ACTIVIDAD GESTION INTEGRADA DE LA CALIDAD

INFORME ACTIVIDADES DE DISEÑO Y PATRONAJE

Desarrolle esta actividad Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje

desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de
diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez
realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo
en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.

DESARROLLO

1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece a fin de efectuar el control de

la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros.
La empresa Confecciones S.A dedicadas al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de mantener la documentación actualizada y
disponible para el uso por parte de todos los usuarios.
2. ALCANCE: aplica para todos los documentos ( manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guias, registros entre otros,) Los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los
procesos.
El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o
modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por
parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este
procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los líderes del proceso de
gestión.
3.1 COORDINADOR DE TRABAJO: asesora a los lideres de los procesos
para la gestión, control y administración del SGC de forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo a la naturaleza del servicio.
3.2 ASISTENTE- PRACTICANTE PROFESIONAL: es el que interviene en la
adecuación y presentación del documento antes de la revisión para su
aprobación.
 Apoya a los líderes en los procesos para garantizar que:
o Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario para su
aprobación nuevamente.
o Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos.
o Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en internet.
o Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
o Se socialicen los documentos.
o Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
o El control de los documentos en medio magnético con el fin de preservar y
mantener la información.
o Mantener una codificación única según las directrices que se dan en este
documento.
o Se mantenga actualizado los listados maestros.
3.3 LIDERES DE PROCESOS: Todos los líderes son responsables de
cumplir el procedimiento sobre la creación, actualización o anulación de
los documentos.
4. PRECISIONES:
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL: la estructura documental del SGC de
CONFECCIONES S.A dedicada al diseño y manufactura de prendas de
vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de
nivel superior tienen mayor cobertura y alcance pero menor profundidad
y detalle.

DOCUMENTOS

Política

Mapa de procesos

Procedimientos e instructivos

Manuales y matrices

Protocolos y programas

Formatos, fichas, guías

4.2 DISPOCISIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS:

En todo caso de privilegia la presentación y diligenciamiento digital de

formatos salvo en casos que requieran estrictamente su impresión.

Para estos casos una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en
medio digital, al proceso de gestión de publicaciones para su
correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleara los inventarios de los formatos impresos hasta agotar
existencias.

4.3 REGISTROS
 Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas
de actividades realizadas o resultados obtenidos y se caracterizan
por:
 Son consecuencia inmediata de realizar un procedimiento y
documentar sus resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o
la tarea se adecuo al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificados (
salvo casos especiales) y dejado constancia de todas las
circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar

en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel como
un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y
guardados en estos medios.

La empresa debe garantizar que los registros no puedan ser modificados, o

que si lo son quede constancia de ello y de quien y cuando lo hizo
especialmente cuando sea mas susceptible a las modificaciones, como es el
caso de los registros guardados de forma digital.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de

esto garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados
de forma segura y de fácil identificación.
 Por otra parte la empresa debe garantizar la confiabilidad de los registros
que así lo requieran ( como historias clínicas, exámenes ocupacionales etc ).

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR:

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente pasó, sucedió u ocurrió.

 Exacto: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real para evitar perdida de información por
el paso del tiempo.
 Claro: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta a fechas, temperaturas, tiempos etc.
 Legible.
 No alterable; no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
 Completo: no debe tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.
4.3.2 USO DE LOS REGISTROS:

Los registros pueden usarse para documentar o monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de su uso son:

 Toma de muestras.
 Procedimientos y análisis de información.
 Almacenamiento y distribución.
 Exámenes realizados.
 Calibración de equipos.
 Abastecimiento y vigencia de los insumos.
 Control de calidad.
 No conformidades.
 Acciones correctivas.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO.