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1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada o montar los
procedimientos operativos?

Diseñaría primero el procedimiento de control de la información documentada para


poder llevar una trazabilidad de la misma (responsable, suministro, tiempo
adecuado en la implementación y diligenciamiento), así mismo para realizar un
seguimiento de la actualización de los procesos que se realizan, ayudando a la
estandarización de los mismos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la


Información Documentada y justifique su respuesta.

Esta dentro de los requisitos de la implementación del sistema de gestión de calidad,


en el numeral 7. Apoyo, 7.5. Información documentada, 7.5.3. Control de la
información documentada de la NTC ISO 9001 versión 2015, siendo un
requerimiento de la misma para medir la eficacia del sistema de gestión de la calidad

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada


de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.


 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible
en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en
los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de
retención documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma


3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y
apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no


generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento
del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable
de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios
menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.
Desarrollo punto 1:
1. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto,
debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,


modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,


formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con
la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador


de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo


Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos
Humanos, Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la


adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben


nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.


- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y


proteger la información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento


establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada


al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura,
en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance,
pero menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos


salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa


empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades


realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus


resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma


digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea mas susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso
de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de
quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.


 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz
o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que
no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o


los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:


 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


INICIO

Elaborar borrador del


Identifica necesidad de documento y enviar por
creación o mejora de
documento correo a la Directora del
Departamento de
1 Líder del proceso
Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.
Las correcciones de
ortografía y sintaxis se
hacen de manera directa
Revisa la adecuación de la
documentación
en la documentación en los
casos donde la mejora sea
evidente. Sin embargo, en
Corrector de
2 los casos problemáticos
Estilo
para la interpretación del
sentido el corrector enviará
sugerencias y comentarios
al líder del proceso para
que intervenga en el texto
antes de su envío como
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
versión final al Sistema de
Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el
corrector hará llegar al líder
del proceso la
documentación revisada.

En caso de requerir ajustes


SI
en partes problemáticas
La Modifica y envía
nuevamente al
para la interpretación el
documentaci
ón requiere corrector líder del proceso hará las
ajustes? modificaciones en las
3 Líder del proceso
partes indicadas por el
NO
corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de
estilo.
Enviar por correo al
Coordinador de Salud,
Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12
mejora o anulación de Solicitud de
Seguridad e Higiene en el
documento creación, mejora trabajo con copia a la
o anulación de Profesional de Apoyo del
documentos
SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación,
1 Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con el documento
sometido a consideración
(Resultado de la revisión
del corrector de estilo)
1
Profesional de Revisar la solicitud y
Apoyo SG-QHSE evaluar la necesidad de
Revisa solicitud y verifica
5 necesidad
crear, modificar o anular el
Auxiliar del documento.
SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Si es una solicitud de
NO Informa al Coordinador del anulación, se registra y el
Aprobada líder del Área de Salud, proceso termina
la proceso Seguridad e
Solicitud?
Higiene en el Cuando se considere
SI 3
Trabajo necesario define la
intervención de un experto
a fin de retroalimentar el
6
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice
la creación, mejora o
anulación.
Se diligencia la Parte 2 del
Registra aprobación en la
Solicitud de creación, registro Solicitud de
Mejora o Anulación de Creación, Mejora o
Documentos
Anulación de Documento
7 Auxiliar del F-SO-OH-12, marcando la
SG-QHSE casilla de aprobado,
diligenciando la fecha de
implementación del
cambio.

Profesional de Para el caso de creación


Codifica y/o actualiza la
Apoyo SG-QHSE de documentos se realiza
8 versión la respectiva codificación y
Auxiliar del para mejora se actualiza la
SG-QHSE versión.

Coordinador del Al editar los documentos se


Emite y Aprueba Área de Salud, deben registrar las firmas
Documento Seguridad e de elaboró, revisó y
Higiene en el aprobó, si aplica. El
Trabajo coordinador del Área de
9
Salud Ocupacional
informa al líder sobre la
Profesional de aprobación del documento.
Apoyo SG-QHSE Una vez firmados los
documentos se identifican
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Auxiliar SG- con Copia No Controlada,
QHSE se graban en PDF (No
Aplica para formatos) y se
adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos


Retira de Intranet los
documentos obsoletos documentos en la intranet

Al documento físico se le
Profesional de
10 coloca el sello de original,
Apoyo SG-QHSE
se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y
se destruye la versión
anterior.

