Versión 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMETOS

Fecha: 12-02-2021

1 OBJETIVO
Establecer la metodología y las directrices mediante las cuales se detallan los
pasos a seguir en la elaboración, revisión, aprobación y actualización, en los
documentos de origen interno y externo, que se utiliza en GRAN TIERRA SANTA
BARRANQUILLA S.A.S garantizando la disponibilidad y preservación de la
información.

2 ALCANCE
Aplica a todos los documentos de origen interno y externo utilizados en el sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

3 RESPONSABLE
El responsable de la implementación de este procedimiento es el Coordinador SG-
SST. Es responsabilidad de todo el personal seguir los lineamientos de este
procedimiento.

4 DEFINICIONES

Documentos Internos
Documentos elaborados y utilizados como medio de soporte de comunicación
interna para el sistema de gestión SST de GRAN TIERRA SANTA BARRANQUILLA
S.A.S ya sea en papel, disco magnético o electrónico, el cual puede ser una
especificación, un procedimiento, un informe, una ficha técnica, un formato, una
norma de la organización entre otros.

Documentos Externos
Documento de procedencia externa que su desconocimiento puede conllevar a no
conformes en la operación o del sistema de gestión SST estos pueden ser:
manuales de proveedores, manuales de clientes, especificaciones establecidas,
por el cliente, por el gobierno, entre otros.

Documento Controlado
Aquel documento del sistema de gestión SST cuya copia debe ser actualizada
cuando se realice cualquier cambio o modificación en su contenido y enviada al
destinatario.
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Fecha: 12-02-2021

Documento No Controlado
Aquel documento (o su copia) que una vez emitido no se actualiza cuando sufre
alguna modificación (Ej. Copia del Manual SST que es entregado a un cliente).

Revisión
Actividad emprendida para asegura la conveniencia, la adecuación y eficacia del
tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Aprobación
Acción de verificar que lo que ha sido documentado corresponde con las Políticas,
Objetivos y/o requisitos de calidad y constituye autorización para continuar o iniciar
su aplicación.

5 PROCEDIMIENTO

[5.1] Elaboración De Documentos

La redacción de los documentos debe ser clara, sencilla y concisa, de tal manera
que cualquier persona que lo lea pueda entenderlo y elaborado en la terminología
del proceso.

Tipo y tamaño de letra: Arial 11 puntos

Tabla 2 Especificaciones de diseño de documentos

ENCABEZADO
DOCUMENTOS FORMATOS
Sección superior izquierda: El logo de Sección superior izquierda:
la empresa.
Centro: Tipo de Documento y nombre Sección superior izquierda: El logo de
del documento. la empresa.

Sección superior derecha: Versión y Sección superior derecha: Versión y

fecha de elaboración. fecha de elaboración.
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO: Razón de ser del documento
2. ALCANCE: Campo de acción y aplicación del documento.
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3. RESPONSABLE: Mencionar cargo responsable por el procedimiento

4. DEFINICIONES: Palabra que requiera su significado para la comprensión y
entendimiento de los lectores y usuarios del procedimiento.
5. CONDICIONES GENERALES: Especificar los requisitos que debe cumplir la
aplicación del procedimiento si aplica, de lo contario identificar como No aplica
(NA).
6. PROCEDIMIENTO: Se enumeran los pasos describiendo la actividad, el
responsable, instrucción y registro asociado (cuando aplique)
INSTRUCTIVOS
1. OBJETIVO: Razón de ser del documento
2. RESONSABLE: Mencionar cargo responsable del instructivo
3. DEFINICIONES: Palabra que requiera su significado para la comprensión y
entendimiento de los lectores.
4. INSTRUCCIONES: Se enumeran los pasos describiendo las actividades.

5.1[5.2] Revisión y Aprobación de los Documentos

Las revisiones y aprobaciones se harán por el responsable competente según
listado maestro de documentos. Toda revisión del documento da lugar a una
nueva actualización y aprobación del mismo a, cambiando de versión y se
distribuye de la misma forma que el original, y su medio de aprobación se realiza
mediante correo electrónico.

5.2[5.3] Control del Documento:

El Coordinador SG-SST tiene la responsabilidad de emitir y controlar los
documentos, así como de suministrar copias controladas al personal apropiado y
las copias no controladas.

Las copias controladas se deben distribuir en formato de PDF, y recoger la versión

anterior y destruirlas. En el evento que se requiera conservar para preservar
conocimiento, por efectos legales o para propósitos contractuales deben
archivarse con el sello de OBSOLETO. El Representante de la Gerencia es quien
define qué documento es necesario preservar y por cuánto tiempo.

Copias adicionales requeridas de los documentos se deben solicitar a la

Coordinador SG-SST; y para la consulta de los documentos de carácter
confidencial debe ser autorizada por el responsable del área.
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5.3[5.4] Para efectos de preservar los documentos y datos que se encuentran en

¿Acepta?
Disco duro, se realizará un Back-up Semestral en la nube que corresponda al e-
mail cual deberá identificarse con los nombres de las carpetas y la fecha de
realización. La clave conserva bajo responsabilidad del Gerente, administrador y
Coordinador de SG-SST.

6 PROCEDIMIENTO
INSTRUCCION DOCUMENTO
No. ACTIVIDADES
RESPONSABLE Y/O REGISTRO

INICIO
“Solicitud para
Solicitud de la creación,
Tramitar la
1 elaboración, Coordinador SG-SST modificación y
modificación o solicitud
anulación de doc.
eliminación de
documentos”

“Solicitud de
No Elaboración,
Coordinador SG- Si no es factible se
2 Actualización o
SST justifica al solicitante
Informa al Anulación de
Solicitante Documentos”
SI
Con base en la
Elaborar Responsable de
Borrador del documentación existente
Proceso
3 Documento se elabora o actualizar se NA
Coordinadora
el correspondiente
SGSST
borrador.

Recibe borrador para ser

Responsable de
Dcto NO revisado y analizar la
Adecuado Proceso
4 viabilidad para NA
Coordinadora
implementar dicho
SGSST
3 documento
SI
5 Coordinador Se define el tipo de NA
Elaboración
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documento, el tipo, la
SG-SST. versión y la fecha d
7 elaboración.

6
Responsable de Revisar el documento
6 NA
Proceso nuevo o modificado.
Revisión

Notificación por
Aprobación correo
Aprobar el documento
7 Gerente electrónico o
nuevo o modificado
física sobre el
documento
Incluir en el listado Listado maestro
maestro de documentos y de documentos
Incluir en listado Coordinador registros y actualizar la Y REGISTROS
8 n lista SGSST versión.

Entregar el documento
Distribución del nuevo al responsable del
documento Coordinador Nombre del
9 proceso interesado,
SGSST documento.
registrando en el listado e
documentos
Recolectar los
Obsoletos documentos no vigentes
Coordinador y destruirlos. INDICAR Nombre del
10
SGSST SU ESTADO N EL documento
FIN
LISTADO DE DOC Y
REG….
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CONTROLES DE CAMBIOS
FECHA
ACTUALIZACIÓ REALIZÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN
N CARGO FIRMA CARGO FIRMA CARGO FIRMA DEL CAMBIO