p1 - Control de Documentos

PROCEDIMIENTO Cdigo:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Versin:
Fecha:
Pgina: 1 de 11

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

1. OBJETIVO
1.1 El objetivo de este procedimiento es establecer un sistema para controlar los documentos
relacionados con la calidad, sean de origen interno o externo.
2. ALCANCE
2.1. Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad.
3. DEFINICIONES
3.1 Manual del Sistema de Gestin de Calidad: Documento que especifica y describe el Sistema de
Gestin de la Calidad.
3.2 Poltica: Manifestacin de la intencin y compromisos globales relativos a la Calidad expresada
formalmente y documentada por la Alta Direccin de la Organizacin.
3.3 Procedimiento: Documento que detalla la forma de ejecutar (secuencia/pasos) un proceso o parte
de l.
3.4 Instruccin: Documento que detalla la forma de desarrollar una actividad o tarea especfica en un
proceso determinado. Puede incluir grficos, esquemas, dibujos, fotografas, etc.
3.5 Especificacin: Documento que establece determinados requisitos o caractersticas de un producto
que se deben cumplir.
3.6 Formato: Documento que dar lugar a un registro cuando se ha llenado o utilizado para anotar
resultados.
3.7 Registro: Documento que contiene evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los
resultados obtenidos.
3.8 SGC: Sistema de Gestin de Calidad. En Global Business And Human Resources Ltda. se refiere a
la Gestin de la Calidad.
3.9 Documentos de procedencia externa: Documentos provenientes de otras organizaciones y cuya
informacin es necesaria para la planificacin u operacin del SGC de Global Business And Human
Resources Ltda., Estos documentos pueden ser manuales de equipos, guas, requisitos legales,
normas corporativas, normas tcnicas, planos, entre otros.
3.10 Lista Maestro de Documentos: Documento donde se encuentran identificados todos los
documentos de los procesos involucrados en el SGC, segn su codificacin, rea, etc.
4. DOCUMENTOS A CONSULTAR
Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de Calidad.


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5. RESPONSABILIDADES
5.1 Los Gerentes y Jefes son responsables de asegurar el cumplimiento de este procedimiento,
revisando peridicamente que sus documentos estn vigentes y sean comunicados.
5.2 El Coordinador del SGC es responsable de asesorar y capacitar en este procedimiento.
5.3 El personal de Global Business And Human Resources Ltda. es responsable de asegurar el
cumplimiento de este procedimiento en los documentos correspondientes a su rea de trabajo.
6. CONDICIONES GENERALES
6.1 Los documentos pertinentes del SGC deben cambiar de versin cuando cambian los procesos o
condiciones de trabajo o se debe ratificar los existentes por lo menos una vez al ao.
6.2 Los documentos vigentes debidamente identificados, deben estar ubicados en un lugar apropiado,
accesible a los usuarios y permanecer legibles.
6.3 Los documentos del SGC mantienen la siguiente jerarqua.

6.4 Se recomienda que los documentos del SGC cumplan con la siguiente estructura:
6.4.1 Dimensin, Mrgenes y Esquema de Numeracin de Prrafos.
A. Tamao: A4
B. Mrgenes:
Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho: 2.00 cm

Poltica
Manual
Objetivos, Metas
Y
Programas
Procedimientos
Instrucciones/Especificaciones
Formatos / Registros
Enuncia la Poltica y describe el SGC
Establecen los objetivos y metas entre otros y cmo
lograrlos
Comprenden los de Gestin, Operacionales
y Respuesta a Emergencias
Describen actividades en forma
detallada
En el formato se encuentran todo
los parmetros a controlar en un
proceso, cuando contiene datos se
convierte en registro.
Son los lineamientos generales sobre el SGC,
definidos y establecidos por la Gerencia General
MAYOR JERARQUIA


Versin:
Fecha:
Pgina: 3 de 11


Encabezado : 1.50 cm Pie de Pgina : 1.50 cm
C. Tipo de letra : Arial
D. Tamao de letra : 10
E. Espaciado interlineal : sencillo
6.4.2 Diseo de Pgina:
A. Encabezado: Se incluye en todas las pginas y contiene:
Ejemplo:
PROCEDIMIENTO Cdigo: P-SGC-CS-01
Versin: 02
Fecha: 06 / 02 / 2011
Pgina: 1 de 10

