PROCEDIMIENTO

GESTION DE COMPRAS DE PRODUCTOS Y

ADQUISICION DE SERVICIOS
VERSIÓN 02

Nombre Erika sabina Chavarry Cabellos

ELABORADO POR Fecha: 23/03/2021 Firma
Cargo/Área Asistente de Compras

Nombre Emil Acosta Palacios

REVISADO POR Fecha: 24/03/2021 Firma
Cargo/Área Coordinador SIG

Nombre Manuel Tello Aquino

APROBADO POR Fecha: 26/03/2021 Firma
Cargo/Área Gerente General
 PROCEDIMIENTO Código GA/COM//P-01
Fecha de Aprobación 26/03/2021
GESTION DE COMPRAS DE PRODUCTOS Y Versión 02
ADQUISICION DE SERVICIOS
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos, pautas y principios para estandarizar el proceso de gestión de compras de
productos y adquisición de servicios requeridos por las áreas de Química Martell.

2. ALCANCE
Los requisitos descritos en el presente documento se aplican a todas las actividades de Química Martell,
que requieran la adquisición de un producto o servicio mediante la compra a un proveedor.

3. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• ISO 9001:2015 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. REQUISITOS

• GA/COM/P-02 SELECCIÓN, EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

4. DEFINICIONES
▪ Requerimiento: Proceso por el cual las distintas áreas solicitan el suministro de un producto o
Servicio para el desarrollo de las actividades.

▪ Producto o servicio crítico: Clasificación que agrupa a los productos/servicio que tienen incidencia
directa en la calidad de los productos ofrecidos.

▪ Producto: Materiales susceptibles de adquisición, arrendamiento o contratación por la Empresa para

satisfacer sus necesidades funcionales y operativas.

▪ Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un producto o presta un servicio a Química
Martell.

▪ Servicio: Actividades susceptibles de arrendamiento o contratación.

▪ ERP: Es un software contable empleada para la gestión de las compras. Dentro de Martell se emplea
el ERP Star Soft.

5. RESPONSABILIDADES
▪ El Gerente de Administración y Finanzas es responsable de aprobar y velar por el fiel cumplimiento
de este procedimiento.

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA” DE COLOR ROJO
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▪ El Asistente de Compras es responsable de:

o Seleccionar y evaluar a los proveedores generales y proveedores críticos.

o Revisar los criterios para la gestión de compras (depende del producto).

Nota: Si el proveedor requerido es crítico, el asistente de compras establecerá los requisitos de la compra, de
ser necesario realizará el contacto directo con el proveedor.

o Se establecen y comunican las fechas en que se realizaran las compras.

o Solo se puede bloquear el pago al proveedor cuando el método de pago es letra, factura y
confirming, cuando el proveedor no cumple con los siguientes requisitos:

▪ Ficha técnica

▪ Hojas de Seguridad

▪ Certificado de Calidad

▪ Cuando el proveedor tiene un reclamo pendiente y todavía no brinda solución.

o Gestiona el pago a los proveedores de las compras realizadas.

▪ El responsable de la recepción debe inspeccionar y verificar los productos comprados, de acuerdo con los
requisitos solicitados, y comunicar al responsable de la compra en caso de que el producto tenga alguna
observación.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. COMPRA DE PRODUCTOS

El Asistente de compras selecciona a los proveedores de acuerdo con el GA/F-04 Selección de proveedores.

Cada vez que se solicita una compra nueva, se consulta si se cuentan con proveedores de los productos a
solicitar. Una vez verificado esto, se realizan las siguientes acciones:

a) Se solicitan 03 cotizaciones como mínimo de los productos a adquirir.

b) Se realiza la evaluación de cotizaciones y se determina el mejor proveedor en la relación
Costo/Beneficio.

NOTA 1: Para la compra de productos frecuentes a proveedores ya seleccionados y evaluados, sólo se

necesitará una cotización.

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA” DE COLOR ROJO
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NOTA 2: La elección del proveedor y cotización para la compra de materias primas, es aprobada por el
Gerente General.

c) Una vez seleccionada la cotización, se genera la Orden de Compra (OC), la cual debe ser aprobada
por:

• Gerente de Operaciones y el jefe de Almacén de Materias Primas, en el caso de compra de materias

primas, envases, embalajes y mercaderías para la venta.
• Gerente de Administración o Gerente Comercial y Jefes de Departamento usuario, en caso de
compras de productos relacionados al desarrollo de actividades operativas.
• Para el caso de realizar la compra de algún equipo o instrumento para las líneas de producción o el
laboratorio de calidad, la aprobación la otorgará el Gerente de Operaciones y el Jefe del Departamento
correspondiente, asimismo, se solicitará la presencia de personal especializado para realizar la
prueba y verificar el buen estado del mismo.

