Código: P AFMD 002

PROCEDIMIENTO DE Fecha: 05/05/2021

COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 6.0

PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

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Tabla de contenido

1 OBJETIVO....................................................................................................................................3
2 ALCANCE ....................................................................................................................................3
3 DEFINICIONES .............................................................................................................................3
4 CONDICIONES GENERALES .........................................................................................................4
5 CONTENIDO ................................................................................................................................5
6 ANEXOS ....................................................................................................................................15
7 SEGUIMIENTO Y CONTROL .......................................................................................................15
8 NATURALEZA DEL CAMBIO .......................................................................................................15

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1 OBJETIVO

Establecer los criterios Institucionales para la realización de compras o contratación de servicios y

productos con proveedores, los controles a aplicar en el proceso, así como los criterios de selección,
evaluación, seguimiento y reevaluación de los proveedores externos.

2 ALCANCE

Inicia desde el requerimiento de un producto o servicio por parte de un proceso, continua con la
entrega y termina con la evaluación del proveedor.

3 DEFINICIONES

3.1. CAD (Centro de Administración documental).

3.2. Cotización: Documento que establece las características de un producto o servicio y ofrece
el valor real de un bien o un servicio.

3.3. Producto: Es un elemento tangible o intangible destinado para satisfacer alguna

necesidad.

3.4. Proveedor: Es aquella persona natural o jurídica que suministra un determinado bien o
servicio.

3.5. Requerimiento de compra: Es una solicitud que se hace al proceso de Compras con el fin
de abastecer bienes o servicios.

3.6. Servicio: Es la acción o conjunto de actividades destinadas a satisfacer una determinada

necesidad.

3.7. Salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV): Es la remuneración mínima que debe
recibir un trabajador por parte de un empleador.

3.8. Workmanager: Plataforma de Gestión documental Institucional.

3.9. Flujo de trabajo: Es el paso a paso o la ruta definida para cada uno de los procesos en la
plataforma Workmanager.

3.10. Evaluación de Proveedores: Procedimiento por medio del cual se determina si el

proveedor cumple con los criterios establecidos en la institución.
3.11. Orden de Compra: Es un documento mediante el cual se autoriza al proveedor la entrega
para el suministro de un producto o servicio.

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3.12. Contrato: Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer
o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en especie.
3.13. Póliza de Responsabilidad Civil: Es el documento que ampara perjuicios patrimoniales
ocasionados a terceros.
3.14. Anticipo: Es el pago por anticipado al proveedor por una cuenta futura, con el fin de que
tenga los recursos necesarios para iniciar los trabajos contratados.

3.15. Nota crédito: documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde
interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro
de un gasto incurrido de más o la devolución de bienes.

3.16. Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen
gran impacto en la realización del servicio o producto dentro del objeto social de la
Corporación.

4 CONDICIONES GENERALES

 Este procedimiento no aplica para los siguientes tipos de compras de productos o servicios:
a) Compras de tiquetes b) servicios de alojamiento, c) Gastos de viaje d) Compras o servicios
pagados directamente con tarjetas de crédito Institucional e) Compras menores por caja
menor, f) productos especializados del área académica. Estos conceptos están a cargo de la
Dirección Administrativa.

 Las compras de implementos de aseo y cafetería no necesitan requerimiento de compra

por un líder de proceso, el líder de compras define según la necesidad Institucional lo
requerido y autorizado por la Dirección Administrativa.

 Los requerimientos de papelería que se reciban antes del día 14 de cada mes; el proceso
de compras entregará la papelería hasta el 30 del mismo mes.

 Los requerimientos de papelería que se reciban antes del día 30 de cada mes, el proceso
de compras entregará la papelería hasta el 14 del mes siguiente.

