PRO-003-002

PROCEDIMIENTO
01/02/2017
CO NTRO L DE DO CUME NTO S Y RE GI S TRO S
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Título Documentos de referencia

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Empresa Elaboración Revisión Aprobación

HILANDERIA DE
Richard Ureta LUIS PINGLO GERENTE GENERAL
ALGODÓN PERUANO S.A.

Descripción: Usuarios:

Describir los lineamientos para el control de documentos y registros

Seguridad y Salud en el Trabajo
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el control de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo, incluyendo la documentación externa.
Garantizar el empleo de documentos vigentes, para evitar la ocurrencia de no conformidades ocasionadas
por el uso de documentos no validos y/o obsoletos.

ALCANCE
Es aplicable a todos los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST),
así como los documentos de procedencia externa.
Incluye las actividades de: identificación, elaboración, aprobación, distribución, aplicación, verificación y
revisión del uso de todos los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

DEFINICIONES
Documentos del SGSST: Información y su medio de soporte. De acuerdo a lo establecido para los fines de
la empresa, se incluye dentro de este concepto a los documentos que están relacionados con el Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo como: Procedimientos del sistema (PRO), Formatos del Sistema (FOR),
Datos del Sistema (D), planes y programas de seguridad y salud en el trabajo, especificaciones técnicas y
otros.
Formato (impreso): Documento previamente establecido que dará lugar a un registro cuando se utilice
para anotar un control, lectura, etc.
Datos: Documento que contiene criterios, formas de control, información de referencia, u otro detalle que
permita ejecutar tareas o actividades.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Documento Externo: Documento de procedencia externa, cuya aplicación tiene incidencia en la calidad de
los servicios (planos proporcionados por los clientes, manuales de maquinarias y equipos, normas técnicas,
normas de soporte jurídico y legal, etc.).

RESPONSABILIDADES
Del Jefe de Seguridad y Salud en el Trabajo (JSST), hacer cumplir el presente procedimiento.
Del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, conducir las actividades de elaboración, consenso,
aprobación, distribución, revisión y actualización de los documentos del sistema y controlar la
documentación de origen externo.
De los usuarios, cerciorarse que se esté utilizando la última revisión vigente y que toda la documentación
bajo su responsabilidad se encuentre en perfecto estado.

Este documento no podrá ser reproducido ni fotocopiado sin autorización de la Gerencia General
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DESARROLLO.

1. Identificación.
Cualquier trabajador de la empresa puede identificar la necesidad de desarrollar y/o implementar y/o
revisar un documento del SGSST.
2. Elaboración
2.1La elaboración de documentos debe estar a cargo del responsable y/o grupo de trabajo quienes en
coordinación con el área de SST deben efectuar el levantamiento de información para el desarrollo
del proceso.
2.2El área de SST debe efectuar el análisis del proceso descrito en cuanto a su forma y contenido
técnico, verificar que dicha información no infrinja lo estipulado en las normas de Seguridad,
además garantizar la inexistencia de duplicidades o contradicciones con la documentación
existente en cuanto al contenido y/o estructura. En caso de ser necesario debe proponer
alternativas de mejora.

3. Aprobación y emisión de los documentos de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La aprobación de los documentos del sistema, se debe realizar en los diferentes niveles de la
organización de acuerdo al tipo y alcance del documento.

4. Distribución de los documentos de SGSST

4.1Los documentos y registros definidos como:
a) “Copia Controlada”
b) “Copia No Controlada”
c) “Obsoleto”
Deben ser identificadas adecuadamente con sellos específicos cuando la identificación se realiza
manualmente y “marca de agua” cuando se realiza electrónicamente.
4.2El área de SST debe determinar en coordinación con los usuarios la necesidad de “COPIAS
CONTROLADAS” que deben distribuirse.
4.3En caso de ser necesario se puede solicitar copias no controladas, justificando tal solicitud al área
de SST. En ese caso el documento debe tener el sello de “COPIA NO CONTROLADA”.