Profesional de
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de
Control de Documentos Control de
Apoyo SG-QHSE Actualizar Listado Maestro
11 Documentos Control de Documentos F-
F-SO-OH-013
Auxiliar del SO-OH-013
SG-QHSE
2

2 Coordinador del
Área de Salud, Se comunica al líder que el
Seguridad e documento se encuentra
12 Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario Higiene en el liberado y se autoriza su
que realizó solicitud Trabajo uso.

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
participantes del proceso.
3 Líder del proceso
13
Socializa el contenido de
FIN
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES


1 INICIO

Los líderes de proceso con


Identificar los registros a Coordinador de
controlar apoyo del coordinador del
Gestion en
Área de salud, seguridad e
Salud, Seguridad
Higiene en el trabajo
e Higiene en el
2 identifican los registros
Trabajo
incorporados en el sistema
de gestión en salud,
Líderes de
seguridad e Higiene en el
procesos
trabajo
Enviar por correo al
NO Coordinador de Gestion en
Hay solicitud
o 1 Salud, Seguridad e Higiene
necesidades en el Trabajo con copia a la
de registros
SI Profesional de Apoyo del
Líderes de SG-QHSE el formato
3
procesos Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-
OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración
Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y
necesidades de registros Gestion en
evaluar la necesidad de
4 Salud, Seguridad
crear, modificar o anular el
e Higiene en el
documento.
Trabajo
Si es una solicitud de
NO
anulación, se registra y el
Informa al
Aprobación de solicitud líder del proceso termina.
o necesidad de proceso Coordinador de Cuando se considere
registros Gestion en necesario define la
5 SI
Salud, Seguridad intervención de un experto
e Higiene en el a fin de retroalimentar el
Trabajo documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Directivo para que autorice
la creación, mejora o
anulación.
El Coordinador de Gestion
Se autoriza y controla los
en Salud, Seguridad e
registros Higiene en el Trabajo
Coordinador de
actualiza los registros que
Gestion en
se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad
controla los cambios o
e Higiene en el
nuevos documentos
Trabajo
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-QHSE
1
El Coordinador de Gestion
Establecer criterios de Coordinador de
control de registros en Salud, Seguridad e
Gestion en
Higiene en el Trabajo
7 Salud, Seguridad
establece criterios de
e Higiene en el
control sobre los registros
Trabajo
del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos Coordinador de Actualizar Listado Maestro
8 Gestion en Control de Documentos F-
Salud, Seguridad SO-OH-013
e Higiene en el
Trabajo
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud Coordinador de Se comunica al líder que el
Gestion en documento se encuentra
9 Salud, Seguridad liberado y se autoriza su
Libera Documento
1
e Higiene en el uso.
Trabajo

1 Informar los cambios de la


Líder del proceso documentación a los
13
participantes del proceso.
Aplica documento en el
proceso correspondiente
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Socializa el contenido de
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE Coordinador de
Intranet /Proceso Gestión
CREACIÓN, Gestion en Salud,
F-SO-OH- en Salud, Seguridad e
MEJORA O Seguridad e Higiene
012 Higiene en el Trabajo y/o
ANULACION DE en el Trabajo/ Líder
Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS del Proceso
Coordinador de Intranet / Proceso Gestión
LISTADO Gestion en Salud, en Salud, Seguridad e
F-SO-OH- MAESTRO Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
013 CONTROL DE en el Trabajo/ Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Profesional de
Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la


operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-
QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente,
Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario,
Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de
las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen
sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros,
especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto
social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad
específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un
propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación
formal de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta
con un Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o
función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas
las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la
Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la
operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
(NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de
la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la
palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que
presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.

Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso
que dice: Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso
AA2 e Informe AA2. Por favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la
plataforma.