COOPERATIVA MULTIACTIVA DE VERSIÓN: 01

RECICLARORES NUEVO HORIZONTE

CÓDIGO: SSTI-01
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VIGENCIA: FEBRERO
DE 2019
1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento que defina las directrices necesarias para la correcta identificación,
selección, evaluación y re- evaluación de proveedores con el fin de adquirir los productos y
servicios necesarios para un adecuado desempeño de los procesos.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos de la organización que identifiquen la necesidad de bienes y
servicios relacionados con las actividades de COOPERATIVA MULTIACTIVA DE
RECICLARORES NUEVO HORIZONTE

3. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES

Se define al Gerente como máxima autoridad de la organización y principal responsable para

asumir el liderazgo, seguimiento y control de todo lo que enmarca en este procedimiento.

Gerente, es responsable por:

• Proporcionar los recursos suficientes para el correcto funcionamiento de la organización.

Líderes de procesos (Solicitantes de Compra), son responsables por:

• Verificar la calidad de los bienes y servicios entregados por los proveedores.

• Entregar información clara y detallada de la necesidad de compra según lo establece el
presente procedimiento.
• Verificar que el producto o servicio solicitado cumpla con las especificaciones técnicas
requeridas.
• Cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.

Talento Humano, es responsable por:

• Realizar la búsqueda e identificación de los proveedores.

• Realizar la selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores.
• Diligenciar los formatos establecidos donde es la responsable directo.
• Tramitar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias con los proveedores teniendo en
cuenta la solicitud de compra y el producto entregado.
• Verificar el cumplimiento de los plazos de entrega pactados con los proveedores y
servicio postventa.
• Realizar la gestión de pago a los proveedores en los tiempos pactados con los mismos,
de acuerdo a los recursos asignados por el Gerente.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VIGENCIA: FEBRERO
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• Realizar alianzas estratégicas con proveedores.
• Cumplir y promover el cumplimiento de lo establecido en el procedimiento.

Persona encargada del SG-SST, es responsable por:

• Realizar seguimiento y velar por el cumplimiento de lo establecido en el presente

procedimiento.

4. DEFINICIONES

TERMINO DEFINICIÓN

Persona natural o jurídica que proporciona un producto o

Proveedor servicio con el fin de atender las necesidades del mercado al
cual está dirigido.

Cliente Organización o persona que requiere y recibe un bien y/o

servicio según sus necesidades y/o especificaciones técnicas.

Actividades identificables e intangibles que son el objeto

Servicio principal de una transacción ideada para brindar a los clientes
satisfacción de deseos o necesidades.

Solicitante de Líder de proceso que identifica una necesidad y realiza la

Compra solicitud de compra.

Solicitud de Es la descripción de manera clara y detalla de la necesidad de

Compra compra identificada en el formato adecuado y según lo
establecido en el presente procedimiento.

Selección y Metodología definida para seleccionar el proveedor adecuado

Evaluación de en relación de calidad, costo y beneficios, según los criterios
Proveedores establecidos.

Re-Evaluación de Metodología definida para conocer el desempeño de los

Proveedores proveedores en el trayecto que lleva trabajando con la
organización.
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Procedimiento de Compras con Proveedores.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

6.1.1. Solicitud de Compras. Responsabl

Registro
e

Al momento de surgir la necesidad de adquirir un

producto y/o servicio, cada Líder de Proceso,
Coordinador o los operacionales para la compra de
materiales e insumos en las actividades a ejecutar. La
información se debe suministrar de manera clara y
detallada en el formato de Solicitud de Compras
establecido. Líderes de Solicitud de
Proceso Compra
En caso de que el Gerente no apruebe la solicitud, se
le comunica al Área de talento humano para que a su
vez informe al solicitante.
Solicitud de
Se debe tener en cuenta que dependiendo de la Avances y
necesidad, es decir si es un producto o servicio se Anticipos
requiere la siguiente información:

Producto

 Nombre del producto.

 Marca.
 Especificaciones Técnicas.
 Cantidad.
 Definir sitio de entrega (si aplica).
 Quien lo solicita.
 Tiempo de entrega.
 Destinatario.

