Departamento de Ciencias Empresariales

Programa de Contaduría Pública

Asignatura Aplicaciones Contables
Actividad No. 2 Proceso de Compras

Identificación de requerimientos funcionales y no funcionales

1. Realice un análisis al proceso de compras descrito a continuación y sugiera modificaciones

aplicando tecnología de la información, que puedan mejorar la eficiencia del proceso.
2. Teniendo en cuenta el proceso mejorado, identifique requerimientos funcionales y no
funcionales.

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE Mejoras Requerimientos

ACTIVIDADES
GENERACIÓN DE
REQUISICIÓN DE COMPRA
1. Genera la requisición a través del
sistema de información
Iceberg/módulo de suministros
indicando las especificaciones
USUARIO técnicas o características propias del
1 bien y/o servicio, luego procede a
SOLICITANTE
radicarlo físicamente en el
Departamento de Compras en
estado confirmado, con sello
presupuestal y debidamente firmado
por parte del director de área según
corresponda
REVISIÓN DE LA
REQUISICIÓN
1. Revisa que la requisición se
encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que la
requisición contenga sello
presupuestal y la firma del director
PERSONAL DE de área registrada en el listado de
2 firmas.
COMPRAS 3. Si la requisición cuenta con las
condiciones anteriormente
mencionadas:
3. Procede a realizar cotización
4. Si la requisición no cuenta con las
condiciones anteriormente
mencionadas es rechazada y
devuelta al usuario solicitante.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
1. Consulta el formulario
“Requisiciones” o el correo
electrónico para verificar el número
de requisición generado por el área
solicitante.
2. Envía a los proveedores las
necesidades a cotizar, mediante
PERSONAL DE correo electrónico indicando el
3 número de la requisición que puede
COMPRAS
ser consultada a través del Portal de
Proveedores, o envía el registro
cotización de productos CÓDIGO:
R-07-11CP.
Nota: La solicitud de cotización es
enviada inicialmente a los
proveedores que se encuentran
registrados, sin embargo, en caso de
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no contar con suficientes

proveedores del producto y/o
servicio solicitado se buscan nuevos
proveedores a través de distintos
medios tales como internet,
directorio telefónico, y ofertas
enviadas al correo institucional, con
el fin de invitarlos a cotizar.
PRESENTACIÓN DE
COTIZACIÓN:
1. Consulta la requisición en el
Portal de Proveedores o revisa la
información contenida en el
Registro Cotización de Productos
4 PROVEEDOR Código: R-07-11CP enviado por
correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de
los tiempos establecidos a través del
Portal de Proveedores o la envía por
correo electrónico según
corresponda.
REVISIÓN Y ANÁLISIS DE
COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que
fueron enviadas por el proveedor ya
sea por el Portal de Proveedores o
por correo electrónico.
2. Elabora el cuadro de adjudicación
de acuerdo a las cotizaciones
PERSONAL DE
5 recibidas y condiciones propuestas
COMPRAS por los proveedores con el fin de
elegir el proveedor para la compra.
Nota: Se solicitará concepto del usuario
solicitante en los casos que se requieran,
como por ejemplo temas de tecnología.
Habrá excepción de realizar cuadro de
adjudicación cuando exista proveedor
único para la compra o sea una
legalización
GENERACIÓN ORDEN DE
COMPRA:
PERSONAL DE 1. Genera la orden de compra en el
6 sistema de información Iceberg para
COMPRAS el proveedor que cumplió con las
condiciones requeridas y deja el
documento en estado grabado.
APROBACIÓN DE LA ORDEN
DE COMPRA:
1. Aprueba a través del sistema de
información Iceberg la orden de
compra, que previamente estaba en
JEFE estado grabado, teniendo como
7 DEPARTAMENTO soporte la aprobación escrita de los
autorizadores del gasto.
DE COMPRAS 2. Se anula la orden de compra,
cuando las solicitudes no son
aprobadas por el ordenador del
gasto y se informa por correo
electrónico al usuario.
ENVÍO DE ORDEN DE
PERSONAL DE COMPRA AL PROVEEDOR:
8 1. Informa al proveedor a través del
COMPRAS correo electrónico el número de
orden de compra que le ha sido
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asignada para su consulta a través

del Portal de Proveedores o se envía
escaneada.
2. Valida la fecha de entrega con el
proveedor e informa al almacén
para realizar seguimiento y asegurar
cumplimiento en las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE
MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de
almacén una vez sea notificado
sobre la orden de compra, a fin de
9 PROVEEDOR agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con
remisión, acta de entrega o
documento soporte en el lugar,
fecha y hora pactados.
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE
MATERIAL:
1. Reciben los elementos
verificando que corresponda a lo
solicitado en la orden de compra, si
esta correcto procede a firmar la
remisión, acta de entrega o
documento soporte de recibido a
satisfacción. De lo contrario
devuelven el producto según sea el
caso.
2. El Personal de Almacén recibe la
factura o cuenta de cobro emitida
por el proveedor confrontando que
la información coincida con la
orden de compra y que se encuentre
adjunta la remisión, acta de entrega
PERSONAL DE o documento soporte firmado a
ALMACEN Y/O satisfacción por el usuario o por el
10 almacén.
USUARIO No se recibirá la factura o cuenta de
SOLICITANTE cobro si se presenta alguno de los
siguientes casos.
2.1. La factura o cuenta de cobro no
cumpla con los requisitos legales o
con lo especificado en la orden de
compra.
2.2. No se encuentre adjunta la
remisión, acta de entrega o
documento soporte firmado a
satisfacción por parte del usuario o
personal del almacén.
3. Realiza la entrada de almacén a
través del sistema de información
Iceberg de acuerdo a la orden de
compra relacionando número de
factura, cuenta de cobro, remisión,
acta de entrega o documento
soporte.
RADICACIÓN DE FACTURAS
PERSONAL DE EN EL ÁREA CONTABLE:
11 1. Hace entrega al área contable de
ALMACEN los documentos para su respectivo
trámite de pago.
PERSONAL DE 1. Revisa que la relación de
12 documentos concuerde con los
CONTABILIDAD documentos físicos recibidos del
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almacén, de lo contrario se realizan

las correcciones pertinentes.
2. Causa las facturas en el sistema
de información contable