 Las compras de papelería deben ser solicitadas por los líderes de proceso, entregando el
requerimiento, teniendo en cuenta las fechas de corte previamente establecidas para este
tipo de compras

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5 CONTENIDO

N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

El líder de algún proceso Institucional realiza el
requerimiento de un producto o servicio al área de
compras mediante formulario Requerimiento del bien
servicio en la plataforma Workmanager, especificando
las características del producto o servicio a través de la
Solicitud del Solicitud de bien o servicio en
1 siguiente ruta: Líderes de Procesos
bien o servicio plataforma Workmanager
Iniciar sesión/loguen/01-
administrativa/publicar/selección del
formulario/requerimiento de productos o
servicios/+crear registro.
Una vez es diligenciada la solicitud, al jefe inmediato
del área solicitante recibe un correo electrónico
informando que tiene pendiente una aprobación en la
plataforma Workmanager. Adicionalmente, deberá
Aprobación de la validar si la compra se encuentra presupuestada y a Solicitud de bien o servicio en
2 Jefes de área
solicitud que rubro fue asignada. plataforma Workmanager

El jefe debe darle la aprobación en el aplicativo y en

caso de no hacerlo se devuelve al área de compras para
cerrar la solicitud.
El auxiliar de compras es responsable de revisar si el
producto requerido se encuentra disponible, en este Se registra la observación en el
Verificación de
3 caso se hace la descripción en el aplicativo de que se Auxiliar de compras radicado generado en
Existencias
tiene en existencia, se entrega al solicitante y se cierra Workmanager
la solicitud.

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

Una vez sea recibido el requerimiento de productos o
servicio el auxiliar de compras procede a solicitar
mínimo tres (3) cotizaciones con apoyo del área
solicitante, en aras de garantizar que el producto o
servicio a adquirir cumpla con las especificaciones
técnicas necesarias

Las cotizaciones serán cargadas al requerimiento

generado en la plataforma, en un tiempo máximo de
Cotizaciones
10 días hábiles.
Cotización del
4 Auxiliar de compras
bien o servicio F AF MD 008 Orden de Compra
La cotización se confirma con el área que solicita el bien
o servicio para que sean evaluadas las especificaciones
y proceder a enviar el formato F AF MD 008 Orden de
Compra por correo electrónico.

En caso de que el producto o servicio solicitado sea de

compra periódica o concurrida se hará la orden de
compra con el proveedor elegido y evaluado
previamente según las características y precio.

Si el producto o servicio requerido no es suministrado

por proveedores inscritos en la plataforma, se hace
F AF MD 002 Registro de
Verificación y necesario gestionar nuevas cotizaciones, realizando las
Proveedores.
5 Registro de respectivas actividades de registro y selección del Auxiliar de Compras
Proveedores proveedor en el formato F AF MD 002 Registro de
Registro en workmanger
Proveedores.

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

Se solicita al proveedor nuevo el diligenciamiento del
Formato F AF MD 002 Registro de Proveedores con los
documentos allí solicitados, el cual deberá enviarlos por
correo electrónico al Auxiliar de compras.

Posteriormente, el auxiliar de compras registra en

Workmanger el proveedor y almacena los documentos
de este en el aplicativo.

Una vez sean entregadas las cotizaciones, entre el

Se registra la observación en el
Elección de solicitante del producto o servicio y el líder de compras, Líder del Proceso
6 radicado de la Plataforma
Cotización hacen la elección del proveedor bajo los criterios de
Workmanager
calidad, precio, características y servicio.

Cuando la compra de bien o producto requiera un

Secretario General
contrato, el proveedor debe enviar un borrador de las
Directora Administrativa
obligaciones de las partes, este a su vez se remite a
Vicerrectoría
7 Contrato Secretaría General a través de Workmanager en Radicado Workmanager
Administrativa y
registro de contratos y convenios con los documentos
Financiera
exigidos para revisión, ajuste y firma por parte del
Líder de Compras
representante legal.
Una vez seleccionada la cotización, se pasa la orden de
Aprobación de Cotización con Firma de
compra para aprobación a quien corresponda; de Coordinadora de
Orden de autorización.
8 acuerdo con los montos establecidos: compras
Compra Orden de compra en
Dirección administrativa
workmanger
 Compras no superiores a un (1) SMLMV, no

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

requieren autorización y las puede realizar Vicerrectoría
autónomamente el líder de compras. administrativa y
Financiera
 Compras hasta por dos (2) SMMLV, se requiere Rectoría
autorización de la Dirección Administrativa.

 Compras hasta por veinte (20) SMLMV, se

requiere de autorización de la Vicerrectoría
Administrativa y Financiera.

 Compras superiores a los veinte (20) SMLMV,

se requiere autorización de Rectoría de la
Corporación Universitaria Americana Sede
Medellín.