NOTA 3: En caso de proveedores nuevos para la compra de materias primas, se solicitará al proveedor una
muestra del producto a requerir, el mismo que será enviado al Departamento de Calidad y Desarrollo para
la evaluación y aprobación correspondiente, en caso de ser rechazada la muestra, se deberá buscar un
nuevo proveedor.

d) De acuerdo con las condiciones convenidas con el proveedor, se establecen los tiempos de entrega de
los productos.
e) Una vez enviada la OC y realizada la transacción de la compra, se coordina la entrega del producto y
su recepción en la empresa.

NOTA 4: Para el caso de compra urgente de herramientas, piezas para las líneas, motores, balanzas,
compresor, etc., será realizado con dinero en efectivo (caja chica) por el asistente de cada área. .

NOTA 5. En el caso de compra de materia prima, se le solicita al proveedor:

▪ Ficha técnica

▪ Hojas de Seguridad

▪ Certificado de Calidad

Toda esta documentación le debe llegar al encargado de recepcionar la materia prima.

6.2 ADQUISICION DE SERVICIOS

El área usuaria que requiere el servicio selecciona a los proveedores de acuerdo con el GA/F-04 Selección
de proveedores.

Cada vez que se solicita un servicio nuevo, se consulta si se cuentan con proveedores de los servicios a
solicitar. Una vez verificado esto, se realizan las siguientes acciones:

a) El área usuaria solicitará 03 cotizaciones como mínimo de los servicios a contratar.

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
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b) El Jefe del área usuaria deberá presentar las cotizaciones a su Gerencia correspondiente para validar
y dar V°B al requerimiento del servicio, debiendo elegir la cotización con el mejor proveedor en la
relación Costo/Beneficio.

c) Una vez seleccionada la cotización, se solicitará la aprobación de la Sub Gerencia General, la cual
deberá validar la necesidad del servicio y la cobertura presupuestal.

d) Aprobada la adquisición del servicio, se envía confirmación al proveedor y de acuerdo con las
condiciones convenidas, se establecen los tiempos de ejecución de los servicios a adquirir.

e) Culminado el servicio, el responsable del área usuaria deberá comunicar a su Gerencia

correspondiente la finalización del servicio y seguidamente elaborar el informe de conformidad del
servicio, el cual debe ser enviado al Departamento de Contabilidad, con las facturas correspondientes,
para el registro contable.

NOTA 5: Para la adquisición de servicios frecuentes a proveedores ya seleccionados y evaluados, sólo será
necesaria una cotización.

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

23/09/2020 01 ▪ Creación del documento
26/03/2021 02 ▪ Se añadió en Responsabilidades:
o Solo se puede bloquear el pago al proveedor cuando el método
de pago es letra, factura y confirming, cuando el proveedor
no cumple con los siguientes requisitos:

▪ Ficha técnica
▪ Hojas de Seguridad
▪ Certificado de Calidad
▪ Cuando el proveedor tiene un reclamo pendiente y
todavía no brinda solución.
26/03/2021 02 ▪ Descripción de Procedimiento:

NOTA 5. En el caso de compra de materia prima, se le solicita al

proveedor:
▪ Ficha técnica
▪ Hojas de Seguridad
▪ Certificado de Calidad
Toda esta documentación le debe llegar al encargado de
recepcionar la materia prima.

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA” DE COLOR ROJO
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8. REGISTROS

----- ORDEN DE COMPRA

9. ANEXOS

RESPONSABLES DEL PROCESO DE COMPRAS

TIPO DE PRODUCTO/SERVICIO RESPONSABLE DE COMPRA P/S RESPONSABLE DE APROBACIÓN

Materias primas e insumos Asistente de compras Gerente General

Material de empaque de los Asistente de compras Gerente General
productos
Servicios de Mantenimiento de Jefe de Mantenimiento Gerente General
Equipos y Maquinas
Servicios de Calibración de Jefe de Mantenimiento Gerente General
equipos de medición
Servicios de Consultoría Jefe de área usuaria Gerente General
Mantenimiento de equipos Jefe de Sistemas Gerente General
informáticos
Bienes y activos Gerente de Administración Gerente General

NO DEBE SER IMPRESO NI COPIADO SIN AUTORIZACIÓN DEL ÁREA DE SISTEMA DE GESTIÓN.
COPIA IMPRESA VALIDA SOLO SI LLEVA EL SELLO “COPIA CONTROLADA” DE COLOR ROJO