Servicio Generales

 Tipo de servicio.
 Alcance del servicio.
 Cantidad.
 Definir sitio de entrega (si aplica).
 Quien lo solicita.
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 Tiempo de entrega.
 Destinatario.

Nota 1: Sin importar el monto ($) se debe realizar la

solicitud según lo definido en el presente
procedimiento, de igual manera puede existir la
posibilidad de que por algunas razones fundamentales
no se realice la solicitud pero debe ser bajo el
consentimiento de la persona de talento humano. Lo
mencionado anteriormente se definió con el fin de
retroalimentar el presupuesto.

Nota 2: La Solicitud de avance y anticipo puede ser

enviado en medio físico o correo electrónico al
Gerente, quien dará su aprobación a la persona de
talento humano inicie la gestión de compra. Cuando
es proceso de compra, el pago se realiza directamente
al proveedor, el solicitante o Coordinador talento
humano se encargará de realizar la compra.

Nota 3: Para ampliar información revisar el formato de

Solicitud de Compra y el instructivo contenido en el
mismo.

6.1.2. Tramite de la Solicitud Responsable Registro

Cuando la solicitud es revisada, aprobada y cumple

con los requerimientos, el Coordinador de talento
humano inicia con las gestiones necesarias para
realizar la compra.

A continuación se mencionaran algunas de las

gestiones más importantes: Solicitud de
cotización

1. Solicitud de Cotización: Como primera medida se Coordinador de

debe identificar si es un producto y/o servicio nuevo talento humano
para la organización o ya se tiene la experiencia
suficiente por compras similares, por lo tanto se
debe tener en cuenta cuando aplica el formato de
Registro de Cotización, para ello se debe tener en
cuenta las siguientes situaciones:

A. Cuando es un producto y/o servicio conocido

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por la organización y teniendo en cuenta la
base de datos de “Proveedores Confiables” se
puede omitir los procesos de cotización e
inmediatamente realizar la orden de compra.

B. Cuando es un producto y/o servicio nuevo, los

proveedores confiables no manejan el
producto por ser una marca específica o
nueva, la disponibilidad de los mismos o
aumento en los precios o cuando el precio de
lo que se va a comprar es igual o superior a
$300.000 mil pesos. Se debe realizar la
cotización según lo establecido.

Con base en lo mencionado anteriormente,

cuando aplica realizar una solicitud de cotización.

Se debe realizar la cotización a (03) tres

proveedores, ya sea por vía telefónica, correo
electrónico corporativo o en persona en el Orden de
formato establecido. Compra

Respuesta del Proveedor: Según el medio

utilizado para realizar la cotización se tiene
establecido los siguientes tiempos aproximados de
respuestas:

A. Vía Telefónica (Inmediatamente al contactar con

el proveedor).

B. Vía Correo electrónico corporativo (5 días

hábiles para dar algún tipo de respuesta)

C. Personal (inmediata)

3 Orden de Compra: Con base en las respuestas

recibidas por los proveedores se escoge el
más viable para realizar la compra y se le
genera la orden de compra según el formato
establecido.

6.1.3. Verificación de los Productos y/o Servicios.

Responsable Registro
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Una vez recibido el producto y/o servicio el solicitante Coordinador de
y quien recibe (en caso tal de que no sea el mismo). Talento Humano

Debe verificar el estado, cantidad y especificaciones Orden de

Solicitante de la
técnicas de acuerdo a la orden de compra e informar Compra y/o Compra
al Coordinador de Talento Humano sobre la quien recibe el
conformidad o inconformidad encontrada. producto y/o
servicio
En caso tal de encontrarse una no conformidad el
Coordinador de Talento Humano contacta al
proveedor y solicitara las modificaciones pertinentes.

6.2. Evaluación, Selección y Re-evaluación de Proveedores.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA LOS PROVEEDORES

6.2.1. Búsqueda de Proveedores. Responsable Registro

Cuando se requiera un proveedor nuevo, ya sea por

especificaciones técnicas de los productos, utilización
de un nuevo producto o la disponibilidad de los
mismos se puede consultar en las siguientes
fuentes de información: Coordinador de Lista de
Talento Humano posibles
 Internet. Proveedores
 Páginas Amarillas.
 Recomendaciones de personas de confianza de
la empresa.