Según los criterios anteriores, a través de

workmanager el auxiliar de compras envía a la persona
responsable la orden para su debida autorización.

El responsable de la aprobación le da su visto bueno en

el aplicativo y regresa la orden al auxiliar de compras,
en caso de que la orden no sea aprobada, se devuelve
por el aplicativo con la justificación de la negación.

Cuando se aprueban las ordenes de compra el

responsable de la autorización deberá firmar la
cotización y ser entregada al área de compras para
cargarlo en el flujo de la orden compra del aplicativo.

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

Una vez se realice la elección del proveedor, el líder del
Envío de orden proceso de compras tendrá 1 día hábil para generar la F F AF MD 008 Orden de compra
9 Auxiliar de Compras
de compra AF MD 008 Orden de compra y enviarla al proveedor a Correo electrónico
través de correo electrónico.
El líder del proceso de compras o auxiliar recibe el
producto por parte del proveedor, o las personas que
ofrecerán el servicio; teniendo en cuenta lo relacionado
en la orden de compra versus la remisión del
proveedor, validando que este corresponda a lo
solicitado, en caso contrario se genera devolución al
proveedor de manera inmediata, hasta que el producto
cumpla con las especificaciones definidas.

Para los productos, con especificaciones técnicas

Recepción del (Material bibliográfico, mobiliario, publicidad, equipos
Líder de compras Se registra el comentario en el
producto o de tecnología, entre otros) la verificación se debe
Auxiliar de compras radicado de la plataforma
10 servicio realizar en compañía del líder del proceso que realizó el
Líder del proceso Workmanager
requerimiento.
solicitante
Después de recibir por parte del proveedor los
productos o servicios solicitados en la Orden de
Compra, el área de compras tendrá un (1) día hábil para
entregar el requerimiento al área solicitante.

Cuando la compra generada sea un servicio, quien hace

la solicitud, será la persona responsable en notificar al
área de compras el recibido a satisfacción (fumigación,
mantenimientos, proyectos civiles, etc.)

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

La facturación se radica en el Centro de Administración
Documental (CAD) a través del siguiente flujo:

Radicación: Todas las facturas de compras deben ser

radicadas en el CAD de manera física o electrónica en
caso de estar obligado a facturar electrónicamente al
correo cuafacturacionmed@coruniamericana.edu.co.
Recibir CAD Workmanager
11 El CAD tiene 24 horas para asignar el flujo al líder del
Facturación Líder de Compras Correo electrónico
proceso de compras, quien revisa la factura y remite a
las áreas solicitante para que otorguen el visto bueno a
la facturación

Registro: La factura es registrada en la plataforma

Workmanager a través del flujo pago a proveedores por
el CAD.

El pago de las facturas se realiza en un flujo del

aplicativo Workmanager a través de los siguientes
pasos y tiempos:

PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PLAZO/HORAS Workmanager

12 Pago de Factura Líder de Compras
Radicación Proveedor 0
1

Remisión de Compras 24
2 Facturación

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

Visto bueno por Director o jefe 24
3 parte del director
o Jefe de Área
Validación de Tesorería 24
4 soportes

Causación Contabilidad 24
5

Visto bueno Contabilidad 24

6 causación

Programación de Tesorería 480

7 Pagos

Generar egreso Contabilidad 16

8

Visto bueno- Contabilidad 8

9 Comprobante de
egreso
Informe Tesorería 16
10 programación de
pagos
Visto bueno Control 16
11 Control Interno Interno

Pago de Facturas Tesorería 32

12

El líder del proceso de compras envía a los solicitantes F AF MD 004 Evaluación de

que intervienen con los diferentes proveedores, el proveedores
Evaluación de
13 formato F AF MD 004 Evaluación de proveedores, para Líder de Compras
Proveedores
su aplicación. Acta del Comité

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

La evaluación se realiza una vez cada año, solo a los Correo electrónico
proveedores que tuvieron transacciones comerciales
con la Institución en el último año. Una vez evaluado el
proveedor, se socializa el resultado mediante correo
electrónico, con el fin de identificar oportunidades de
mejora.

La Evaluación se realiza median te el formato F AF MD

004 Evaluación de proveedores con los siguientes
criterios:

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Aceptable: Entre 6 y 4 puntos, el proveedor requiere

seguimiento en los aspectos a mejorar y se le solicitará
un plan de mejoramiento. La institución podrá
mantener negociaciones con el proveedor. Se hará
seguimiento de las debilidades encontradas en la
evaluación.

