa en la realización
periódica de copias de seguridad (Backus) a través de un software de gestión y dispositivos
hardware de escritura/lectura de cintas, que se almacenan en cajas ignífugas, manteniéndose dos
copias, por lo que pueden recuperarse en cualquier momento.
La documentación de SST es archivada, normalmente en formato digital, por le departamento de
PRL de
. Se reparte a los trabajadores de acuerdo a su participación en proyectos relacionados con la
documentación de los clientes archivada.

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Título – Gestión de los Documentos y de los Datos

Los registros en papel son archivados por sus productores en sus bibliotecas o en sus espacios de
trabajo (armarios, estanterías, etc.) hasta su período de conservación y/o garantía, disponiéndose
de ellos en todo instante. Una vez llegada la fecha de fin de archivo, son depositados en cajas
privadas destinadas a la destrucción de papel.
Se evitará conservar innecesariamente o por más tiempo del necesario los registros, para evitar la
carga de trabajo y el espacio que ello conlleva.
Se establece como periodo de conservación normalizado para todos los registros el tiempo de 3
años. El Director de cada División y/o Área y/o Departamento podrá estipular periodos distintos o
modificar periodos de conservación ya definidos, cuando las circunstancias de diverso genero
(legales, contractuales, etc.) lo haga necesario.
Los registros se destruirán una vez excedido su periodo de conservación, salvo que se especifique
lo contrario en un procedimiento, o de forma documentada para atender circunstancias o cumplir
requisitos específicos, en cuyo caso, se definirá el destino final de los mismos.
Acceso: Los registros no tienen restricciones de acceso, salvo que en el procedimiento aplicable o
en documento controlado se especifique lo contrario, como en el caso de los registros de SST.
Cuando un registro tenga alguna restricción de acceso se documentará la misma en el
procedimiento aplicable y en este procedimiento, o en documento controlado, así como las
personas que disponen de acceso al mismo.

6 REGISTROS
Los RS asociados a este PS son los siguientes:
▪ RS-PS.06.1S Listado de Documentos SST

7 REFERENCIAS
Los documentos asociados a este PS son los siguientes:
▪ Manual y SST.

8 HISTORIAL DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA DETALLE

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