6.2.2. Solicitud de Inscripción de Proveedores Responsable Registro

Para la inscripción del proveedor el Coordinador de Inscripción de

Talento Humano debe enviar el formato de Coordinador de Proveedores
autorización y protección de datos junto con la
política de protección de datos y el formato de Talento Humano
Autorización y
inscripción de proveedores teniendo en cuenta que Protección
este puede ser diligenciado por COOPERATIVA de Datos
MULTIACTIVA DE RECICLARORES NUEVO
HORIZONTE vía telefónica o e-mail. Pero la
autorización de protección de datos debe ser
diligenciada por el Proveedor.
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Con base en la información suministrada se procede
a la evaluación y selección del proveedor. Si este es
seleccionado se le informara.

6.2.3. Evaluación y Selección de Proveedores. Responsable Registro

Para que los proveedores puedan ser registrados Coordinador de Lista de

inicialmente en la Lista de Proveedores Confiables, se Talento Humano Proveedores
debe solicitar toda la información básica del proveedor. Confiables

Es muy importante diligenciar el formato anterior puesto

que ahí están contenido los criterios de evaluación y
selección definidos por la organización, según el resultado
obtenido permite tener una visión general de lo que se
puede esperar del proveedor y así seleccionar el que más
se acerque a las expectativas de la organización.

Criterios de Evaluación (Calificación de 1 a 5)

1. Antigüedad en el Mercado (15%)

2. Sistemas de Gestión Certificados (30%)
3. Precios Frente al Mercado (15%)
4. Calidad del Servicio (25%)
5. Facilidades de Pago y Otros (15%)

Criterio de Selección (Calificación ponderada de 1 a 5)

1. Proveedor Seleccionado (mayor o igual a 3)

2. Proveedor No Seleccionados ( menor a 3)

Cuando el proveedor ha cumplido con el criterio de

selección establecido, este puede ser inscrito en
Lista de Proveedores Confiables.

Para un mayor entendimiento, de cómo funciona la

metodología de evaluación y selección de
proveedores y detalle de los criterios establecidos en
el formato de Inscripción de Proveedores revisar
las tablas de apoyo del formato.

6.2.4. Re-evaluación de Proveedores. Responsable Registro

Coordinador de
Se realizara anualmente en el formato establecido de Talento Humano Lista de
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Re-Evaluación de Proveedores, teniendo en cuenta Proveedores
el comportamiento e interacción que han tenido en el Confiables
transcurso del tiempo con la organización.

La persona encargada de realizar lo mencionado Reevaluación

anteriormente es el Coordinador de Talento de
Humano y debe consultar a los compañeros que Proveedores
solicitaron en su momento el producto o servicio, esto
con el fin de conocer el comportamiento del proveedor
según los criterios establecidos por la organización.
Una vez es realizada la re –evaluación de
proveedores se informa a los mismos el puntaje
obtenido con el fin de promover la mejora continua
según lo identificado.

Los niveles de continuidad establecidos determinaran

si se continúa trabajando con el proveedor, si se
realiza algún acuerdo de mejora o definitivamente no
continúa y se elimina del Listado de Proveedores
Confiables.

Criterios de Re-evaluación (Calificación de 1 a 5)

1. Tiempos de entrega.
2. Cantidades y especificaciones.
3. Calidad del servicio.
4. Facilidades de pago.
5. Gestión financiera.
6. Garantía.

Criterio de Continuidad (Calificación ponderada de 1-5)

1. Continúa Proveedor (Mayor o igual a 3).

2. No Continua Proveedor (Menor a 3).
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7. NORMAS Y ACLARACIONES

Es importante que todo el personal de la COOPERATIVA MULTIACTIVA DE

RECICLARORES NUEVO HORIZONTE que requiera de un producto de papelería, aseo
general o alguna compra menor manifesté su necesidad con el (la) Coordinador de
Talento Humano.

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1 13-02-2019 Emisión del documento, Procedimiento de

Compras.