Confiable: Entre 7 y 9 puntos, continúa en la lista de

proveedores confiables para realización de
negociaciones.

No aceptable: Menor o igual a 3 puntos, la Institución

podrá mantener negociaciones con el proveedor
siempre y cuando se reporten de manera oportuna al
proveedor y se establezca un plan de mejoramiento de
debilidades encontradas, las cuales serán objeto de
seguimiento pasados 6 meses (aplicable para
proveedores cuyo relacionamiento es continuo), de lo
contrario la Institución deberá tener en cuenta la
superación de debilidades con el proveedor cuando se
vuelva a reactivar relaciones comerciales.

Luego de la evaluación por parte del solicitante el área

de compras también evalúa el proveedor mediante el
formato F AF MD 004 Evaluación de proveedores.
Posteriormente, mediante Comité de Evaluación de
Proveedores se acuerda un solo concepto de
evaluación del proveedor entre el área solicitante y el
área de compras.

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N° Actividad Descripción Responsable(s) Registro(s)

Si después de la consolidación de resultados, el

proveedor queda calificado como NO ACEPTABLE se le
deberá retirar del F AF MD 005 Listado de proveedores
aprobados y se suspenderán las relaciones
comerciales. Además, se habla con el proveedor
explicándole los motivos de su retiro del listado de
proveedores.

En caso de ser evaluado como CONFIABLE o

ACEPTABLE, se envía un correo al proveedor
informándole los resultados de su evaluación y con un
mensaje de agradecimiento o felicitación

En caso de tener como resultado en la evaluación una

calificación menor o igual a 3 puntos para un proveedor
que no le aplica la evaluación de Seguridad y Salud en
el Trabajo SST, deberá realizar un plan de acción
mediante acta de reunión.

Se envía a través de Workmanger la Encuesta de

Encuesta de
Satisfacción a solicitantes, posteriormente, se revisan Coordinadora de
14 Satisfacción de Registro en Workmanager.
los casos donde se respondió NO estar satisfecho y se Compras
Solicitantes
establecen planes de mejoramiento.

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6 ANEXOS

 F AF MD 008 Orden de Compra.

 F AF MD 002 Registro de Proveedores.
 F AF MD 004 Evaluación de proveedores

7 SEGUIMIENTO Y CONTROL
Se realiza seguimiento y control al procedimiento realizando lo siguiente:
 Revisando y verificando el cumplimiento de los indicadores de gestión.
 Gestionar el mapa de riesgos del proceso.
 Matriz de riesgos y oportunidades

8 NATURALEZA DEL CAMBIO

La información se recogerá en la siguiente tabla.

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

1.0 Edición del Documento 01/03/2011
2.0 Se determinan responsabilidades del coordinador de compras y se 29/10/2013
elimina el formato FAF 010
3.0 Se agregan punto de control, se detallan las actividades incluyendo 09/09/2014
el plan de compras responsabilidades en cuanto a solicitudes y
verificación de productos, así como de aprobación,
Se agrega en generalidades que el área de comunicaciones y
biblioteca son autónomos para realizar compras relacionadas con
su proceso.
Se Agrega descripción y responsabilidades en cuanto a recepción y
tramite de facturas.

4.0 Unificación de procedimiento de compras y procedimiento de 29/09/2019

evaluación a proveedores, además se unifico con el procedimiento
de la sede de Barraquilla.
Se agrega la implementación en el registro de facturas en la
plataforma Workmanager.
Se establecen montos de autonomía y aprobación de compras dada
en SMMLV.

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5.0 Se registra la implementación del procedimiento de compras en la 30/09/2020

plataforma Workmanager.
Se registra el flujo de trabajo en la generalidad.
6.0 Se resumen las condiciones del procedimiento y se amplían las 05/05/2021
actividades del procedimiento.

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Alejandra Alfonso Nombre: Luisa Fernanda Restrepo Marín Nombre: Patricia Osorio
Cargo: Coordinador de Compras e Cargo: Directora de Planeación Cargo: Directora Administrativa
infraestructura Fecha: 03 de mayo del 2021 Fecha: 05 de mayo del 2021
Fecha: 01 de mayo del 2021

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