B. Pie de pgina : Se incluye en todas las pginas y contiene:
- Nombre del elaborador - Nombre del revisor - Nombre del aprobador
- Cargo del elaborador - Cargo del revisor - Cargo del aprobador

Ejemplo:
DANIEL GUERRA MARCO BARN ALFREDO MERINO
COORDINADOR DE SGC JEFE DE PROYECTOS GERENTE DE PLANTA

Campo 1 Campo 2 Campo 3
Logotipo de la
empresa

- Tipo de Documento
Cdigo del Documento,
Versin del Documento (para
emisin de documento nuevo
empieza con 01
Fecha
Nmero de Pginas.
- Nombre del Documento
TERMODINAMICA S.A.


Versin:
Fecha:
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6.4.3 Codificacin de Documentos: El cdigo deber estructurarse bajo las siguientes condiciones:

POSICION 1: Indica categora del documento.

En el caso de los registros, que provienen del llenado de un formatos, estos mantienen la
misma codificacin del formato, y los que no tienen codificacin especfica son identificados por
su nombre.
Para el caso de Documentos de Procedencia Externa Estos se denominarn con el nombre
con el que fueron enviados o definidos por el remitente y se archivarn de acuerdo a la
organizacin, en cada rea o Gerencia.

POSICION 2: Indica que pertenece al Sistema de Gestin de la Calidad
POSICION 3: Indica el nmero correlativo del documento.

6.5 Estructura de los Documentos Internos del SGC
6.5.1 La estructura para los programas del Sistema de Calidad incluyendo el de objetivos, metas
contienen donde sea aplicable: indicadores, plazos, medios, responsables y actividades.
6.5.2 La estructura de los formatos es definida por el personal responsable de la actividad.
6.5.3 Se recomienda que la estructura del procedimiento y/o instruccin sea como la siguiente:

CATEGORIA DE DOCUMENTO CODIGO
1.- POLITICA G
2.- MANUAL M
3.- PROGRAMAS (INCLUYE EL DE
OBJETIVOS Y METAS)
O
4.- PROCEDIMIENTOS P
5.- ESPECIFICACION E
6.- INSTRUCCION I
7.- FORMATO F
X SGSST -ZZ
Posicin 1
Posicin 2
Posicin 3


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Fecha:
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1. OBJETIVO
Establece la razn de ser del procedimiento que se va a describir.
2. ALCANCE
Especifica el mbito de aplicacin del procedimiento (unidad, rea, materiales, procesos,
productos, etc.)
3. DEFINICIONES
Incluye trminos o abreviaturas especficos empleados en el procedimiento, cuya
definicin servir para facilitar la comprensin y ejecucin del procedimiento.
4. DOCUMENTOS A CONSULTAR
Relacin de documentos que contienen informacin necesaria para entender o aplicar el
procedimiento.
5. RESPONSABILIDADES
Incluye el/los cargos responsables de cumplir el procedimiento. No se colocan nombres
propios, slo cargos.
6. CONDICIONES GENERALES
Este numeral es utilizado slo en el caso que se tenga que especificar alguna actividad
que aplica a todo el documento.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Describe las actividades o etapas a realizarse en forma secuencial, responsables y
documentos asociados.
La descripcin se puede realizar mediante el uso de tablas, como se muestra a
continuacin:

Descripcin Responsable Documento
asociado

8. REGISTROS Y ANEXOS
Se hace referencia a los formatos generados a partir del procedimiento o instruccin y que
se utilizan para registrar los datos obtenidos o mostrar evidencia de la ejecucin del
procedimiento, as como el responsable del control de los registros generados. Se pueden
incluir tablas, grficos de mquinas, planos, diagramas de flujo, etc.
Cdigo Nombre
Responsable del
Control


Versin:
Fecha:
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6.5.4 La estructura de la especificacin se define como sigue:

1. OBJETIVO
Define el procedimiento y/o requerimientos que el producto y/o material debe cumplir.
1.1 AMBITO
Especifica el producto y/o material de aplicacin de la especificacin.
1.2 DEFINICIONES
Incluye trminos especficos o abreviaturas empleados en la especificacin cuya definicin
servir para facilitar la comprensin y ejecucin de la especificacin.
2. MATERIA PRIMA
Se describen las caractersticas que debe cumplir la materia prima a utilizar.
3. PROPIEDADES
Se describen las caractersticas que debe cumplir el producto.
4. FORMA DE ENTREGA
Se describe la forma como debe ser entregado el producto terminado al cliente.
5. EMBALAJE
Se describe la manera como debe ser embalado el producto terminado y/o material.