5. Aplicación y verificación de los documentos del SGSST

Después de distribuidos los documentos del SGSST y en caso de ser necesario los jefes de las
áreas/dptos. involucrados deben programar la capacitación a los usuarios.

6. Revisión y modificación de documentos del SGSST.

6.1 Una vez por año los documentos del SGSST son evaluados por las mismas funciones o equipos
que elaboraron los documentos y de ser necesario se efectúan la revisión del mismo, siguiendo los
pasos de la elaboración y aprobación de documentos.
6.2 Luego de la aprobación respectiva, el área de SST debe editar un nuevo documento incluyendo
las modificaciones que han sido acordadas, actualizando el número de la revisión vigente, y la
fecha de aprobación. Ejemplo:

PRO-001- PRO-001-
005 006
05/01/13 31/03/14
3/4 3/4
Obsoleto Actual

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Con la finalidad de facilitar la identificación de modificaciones en el documento vigente con

relación a la versión anterior se deberá tener en cuenta lo siguientes criterios:

 Subrayar horizontalmente las palabras si se trata de modificaciones en un solo párrafo.

 Subrayar verticalmente en el lado izquierdo cuando se trata de modificaciones en más de un
párrafo.
 Identificar con letra (arial 12 cpi) cuando se trata de exclusiones.
 Emplear letra comic sans ms (10 cpi) cuando se anexe un párrafo.

Nota.- No se considerará “modificación” si esto implica solamente cambio en la redacción ni “inclusión”

si el párrafo ha sido cambiado de posición.
6.3 En caso de detectarse no conformidades en el control de documentos proceder según el
procedimiento Acción Correctiva.
7. Cancelación de documentos de Seguridad y Salud en el Trabajo
Cuando exista cancelación de algún documento (Manual, Procedimiento o Dato) por obsolencia,
desuso, aplicación de nueva tecnología o algún otro motivo, el área de SST debe emitir un aviso a las
áreas/dptos. Para que todos los documentos distribuidos sean remitidos para su destrucción en el
menor tiempo posible.

8. Documentación obsoleta
8.1 Cuando exista una nueva revisión del documento, la revisión anterior quedará registrada en el
Sistema y en caso se requiera imprimir una copia, esta deberá ser claramente identificada como
“OBSOLETO”.
8.2 El área de SST debe asegurarse que todas las revisiones anteriores de los documentos sean
identificados como “OBSOLETO”.
8.3 Los documentos obsoletos, de acuerdo a su necesidad, pueden ser almacenados o destruidos,
Los nuevos documentos distribuidos deben ser registrados en el Sistema.
9. Documentos de procedencia externa.
9.1El área de SST debe llevar un registro de la documentación de origen externa que se considera
como necesaria para el SGSST.
9.2Se identifica por medio físico los documentos de origen externo y su distribución es controlada a
través de correo electrónico (protocolo) y/o lista de responsables.
Nota:
1. Con la finalidad de asegurar que los registros de Seguridad y Salud en el Trabajo no sean
alterados, los cuadros que permanezcan en blanco, deben ser marcados con una línea que
evite su adulteración.
2. Cuando exista alternativas dobles o múltiples, deben ser considerados como alternativas no
seleccionadas.
9.3Hojas de Seguridad de los productos químicos.
La metodología para asegurar la disponibilidad de las hojas de seguridad de los productos químicos
que se utiliza en la ejecución de las actividades, es la siguiente:
a. El responsable de las compras debe exigir al proveedor las hojas de seguridad (MSDS) de los
productos químicos adquiridos y enviarlas al área de SST.

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b. El área de SST debe registrar las hojas de seguridad en el Sistema y luego enviarlas a las
áreas que hacen uso de productos químicos.
c. Los responsables de los procesos que hace uso de los productos químicos deben acceder al
Sistema, descargar e imprimir las hojas de seguridad y colocarlas en los puntos de uso.
d. El área de SST deberán hacer inspecciones periódicas a fin de verificar que las hojas de
seguridad de los productos químicos se encuentren actualizadas.

REGISTROS
Lista Maestra de Documentos SST

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