6.6 Revisin, Aprobacin y Emisin de los documentos
6.6.1 El aprobador puede, al mismo tiempo, ser revisor. El revisor puede, tambin, ser elaborador. En
ningn caso el aprobador puede ser revisor y elaborador a la vez.
6.6.2 La elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos del SGC se realiza conforme se indica
en la siguiente Tabla 01
Tabla 01
TIPO DE DOCUMENTO ELABORACION REVISION APROBACION

Poltica de Seguridad

Coordinador de SGC Gerente de Planta Gerente General
Manual
Coordinador de
SGC/Representante de la
Direccin
Coordinador de
SGC Representante
de la Direccin
Gerente de Planta
Objetivos, Metas y Programas
Coordinador de SGC /
Jefe de Planta
Representante de la
Direccin / Jefe de
Planta
Gerente de Planta
Procedimiento
Coordinador de SGC/ Jefe
de Planta
Coordinador de
SGC / Jefe de
Seguridad y Calidad
Gerente de Planta


Versin:
Fecha:
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Instruccin/Especificaciones
Coordinador de SGC/
Supervisor/ Analista de
Planta
Representante de la
Direccin /Jefe de
Planta
Jefe de Planta
Formato/Registro
Coordinador de
SGC/Supervisor/ Analista
de Planta
Representante de la
Direccin /Jefe de
Seguridad y Calidad
Jefe de Planta

6.6.3 Los documentos deben aplicarse a partir de la fecha de inicio de vigencia indicada en el
encabezado de los mismos. En caso de no haber especificacin al respecto, se considera vigente a
partir de la fecha de aprobacin.
6.6.4 Los documentos que conforman el SGC se encuentran en el software que Calderas & Ingeniera
posee.
6.7 Identificacin de Cambios
6.7.1 Con la finalidad de identificar las modificaciones o cambios en los documentos o datos se
coloca:

Una (X) cuando se elimina alguna informacin
Se subraya cuando se agrega informacin y/o datos.
Cuando un documento cambia, se modifica el nmero de versin.
6.8 Proteccin de Documentos
6.8.1 Para proteger la informacin se controla el acceso al software que contiene el SGC
documentario usando un password.
6.8.2 Adems se cuenta con copias de backup y proteccin antivirus a cargo del responsable de
Sistemas.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Descripcin Responsable
Documento
asociado

7.1 Elaboracin
7.1.1 La necesidad de elaborar un documento dentro
del alcance del SGC puede ser identificada en
cualquier rea involucrada del SGC.
7.1.2 Recopilar la informacin necesaria para la
preparacin y desarrollo del documento. Para la
elaboracin de los documentos del SGC tales
como objetivos, programas y planes es
recomendable recopilar informacin de todas
las partes interesadas a nivel de la
organizacin.

Elaborador


Versin:
Fecha:
Pgina: 8 de 11


7.1.3 Enviar la propuesta del documento va e-mail o
en fsico al revisor (ver tabla 01),

7.2 Revisin
7.2.1 Revisar que el documento sea consistente con
los objetivos, alcance definido y norma.
7.2.2 Si existe alguna observacin indicarlo sobre el
documento y luego enviar al elaborador para su
correccin.
7.2.3 Si no hay observaciones sobre el documento,
informa a Coordinador del SGC para su
verificacin con los requisitos de la Norma
18001:2007 u otros especificados en dems
procedimientos.

7.2.4 El Coordinador del SGC revisa el documento
para enviarlo al aprobador en caso se encuentre
conforme, de no ser as comunica las
observaciones al revisor para su revisin.

Revisor

El Coordinador del
SGC

7.3 Aprobacin
7.3.1 Revisar si el documento es adecuado al
objetivo, alcance definido y norma.
7.3.2 Si existe alguna observacin, indicarlo sobre el
documento y luego enviarlo al Elaborador para
su correccin.
7.3.3 Si no hay observaciones sobre el documento
enviar va e-mail al Coordinador del SGC
indicando que est aprobado para su
comunicacin y difusin.

Aprobador

7.4 Comunicacin y Difusin de los documentos
7.4.1 Colgar el documento aprobado en el software.
7.4.2 Incluir el nuevo documento en la Lista Maestra
de Documentos, si es un formato que dar lugar
a un registro incluirlo en Lista Maestra de
Registros segn corresponda.
7.4.3 Si existiera una revisin anterior, identificarlo
como Obsoleto.

Coordinador del
SGC

Lista Maestra de
Documentos
F-SGC-01
Lista Maestra de
Registros
F-SGC-02


Versin:
Fecha:
Pgina: 9 de 11


7.5 Distribucin de Copias Controladas y No
Controladas

7.5.1 La copia impresa (obtenida del software) de las
copias controladas debern tener un sello que
indique que se trata de una COPIA
CONTROLADA. Se informar al Coordinador
del SGC.

7.5.2 Registra la copia controlada en la Lista de
Documentos Controlados.

7.5.3 Las copias controladas deben ser guardadas en
una carpeta fsica debidamente identificada
para tal fin.

7.5.4 Las copias no controladas, informan al
Coordinador del SGC de su impresin
justificando si es para fines de revisin del
documento, marketing, capacitacin, etc., Estas
copias debern tener un sello que indique que
se trata de una COPIA NO CONTROLADA.

Gerencia General
Gerencia de reas
Jefes de reas
Supervisores
Analistas

Coordinador del
SGC

Gerencia General
Jefes de reas
Supervisores
Analistas

Gerencia General
Gerencia de reas
Jefes de reas
Supervisores
Analistas

Lista de
Documentos
Controlados
F-SGC-03

7.6 Implementacin
7.6.1 Implementar y hacer cumplir al personal a su cargo
los documentos.
7.6.2 Mantener disponible l (los) documentos para su
fcil ubicacin, acceso, utilizacin o consulta.
7.6.3 Segn aplique, solicitar al nivel correspondiente la
respectiva capacitacin del personal en la
ejecucin del documento.

Responsables de
aplicacin

7.7 Documentos de Procedencia Externa
(Documentos Tcnicos)
7.7.1 Cada Jefe de rea es responsable de identificar,
actualizar, distribuir, y controlar la distribucin de
sus documentos de procedencia externa y
registrarlos en su Lista de Documentos Externos.

Jefe de rea

Lista de
Documentos
Externos
F-SGC-04


Versin:
Fecha:
Pgina: 10 de 11


7.8 Modificacin e Identificacin de cambios
7.8.1 Enviar solicitud de modificaciones propuestas al
Elaborador del documento, quien evaluar si el
cambio procede o no.
7.8.2 Si procede el cambio solicitado, realizar el(los)
cambio(s) en el documento, continuar con la
secuencia establecida desde el tem 7.1 hasta el
7.6.
7.8.3 Reemplazar inmediatamente el documento fsico
en el caso de los archivadores ubicados en los
puestos de trabajo.
7.8.4 Si no procede el cambio solicitado, se contina
aplicando el documento vigente.
7.8.5 Las modificaciones de una versin con respecto a
otra se identifican como se indica en el punto 6.7.
7.8.6 Informar al personal a su cargo sobre el alcance de
los cambios efectuados, para optimizar su
implementacin.

Solicitante /
Elaborador

Responsable del
rea

7.9 Documentos Obsoletos
7.9.1 Los documentos obsoletos deben ser
reemplazados inmediatamente con la nueva
versin.
7.9.2 En el centro documentario o software se elimina la
antigua revisin del documento quedando en el
sistema la actualizada.

Responsable del
rea
Coordinador del
SGC

8. REGISTROS Y ANEXOS
Cdigo Nombre
Responsable del
Control
F-SGC-01 Lista Maestra de Documentos
Coordinador del SGC
F-SGC-03 Lista de Documentos Controlados
Coordinador del SGC
F-SGC-02 Lista Maestra de Registros
Coordinador del SGC
F-SGC-04 Lista de Documentos Externos
Jefe de cada rea


Versin:
Fecha:
Pgina: 11 de 11


FORMATO: RELACIN DE DOCUMENTOS

CDIGO DESCRIPCIN REVISIN
Puntos de
uso

OBSERVACIONES

-------------------- -------------------------------- -----------------
Coordinador SIG Jefe de Aseguramiento SIG Supervisor SIG

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